SIGMA-RH

Permet l'affichage des options et développements propres à l'entreprise.

•Apparaît sur les listes personnalisées.

•Le nom saisi est reporté dans le nom de l'expéditeur des accusés de réception envoyés aux candidats dont la candidature est ajoutée dans un recrutement.

Adresse IP ou nom du serveur du client permettant l'envoi de tout courrier électronique à partir de l'application SIGMA-RH. Ces courriers électroniques peuvent être envoyés entre autres à partir :

•d'une tâche planifiée créée dans l'Assistant personnel;

•des rappels créés par l'entremise de l'agenda.

Afin de s'assurer que le serveur de courrier électronique fonctionne bien, l'utilisateur peut cliquer Tester. Il recevra alors un courrier électronique de test à l'adresse électronique figurant :

•dans le dossier de l'employé (si le dossier de cet utilisateur est associé à un dossier d'employé);

•dans le dossier du contact associé à un client ou un fournisseur (si le dossier de cet utilisateur est associé à un contact);

•dans le dossier de l'utilisateur (si cet utilisateur n'est pas associé à un employé ou à un contact).

Indique l'adresse de courrier électronique de la personne chargée de gérer les anomalies du système.

Indique l'adresse de courrier électronique de l'expéditeur des courriels système envoyés par les configurations de notifications utilisés dans les workflows.

Ce paramètre d'entreprise indique, en lecture seule, le nombre d'heures de décalage avec le fuseau horaire par défaut. Le décalage horaire est calculé par rapport au méridien de Greenwich.

Ce décalage permet aux utilisateurs de voir (dans les champs de type Heures) une conversion qui est effectuée en fonction du décalage horaire figurant dans ce paramètre d'entreprise.

L'affichage et la gestion des heures dans l'application peut s'effectuer de deux façons selon que votre entreprise a des bureaux dans un seul ou plusieurs fuseaux horaires :

Entreprise ayant des bureaux dans plusieurs fuseaux horaires - Utilisation de multiples fuseaux

Si votre entreprise a des bureaux dans plusieurs fuseaux horaires, vous pouvez rendre disponibles les fuseaux en vigueur dans votre entreprise. Une fois cette configuration faite :

•Chaque utilisateur peut sélectionner son fuseau horaire dans le menu Options de l'utilisateur. Les heures affichées dans l'application pour cet utilisateur peuvent tenir compte de ce fuseau horaire.

•Les utilisateurs qui planifient des tâches ou qui définissent des planifications de tâches dans l'Assistant personnel doivent préciser le fuseau horaire requis afin qu'il soit pris en considération au moment de l'exécution de la tâche.

•Dans le paramètre d'entreprise Décalage horaire, les informations qui sont affichées en lecture seule, indiquent, à titre informatif seulement, le décalage horaire par rapport au méridien de Greenwich qui est en vigueur pour le fuseau horaire par défaut.

Entreprise ayant des bureaux dans un seul fuseau horaire - Utilisation d'un seul fuseau horaire

Si votre entreprise a des bureaux dans un seul fuseau horaire, ce fuseau doit être défini comme le fuseau par défaut. Une fois cette configuration faite :

•Chaque utilisateur ne peut pas sélectionner son fuseau horaire dans le menu Options de l'utilisateur. Les heures affichées dans l'application pour cet utilisateur tiennent compte du fuseau horaire par défaut.

•Les utilisateurs qui planifient des tâches ou qui définissent des planifications de tâches dans l'Assistant personnel n'ont pas à préciser le fuseau horaire requis afin qu'il soit pris en considération au moment de l'exécution de la tâche. Les heures d'exécution tiennent compte du fuseau horaire par défaut.

Tâches planifiées dans l'Assistant personnel et changements d'heures

Exemples - Affichage des heures dans les entreprises où tous les bureaux sont dans le même fuseau horaire

Exemples - Affichage des heures dans les entreprises ayant des bureaux dans des fuseaux horaires différents

Adresse électronique du site web qui s'affiche à l'écran quand un utilisateur clique sur l'image de la compagnie à afficher dans l'en-tête de l'application. Il peut s'agir du site public de l'entreprise ou de son intranet (ex. http://www.entrepriseABC.com).

