1.Choisir Sécurité > Gestion des utilisateurs dans la barre de menus Système.
2.Cliquer le dossier d'utilisateur qui doit être modifié.
Résultat : L'écran ouvre le dossier de l'utilisateur.
•Si l'utilisateur a été relié à un dossier d'employé, la fenêtre flottante secondaire Informations sur l'employé affiche le matricule et le nom et prénom de l'utilisateur. L'hyperlien vous amène au dossier de l'employé associé à cet utilisateur.
•Si l'utilisateur a été relié à un contact, la fenêtre flottante secondaire Informations sur le contact s'affiche et l'hyperlien vous amène au contact associé à cet utilisateur.
3.Entrer les données dans la fenêtre Informations générales.
Champ
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Description
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Login *
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Entrer le login du nouvel utilisateur (par ex. son prénom suivi de son nom). Si l'utilisateur est associé à un employé, la valeur implicite est son matricule d'employé.
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Méthode d'authentification *
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Sélectionner la méthode d'authentification requise.
Méthode
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Fonctionnement
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Externe
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Avec cette méthode, la connexion à l'application doit se faire à l'aide du nom d'utilisateur et du mot de passe en vigueur sur un serveur externe.
Cette méthode peut uniquement être sélectionnée si le paramètre d'entreprise Permettre l'authentification externe des utilisateurs a été activé.
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SIGMA-RH
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Avec cette méthode, la connexion à l'application doit se faire à l'aide du nom d'utilisateur (login) et du mot de passe configurés dans SIGMA-RH.
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LDAP
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Avec cette méthode, la connexion à l'application doit se faire à l'aide du nom d'utilisateur et du mot de passe en vigueur sur le serveur LDAP configuré dans le dossier de l'utilisateur.
Cette méthode peut uniquement être sélectionnée si le paramètre d'entreprise Permettre l'authentification des utilisateurs sur LDAP a été activé.
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Statut *
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Sélectionner le statut du dossier d'utilisateur.
•Actif : L'utilisateur peut se connecter à l'application.
•Inactif : L'utilisateur ne peut pas se connecter à l'application. Lorsque vous attribuez le statut Inactif, l'utilisateur perd immédiatement le droit de se connecter au système. S'il était en ligne, il est instantanément déconnecté.
Il est parfois préférable de ne pas supprimer un dossier d'utilisateur, mais plutôt de le rendre inactif temporairement. Par exemple, quand une employée part en congé de maternité, il est plus simple d'attribuer le statut Inactif à son dossier d'utilisateur plutôt que de le supprimer à son départ et de le recréer à son retour de congé.
Désactivation d'un dossier d'utilisateur en raison de tentatives de connexion infructueuses
Le statut Inactif peut être sélectionné automatiquement si un utilisateur atteint le nombre de tentatives de connexion infructueuses précisé dans le paramètre d'entreprise Désactiver les comptes utilisateurs après X tentatives de connexion infructueuses.
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Désactivation d'un dossier d'utilisateur associé à un dossier d'employé ayant une date de départ
Si vous inscrivez une date de départ dans le dossier de l'employé et que celui-ci est associé à un dossier d'utilisateur, ce dossier d'utilisateur sera désactivé la nuit suivant la date à laquelle l'employé devient inactif.
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Note : Le système désactive automatiquement les dossiers des utilisateurs liés à des employés après leur date de départ.
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Attention : La désactivation d'un dossier d'utilisateur lié à un employé ne se fait pas immédiatement lorsque la date de départ est renseignée. Elle se fait plutôt la nuit suivant la date à laquelle le dossier d'employé devient inactif.
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Exemple 1 - Date de départ saisie à l'avance
•Le 3 juin 2023, un employé vous indique qu'il prendra sa retraite le 30 octobre 2023.
•Le 3 juin 2023, vous saisissez le 30 octobre 2023 dans le champ Date de départ du dossier de l'employé.
•Le dossier de l'utilisateur lié à cet employé sera Actif jusqu'au 30 octobre 2023 (inclusivement).
•Dans la nuit du 31 octobre 2023, le système attribue le statut Inactif au dossier de l'utilisateur lié à cet employé. |
Exemple 2 - Date de départ saisie après le départ
•Le 15 octobre 2023, vous saisissez le 14 octobre 2023 dans le champ Date de départ du dossier de l'employé.
•Le dossier de l'utilisateur lié à l'employé n'est pas désactivé immédiatement après la saisie de la date de départ dans le dossier de l'employé.
•Dans la nuit du 16 octobre 2023, le système attribue le statut Inactif au dossier de l'utilisateur lié à cet employé. |
Exemple 3 - Date de départ saisie le jour de la date de départ
•Le 15 octobre 2023, vous saisissez le 15 octobre 2023 dans le champ Date de départ du dossier de l'employé.
•Le dossier de l'utilisateur lié à l'employé n'est pas désactivé immédiatement après la saisie de la date de départ dans le dossier de l'employé.
•Dans la nuit du 16 octobre 2023, le système attribue le statut Inactif au dossier de l'utilisateur lié à cet employé. |
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Changement du mot de passe
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Cliquer sur cet hyperlien pour modifier le mot de passe de l'utilisateur.
1.Entrer le nouveau mot de passe et le confirmer dans le champ suivant.
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Note : Le nouveau mot de passe doit être différent de l'ancien mot de passe. Si le nouveau mot de passe est identique à l'ancien mot de passe, un message d'erreur bloquant s'affiche et le changement de mot de passe ne peut pas être enregistré.
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2.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le nouveau mot de passe.
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Note : S'il a oublié son mot de passe, l'utilisateur peut aussi le réinitialiser lui-même.
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Bien que ce ne soit pas obligatoire, il est préférable d'utiliser une combinaison de lettres et de chiffres. D'autres contraintes peuvent être imposées par l'administrateur du système. Se référer aux paramètres d'entreprise pour plus de détails.
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Attention : Pour modifier le mot de passe d'un utilisateur, il est nécessaire d'avoir un niveau d'accès supérieur à celui de l'utilisateur (par ex. 5. Secteur économique pour modifier un utilisateur de niveau 4. Etablissement).
Afin d'en conserver la confidentialité, le mot de passe ne s'affiche jamais à l'écran. À la place, apparaît une série d'astérisques (par ex. **********). Les mots de passe sont sensibles à la casse, c.-à-d. que le système fait la différence entre bbq1035 et BBQ1035.
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Date d'expiration du mot de passe
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Certaines entreprises resserrent la sécurité de leurs données en exigeant de leurs utilisateurs qu'ils changent leur mot de passe régulièrement.
•Si un nombre de jours a été saisi dans le paramètre d'entreprise qui gère la période de validité des mots de passe des utilisateurs, le champ Date d'expiration du mot de passe est en Lecture seule. On y visualise la date à laquelle l'utilisateur doit réinitialiser son mot de passe. Par exemple, si le paramètre d'entreprise indique que les mots de passe doivent être modifiés tous les 30 jours et que l'utilisateur a modifié son mot de passe le 30 août 2023, la date d'expiration affichée sera le 29 septembre 2023.
•S'il n'y a aucune contrainte quant à la période de validité des mots de passe dans les paramètres d'entreprise, une date d'expiration peut être saisie manuellement dans le champ Date d'expiration du mot de passe.
•Si la méthode d'authentification sélectionnée est Externe ou LDAP, ce champ est grisé et il ne peut pas être modifié.
•Si le mot de passe n'expire jamais, cocher la case Le mot de passe de cet utilisateur n'expire jamais un peu plus bas dans l'écran.
L'accès à ce champ est contrôlé par l'instance Gestion de l'expiration du mot de passe. Les droits habituels s'appliquent pour cette instance dans :
•les dossiers des utilisateurs;
•les modèles de rapports et les tableaux de données de type Configuration - Utilisateur;
•la grille affichée dans le menu Sécurité > Gestion des utilisateurs. |
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Date de désactivation de l'utilisateur
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Saisir, au besoin, la date à laquelle le dossier de l'utilisateur doit être désactivé, par exemple si l'utilisateur (un consultant externe qui n'est pas à votre emploi, mais pour qui vous avez créé un dossier d'utilisateur non relié à un employé) ne doit plus se connecter à l'application après une date donnée.