Rappel : L'image de SIGMA-RH qui apparaît en bas à gauche de tous les écrans de l'application affiche le numéro de version de l'application.

Indique l'adresse électronique de l'application (ex. http://sigmarhproda/sigmarhnet_20719).

L'adresse précisée dans ce champ doit être identique à l'URL de l'application. Lors d'un changement de version, modifier cette adresse pour éviter que les courriels envoyés par l'APS ne contiennent des liens invalides.

Définit le niveau minimal de structure administrative qui doit s'afficher dans l'application. Les niveaux supérieurs au niveau minimal ne s'affichent pas dans l'application. On peut ainsi masquer certains niveaux qui ne seraient pas significatifs dans une entreprise.

On peut choisir l'un des quatre premiers niveaux dans la structure administrative, c'est-à-dire :

•Niveau 1 - Entité légale

•Niveau 2 - Division

•Niveau 3 - Secteur économique

•Niveau 4 - Etablissement

Définit le niveau maximal de structure administrative qui doit s'afficher dans l'application. Les niveaux supérieurs au niveau maximal ne s'affichent pas dans l'application. On peut ainsi masquer certains niveaux qui ne seraient pas utilisés dans une entreprise.

On peut choisir l'un des 11 niveaux dans la structure administrative.

Facteur multiplicateur permettant de modifier le résultat du calcul de la gravité des absences ou accidents de travail.

Vous pouvez conserver la valeur par défaut de 200 000 ou préciser une autre valeur de votre choix, par exemple 1 000 000.

Note : La valeur par défaut de 200 000 fait référence à 100 travailleurs qui travaillent 40 heures par semaine pendant 50 semaines (100 X 40 X 50). Le résultat donne un ratio du nombre d'événements (absences ou accidents de travail) par 200 000 heures travaillées ou par 100 employés travaillant à temps plein.

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, voir Liste des fréquences et gravités absence et Liste des fréquences et gravités accident.

Facteur multiplicateur permettant de modifier le résultat du calcul de la fréquence des absences ou accidents de travail.

Vous pouvez conserver la valeur par défaut de 200 000 ou préciser une autre valeur de votre choix, par exemple 1 000 000.

Note : La valeur par défaut de 200 000 fait référence à 100 travailleurs qui travaillent 40 heures par semaine pendant 50 semaines (100 X 40 X 50). Le résultat donne un ratio du nombre d'événements (absences ou accidents de travail) par 200 000 heures travaillées ou par 100 employés travaillant à temps plein.

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, voir Liste des fréquences et gravités absence et Liste des fréquences et gravités accident.

La valeur précisée sert à générer automatiquement des équivalences heures/jour lors du calcul des jours perdus (durée) pour les employés qui n'ont aucun de travail fixe. Cette valeur est reportée lors de l'utilisation de l'option suivante : Saisie détaillée de la durée : dans la conséquence (que celle-ci figure dans une absence ou un accident de travail).

Définit le nombre minimal de caractères du matricule des employés.

Définit le nombre maximal de caractères du matricule des employés.

Permet de sélectionner le niveau de structure (Entité légale, Entité légale, etc.) à partir duquel les matricules d'employé doivent différer. Par exemple, si Etablissement est sélectionné, deux employés ayant ce même niveau de structure ne peuvent posséder le même matricule; il est cependant possible que leurs matricules au niveau supérieur (c.-à-d. Secteur économique) soient identiques.

Note : Seuls les quatre premiers niveaux de la structure administrative sont disponibles, soit : Entité légale, Division, Secteur économique et Etablissement.

Permet de sélectionner le niveau de structure (Entité légale, Etablissement, etc.) où figure l'adresse des employeurs pour avis de lésion ou de maladie. Ce paramètre s'applique uniquement si la région d'utilisation est Canada, Ontario, Alberta ou Colombie-Britannique.

Note : Seuls les quatre premiers niveaux de la structure administrative sont disponibles, soit : Entité légale, Division, Secteur économique et Etablissement.

Tant qu'aucun employeur pour avis de lésion ou de maladie n'a été créé, le gestionnaire RH peut modifier le niveau de structure administrative sélectionné dans ce paramètre.

Cependant, afin de maintenir l'intégrité des données, dès qu'un employeur pour avis de lésion ou de maladie est créé, le gestionnaire RH peut modifier ce niveau pour un niveau inférieur (passer du niveau 2 au niveau 3), mais il ne peut pas sélectionner un niveau supérieur (passer du niveau 4 au niveau 3). Lorsqu'il modifie cette valeur et enregistre les changements, le système affiche un message de confirmation.

Permet d'indiquer la langue implicite d'affichage de l'application.

Permet de spécifier les autres langues d'affichage de l'application (la langue implicite choisie précédemment ne peut être désactivée). Les langues suivantes sont disponibles :

•Français;

•Anglais;

•Italien.

Par exemple, au Québec, une entreprise pourrait choisir le Français comme langue implicite et le Français et l'Anglais comme langues disponibles.

Ce paramètre s'applique uniquement pour les entreprises qui utilisent le module Financement CNESST (en région d'utilisation Québec).

Lors de la récupération des fichiers CNESST, aucune des factures associées aux accidents survenus avant l'année saisie ne sera récupérée.

Exemple : Année saisie = 2000. Dans ce cas, seules les factures des événements de 2000 et plus seront récupérées.

Sélectionner cette case à cocher pour transférer les notes des rapports d'accident de travail dans la section « Commentaire de l'employeur » des ADR.

Sélectionner cette case à cocher pour valider automatiquement les numéros de dossier CNESST saisis dans les suivis de dossier CNESST. La validation du numéro tient compte des règles en vigueur pour le numéro d'assurance sociale.

Suite à la récupération des masses salariales, si l'employeur possède des dossiers d'expérience de type auxiliaire (des types d'emploi qui ne sont pas associés à une unité de classification CNESST), permet de redistribuer le montant de la masse salariale selon le règlement de la CNESST.

Suite à la récupération des masses salariales, si l'employeur possède des dossiers d'expérience de type protection personnelle (des types d'emploi qui ne sont pas associés à une unité de classification CNESST), permet de redistribuer le montant de la masse salariale selon le règlement de la CNESST.

Définit le type de donnée à importer dans les ADR : (Classe, Métier ou Poste occupé au moment de l'événement).

Sélectionner cette case à cocher pour créer automatiquement un suivi de dossier de type Compte chaque fois qu'un code de conséquence est choisi dans un accident de travail. L'utilisateur peut ainsi gérer les attentes de remboursement et les montants reçus concernant cet accident de travail. Il peut s'agir par exemple de remboursements à l'employeur qui proviennent de la CNESST, de l'assureur, etc.

Note : Pour créer automatiquement un suivi de dossier de type Compte, il faut également que la configuration du code de sélection précisé dans la conséquence permette la création automatique d'un compte.

Sélectionner cette case à cocher pour afficher la colonne Mutuelle dans la recherche des factures SST lorsque l'utilisateur traite les erreurs pouvant figurer dans le relevé mensuel.

Définit le type de donnée à importer dans le formulaire d'assignation temporaire : (Métier ou Poste occupé au moment de l'événement).

Cocher cette case pour que le système valide le format des champs Année et Mois de la date d'expiration de la carte d'assurance maladie dans les attestations médicales. Si le format des dates inscrites n'est pas conforme, la CNESST refuse l'ADR.

Détermine si le montant des autres avantages saisis dans la rémunération des employés doit être inclus dans le taux horaire fixe (si celui-ci est calculé automatiquement).

•Si cette case est cochée et que le type de salaire saisi dans la rémunération de l'employé est Salaire mensuel moyen, Salaire annuel brut ou Salaire par période de paie, le taux horaire fixe calculé automatiquement inclura les autres avantages. Cependant, si le type de salaire saisi est Taux horaire fixe, le taux horaire renseigné dans la rémunération de l'employé n’est pas modifié pour inclure les autres avantages.