La désactivation automatique des dossiers des utilisateurs faite par le système vérifie cette date. Si la date de désactivation de l'utilisateur est antérieure ou égale à la date de désactivation faite par le système, le statut du dossier d'utilisateur passera automatiquement à Inactif et l'utilisateur ne pourra plus se connecter à l'application.
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Attention : Les règles suivants s'appliquent :
•Si un utilisateur dépasse le nombre de tentatives de connexion infructueuses défini dans les paramètres d'entreprise, son statut passe uniquement à Inactif. Aucune date de désactivation n'est reportée dans son dossier d'utilisateur.
•La désactivation d'un dossier d'utilisateur ne se fait pas immédiatement lorsque la date de désactivation est renseignée. Elle se fait plutôt la nuit suivant la date de désactivation. |
Exemple 1 - Date de désactivation saisie à l'avance
•Le 3 juin 2023, un consultant qui a un dossier d'utilisateur non lié à un dossier d'employé vous indique que son mandat prendra fin le 30 octobre 2023.
•Le 3 juin 2023, vous saisissez le 30 octobre 2023 dans le champ Date de désactivation de l'utilisateur dans le dossier de l'utilisateur.
•Le dossier de l'utilisateur sera Actif jusqu'au 30 octobre 2023 (inclusivement).
•Dans la nuit du 31 octobre 2023, le système attribue le statut Inactif au dossier de l'utilisateur. |
Exemple 2 - Date de désactivation saisie après le fait
•Le 15 octobre 2023, vous saisissez le 14 octobre 2023 dans le champ Date de désactivation de l'utilisateur dans le dossier de l'utilisateur.
•Le dossier de l'utilisateur n'est pas désactivé immédiatement après la saisie de la date de désactivation dans le dossier de l'utilisateur.
•Dans la nuit du 16 octobre 2023, le système attribue le statut Inactif au dossier de l'utilisateur. |
Exemple 3 - Date de désactivation saisie le jour de la date de départ
•Le 15 octobre 2023, vous saisissez le 15 octobre 2023 dans le champ Date de désactivation de l'utilisateur dans le dossier de l'utilisateur.
•Le dossier de l'utilisateur n'est pas désactivé immédiatement après la saisie de la date de désactivation dans le dossier de l'utilisateur.
•Dans la nuit du 16 octobre 2023, le système attribue le statut Inactif au dossier de l'utilisateur. |
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Courriel
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Ce champ s'affiche uniquement lors de la création d'un dossier d'utilisateur qui n'est pas relié à un employé ou à un contact chez un client. Saisir l'adresse qui sera utilisée lors de l'envoi d'un courrier électronique, par exemple lorsque l'administrateur clique Envoyer un courrier électronique aux utilisateurs sélectionnés.
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Langue *
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Spécifier la langue d'affichage du logiciel. L'utilisateur peut cependant modifier la langue d'affichage par la suite.
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Région d'utilisation *
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Spécifier la région d'utilisation. L'utilisateur peut cependant modifier la région d'utilisation par la suite.
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Niveau d'accès
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Affichage de la structure
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Choisir dans la liste déroulante le cas qui s'applique.
L'affichage de la structure peut être configuré de manière à n'afficher que le numéro (code) et/ou le nom des niveaux.
Exemple
Nom
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Division
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Nom et numéro
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Division NIV2
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Numéro
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NIV2
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Numéro et nom
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NIV 2 Division
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Fuseau horaire
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Spécifier le fuseau horaire. L'utilisateur peut modifier son fuseau horaire par la suite.
Seuls les fuseaux horaires qui ont été rendus disponibles s'affichent dans la liste déroulante.
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Note : Le champ Fuseau horaire est uniquement visible si vous utilisez de multiples fuseaux horaires dans votre environnement.
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Unité
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 Cette information s'affiche uniquement si vous utilisez les outils de géolocalisation.
Spécifier l'unité de mesure requise. L'utilisateur peut cependant modifier son unité de mesure par la suite.