•Si cette case n'est pas cochée, le montant des autres avantages n'est pas inclus dans le taux horaire fixe si celui-ci est calculé automatiquement.

Cocher cette case si SIGMA-RH doit permettre les numéros d'assurance sociale en double au niveau 4 de la structure administrative (Etablissement).

Détermine si les utilisateurs peuvent modifier l'historique courant des employés ou créer un nouvel historique à chaque modification dans un champ historisé.

Empêche tous les utilisateurs de modifier et de supprimer les notes évolutives après qu'elles aient été sauvegardées. Assure l'intégrité des données.

Modifie le mode d'affichage des résultats affichés dans les fenêtres de gestion de données où l'affichage est statique (avec une vue simplifiée et détaillée).

•Quand la case est cochée, le système affiche toutes les données dans l'écran de gestion.

•Quand la case n'est pas cochée, les écrans de gestion sont vides à priori. Il suffit d'entrer ses critères de recherches et de cliquer Rechercher pour afficher les résultats.

Ce paramètre est particulièrement intéressant pour les entreprises possédant beaucoup de données, puisqu'il permet de minimiser le temps de recherche des données et donc d'optimiser la performance de l'application.

Note : Pendant le traitement, l'application affichera un message à l'utilisateur, l'informant que le traitement est en cours. Le cas échéant, il l'informera également qu'aucune donnée ne correspond aux critères de recherche.

Détermine si une demande de congé approuvée dans le module My SigmaRH doit automatiquement entraîner la création d'une absence.

Ce paramètre a un impact sur la création des entrées de feuille de temps générées à partir des absences.

Lorsque ce paramètre n'est pas coché :

•une absence est créée pour les demandes de congé approuvées;

•une entrée de feuille de temps peut être créée à partir des absences créées pour les demandes de congé approuvées si la configuration requise a été effectuée dans les codes de raisons d'absences et le modèle de gestion du temps de l'employé.

Lorsque ce paramètre est coché :

•aucune absence n'est créée pour les demandes de congé approuvées;

•aucune entrée de feuille de temps n'est créée pour les demandes de congé approuvées, car l'absence requise pour cette création n'existe pas.

Toutes les régions d'utilisation

Québec seulement

Alberta ou Canada seulement

Ce paramètre a l'impact suivant sur le formulaire 7 (Colombie-Britannique):

Définit le mode de calcul des dates et des heures de retour au travail qui sont transférées dans le suivi de dossier de type CAT - CB - Avis de lésion ou de maladie (formulaire 7).

•Si Date de retour est sélectionné, le système transfère la date et l'heure de retour de la conséquence associée au formulaire 7.

•Si Date de fin est sélectionné, le système transfère la date de fin de la conséquence associée au formulaire 7 et additionne un jour à cette date. Cependant, aucune heure n'est reportée dans le formulaire 7.

Colombie-Britannique ou Canada seulement

Ce paramètre précise quel historique doit être affiché lorsque vous cliquez Enregistrer et rester dans le dossier de l'employé et que cette sauvegarde vous propose de confirmer la création d'un nouvel historique de dossier d'employé dans la fenêtre Changement d'historique. Selon l'option choisie dans les paramètres d'entreprise, le système peut avoir l'un des comportements suivants lorsque vous cliquez Créer un nouvel enregistrement d'historique avec les informations courantes dans la fenêtre Changement d'historique :

Note : Peu importe l'option choisie dans ce paramètre, le système affiche toujours l'historique qui était en cours de modification :

•si vous cliquez Modifier l'enregistrement d'historique courant dans la fenêtre Changement d'historique;

•si vous modifiez un champ non historisé du dossier de l'employé.

Ce paramètre précise le nombre d'heures qui doit être reporté dans l'entrée de feuille de temps (pour du temps non travaillé) lorsque l'utilisateur crée une absence et que le calcul des jours perdus dans la conséquence se fait en fonction de l'horaire associé à l'employé. Pour que cette entrée de feuille de temps puisse être ajoutée, il faut que l'utilisateur précise au préalable un facteur de temps dans le code de raison d'absence choisi dans l'absence.