L'unité de mesure sélectionnée est utilisée pour afficher les distances, que ce soit lors :
•de l'utilisation des outils de géolocalisation pendant le processus du recrutement;
•de l'utilisation des outils de géolocalisation pendant la gestion des événements;
•de la production de statistiques (modèles de rapports, graphiques ou modèles de documents).
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Note : Si aucune unité de mesure n'est précisée pour un utilisateur (que ce soit dans son dossier d'utilisateur ou par l'entremise du menu Options de l'utilisateur), les distances s'afficheront dans l'unité de mesure définie pour la région d'utilisation de l'utilisateur. Cependant, l'unité de mesure précisée pour un utilisateur (que ce soit dans son dossier d'utilisateur ou par l'entremise du menu Options de l'utilisateur) a toujours préséance sur l'unité de mesure définie dans sa région d'utilisation.
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Menu par défaut
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Le mot de passe de cet utilisateur n'expire jamais
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Cocher cette case si le mot de passe de l'utilisateur n'expire jamais.
Cette case est automatiquement cochée (et elle ne peut pas être décochée) si la méthode d'authentification sélectionnée dans le dossier de l'utilisateur est Externe ou LDAP.
L'accès à ce champ est contrôlé par l'instance Gestion de l'expiration du mot de passe. Les droits habituels s'appliquent pour cette instance dans :
•les dossiers des utilisateurs;
•les modèles de rapports et les tableaux de données de type Configuration - Utilisateur;
•la grille affichée dans le menu Sécurité > Gestion des utilisateurs. |
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Serveur LDAP
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Si la méthode d'authentification sélectionnée est LDAP, choisir le nom du serveur approprié.
La définition des serveurs et domaines est faite dans le paramètre d'entreprise Permettre l'authentification des utilisateurs sur LDAP.
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Afficher les infos-bulles des contrôles reliés aux codes de sélection
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Il est recommandé de cocher cette case pour les administrateurs du système. Dans tout champ configurable par des codes de sélection, essentiellement des listes déroulantes gérées par des tables de codes de sélection, le système affichera alors le nom de la table des codes de sélection associée, facilitant ainsi le travail de paramétrage de l'application.
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Administrateur des agendas
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Cocher cette case pour donner à cet utilisateur les pleins pouvoirs sur les agendas de l'ensemble des utilisateurs de l'application.
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Note : Cette case peut être uniquement cochée par les utilisateurs pour qui la case Administrateur des agendas est actuellement cochée. Au moment de l'implantation du système, le service à la clientèle crée chez chaque client le premier utilisateur pour qui la case Administrateur des agendas est cochée. Seul cet utilisateur peut créer d'autres dossiers d'utilisateur où la case Administrateur des agendas est cochée.
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Administrateur des listes et modèles de rapports
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Cocher cette case pour donner à cet utilisateur les pleins pouvoirs sur les modèles de listes fournies avec l'application qui sont énumérées dans le menu Gestion des listes.
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Note : Cette case peut être uniquement cochée par les utilisateurs pour qui la case Administrateur des listes et modèles de rapports est actuellement cochée. Au moment de l'implantation du système, le service à la clientèle crée chez chaque client le premier utilisateur pour qui la case Administrateur des listes et modèles de rapports est cochée. Seul cet utilisateur peut créer d'autres dossiers d'utilisateur où la case Administrateur des listes et modèles de rapports est cochée.
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Gestionnaire SIGMA-RH
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Cette case à cocher contrôle la disponibilité du focus de navigation qui permet à l'utilisateur de sélectionner les diverses barres de menus auxquelles il a accès.
•Cocher cette case pour les gestionnaires des ressources humaines qui ont un profil Gestion ou tout autre type de profil qui aurait été créé dans votre entreprise, par exemple, Recrutement, SST, etc;
•Décocher cette case pour les employés qui ont uniquement un profil My SigmaRH. |
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Administrateur de l'aide contextuelle
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Cocher cette case pour créer de l'aide contextuelle.
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Note : Cette case peut être uniquement cochée par les utilisateurs pour qui la case Administrateur de l'aide contextuelle est actuellement cochée. Au moment de l'implantation du système, le service à la clientèle crée chez chaque client le premier utilisateur pour qui la case Administrateur de l'aide contextuelle est cochée. Seul cet utilisateur peut créer d'autres dossiers d'utilisateur où la case Administrateur de l'aide contextuelle est cochée.
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Administrateur de la sécurité
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Cette case doit être cochée pour donner à cet utilisateur tous les droits en matière de sécurité. Cette fonction permet de passer outre tous les paramètres de sécurité existants et donne à l'utilisateur les pleins pouvoirs.
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Attention : Cette case peut être uniquement cochée par les membres du service à la clientèle de SIGMA-RH Solutions inc.. Au moment de l'implantation du système, le service à la clientèle crée chez chaque client le ou les utilisateurs pour qui la case Administrateur de la sécurité est cochée.
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Administrateur de l'assistant personnel
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Selon que l'utilisateur est Administrateur de l'assistant personnel ou non, les impacts suivants se feront sentir dans la tâche planifiée.
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Impacts
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L'utilisateur est administrateur de l'assistant personnel
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•L'utilisateur peut visualiser dans les tâches planifiées auxquelles il a accès qui est l'utilisateur sous lequel est exécutée la tâche.
•L'utilisateur peut indiquer lors de la création d'une tâche planifiée pour quel utilisateur l'exécution doit être faite et, par conséquent, si le système doit respecter, au moment de l'exécution de la tâche, les droits d'accès :
ode l'utilisateur APS (qui a habituellement tous les droits);
od’un autre utilisateur (qui peut avoir des droits restreints, par exemple aucun droit sur la visualisation de la rémunération des employés). Les tâches planifiées créées au nom de cet utilisateur échoueront si celui-ci n'a pas les droits d'accès requis, que ce soit pour les instances, les accès personnalisés et les droits octroyés sur les champs utilisateurs pouvant avoir été créés dans votre environnement. |
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L'utilisateur n'est pas administrateur de l'assistant personnel
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•L'utilisateur ne peut pas visualiser dans les tâches planifiées auxquelles il a accès qui est l'utilisateur sous lequel est exécutée la tâche.
•Lorsqu'un utilisateur n’est pas administrateur de l'assistant personnel, mais qu'il a accès à l'Assistant personnel, il peut uniquement faire exécuter des tâches planifiées qui respecteront ses propres droits d'accès, y compris les accès personnalisés et les droits octroyés sur les champs utilisateurs pouvant avoir été créés dans votre environnement. Les tâches planifiées échoueront si l'utilisateur exécuteur n'a pas les droits d'accès requis.
Exemple
•Un utilisateur n'a pas le droit de modifier la rémunération de l'employé, mais il a accès à l'Assistant personnel.
•Il peut créer une tâche planifiée pour la tâche Changement de salaire.
•Cette la tâche échouera et le journal d'exécution indiquera :
Erreur: Accès refusé
Description: Cette erreur survient lorsque vous tentez d'accéder à un élément et que vos paramètres de sécurité ne vous y autorisent pas.
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Note : Cette case peut être uniquement cochée par les utilisateurs pour qui la case Administrateur de l'assistant personnel est actuellement cochée. Au moment de l'implantation du système, le service à la clientèle crée chez chaque client le premier utilisateur pour qui la case Administrateur de l'assistant personnel est cochée. Seul cet utilisateur peut créer d'autres dossiers d'utilisateur où la case Administrateur de l'assistant personnel est cochée.
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Permettre la connexion aux services Web
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Cette case doit être cochée dans le dossier de l'utilisateur qui est autorisé à effectuer des opérations par les services Web.
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Attention : Cette case peut être uniquement cochée par les membres du service à la clientèle de SIGMA-RH Solutions inc.. Au moment de l'implantation du système, le service à la clientèle crée chez chaque client le ou les utilisateurs pour qui la case Permettre la connexion aux services Web est cochée.
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Interdire à l'utilisateur de se connecter avec la méthode d'authentification de son dossier
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Cette case est uniquement visible si la case Permettre la connexion aux services Web a été cochée dans le dossier de l'utilisateur.
Si cette case est cochée, le login ne sera pas reconnu si l'utilisateur tente de se connecter à l'application à partir de la page de connexion. Cet utilisateur est uniquement autorisé à effectuer des opérations par les services Web.
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4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'utilisateur. |