•Le champ «Nombre d'heures équivalent pour une journée perdue» pour toutes les journées d'absences

Sélectionner cette option si le système doit reporter la valeur précisée dans le champ Nombre d'heures équivalent pour une journée perdue figurant dans l'horaire de travail associé à l'employé. Cette option s'applique aux entreprises où le nombre d'heures travaillées pour chacune des journées définies dans l'horaire correspond à la valeur précisée dans le champ Nombre d'heures équivalent pour une journée perdue. Par exemple, si la valeur précisée dans ce champ est 8 heures, l'entrée pour du temps non travaillé dans la feuille de temps comportera 8 heures, et ce, même si l'absence est saisie pour une journée où l'horaire de travail un nombre d'heures différent.

•Le champ «Heures travaillées» correspondant à la journée de l'absence

Sélectionner cette option si le système doit plutôt tenir compte de la valeur précisée dans le champ Heures travaillées figurant dans l'horaire de travail associé à l'employé pour la journée correspondant à l'absence. Par exemple, si l'horaire prévoit que l'employé travaille uniquement 4 heures le vendredi (alors que c'est 7,5 heures du lundi au jeudi) et qu'il s'absente un vendredi, l'entrée de feuille de temps comportera 4 heures de temps non travaillé.

Ce paramètre précise le choix par défaut qui s'applique lorsque l'utilisateur copie un mandat.

•Copier le poste lors de la copie du mandat;

•Référencer le poste lors de la copie du mandat.

Cocher cette case si vous voulez que le système effectue de nombreuses validations concernant l'utilisation des groupes d'appartenance. L'une des principales validations est d'empêcher l'utilisateur d'enregistrer un événement si le client ou le fournisseur associé dans l'un des éléments de niveau 4 dans la structure administrative (Etablissement) n'est pas membre d'un groupe d'appartenance à la date de création de l'événement.

L'association entre le client ou le fournisseur et l'élément de niveau 4 se fait dans le menu Etablissement.

Note : Si cette case n'est pas cochée, vous pouvez quand même créer des groupes d'appartenance et y définir les périodes d'adhésion des clients et fournisseurs. Cependant, aucune validation de dates ne sera effectuée concernant les groupes d'appartenance, ce qui pourrait causer la création d'événements se situant en dehors de la période d'adhésion d'un client/fournisseur à un groupe d'appartenance.

Exemples de validations

•Lorsque l'utilisateur associe un client/fournisseur à un niveau 4 de la structure administrative. Par exemple, l'utilisateur ne peut pas sélectionner un client si une date d'événement se situe dans une période où ce client n'appartient pas à un groupe d'appartenance.

•Lorsque l'utilisateur modifie la période d'adhésion du client au groupe d'appartenance ou supprime l'association entre un client et un groupe d'appartenance. Par exemple, la modification ne sera pas permise si une date d'événement se situe dans une période où le client n'appartient pas à un groupe d'appartenance.

•Lorsque l'événement est enregistré, le système vérifie si la date de création de l'événement se situe en dehors de la période où le client/fournisseur est membre du groupe d'appartenance. Si c'est le cas, un message d'erreur s'affiche lorsque l'utilisateur tente d'enregistrer l'événement.

•Lors des imports d'événements (accidents de travail, absences).

Sélectionner le thème visuel qui permet de modifier les couleurs affichées dans l'application.

Choisir la couleur dans laquelle les niveaux de structure administrative sélectionnés seront affichés dans la vue hiérarchique qui peut être utilisée dans le menu Sélection d'une structure administrative.

Vous pouvez choisir la couleur de fond, la couleur d'accent ou la couleur d'en-tête qui ont été définies dans le thème choisi dans le paramètre d'entreprise Thème visuel.

Sélectionner la police de caractères qui doit être utilisée dans la signature électronique lors de l'approbation des workflows lorsque l'utilisateur n'a pas choisi de fichier image dans le menu Options de l'utilisateur.