1.À partir d'un événement ou d'un dossier :
•Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Suivi de dossier.
•Choisir Note évolutive dans la fenêtre contextuelle.
À partir d'un recrutement :
•Dans la fenêtre flottante Candidats évalués, cliquer sur le candidat requis.
•Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Suivi de dossier.
•Choisir Note évolutive dans la fenêtre contextuelle.
Résultat : L'écran Note évolutive s'affiche.
Fenêtre flottante
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Utilisation
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Informations sur le dossier
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Affiche le numéro et la date de l'événement, ainsi que le nom de l'employé et du niveau de structure (Etablissement).
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Niveau d'accès *
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Définir les droits d'accès des autres utilisateurs à cette note : Lecture, Lecture / écriture seulement ou Aucun accès.
Par défaut, le niveau d'accès est Lecture.
•Avec ce niveau d'accès, aucun changement ne peut être fait par d'autres utilisateurs dans cette note évolutive.
•Si le niveau d'accès est Lecture, seul l'utilisateur qui a créé la note peut changer le niveau d'accès.
•Si le niveau d'accès est Lecture (dans une note évolutive ajoutée dans une absence ou un rapport d'accident), ce suivi de dossier ne pourra pas non plus être transféré vers une autre absence ou un rapport d'accident.
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Note : Le niveau d'accès de plusieurs notes évolutives peut être modifié à l'aide d'une tâche dans l'Assistant personnel, par exemple, si l'utilisateur qui a créé une note évolutive a quitté l'entreprise ou qu'il est absent et qu'un autre utilisateur doit prendre la relève pour effectuer les suivis.
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2.Inscrire la date et l'heure de cette note (cette date peut générer une note automatique à l'agenda).
3.Indiquer son statut (ex. A faire ou Appel téléphonique).
•Le statut de la note sera affiché dans la colonne Informations du tableau Suivi de dossier de l'événement associé.
•Les statuts sont définis dans la table de codes de sélection Statut note (Note évolutive) (code SN).
4.Taper la note dans la zone de texte.
Il est aussi possible de copier-coller une image, par exemple l'image de l'entreprise.
Le texte de la note (300 premiers caractères) sera affiché dans la colonne Informations du tableau Suivi de dossier de l'événement associé.
5.Pour cette note, choisir une option de création d'une note à l'agenda :
•Ne pas créer de note dans mon agenda; Si la note évolutive doit uniquement figurer dans l'événement;
•Créer une note dans mon agenda : Si une note doit être inscrite à l'agenda de l'utilisateur;
•Créer une note dans l'agenda : Si une note doit être inscrite à l'agenda d'un autre utilisateur ou l'un des agendas collectifs. Dans ce cas, sélectionner l'agenda qui doit être ainsi annoté.
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Attention : Pour que vous puissiez visualiser un agenda collectif ou l'agenda d'un autre utilisateur dans l'option Créer une note dans l'agenda, il faut que vous ayez accès à cet agenda.
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Note : Si le paramétrage de votre agenda le permet, un iCal sera envoyé lors de la création ou de la modification d'une note inscrite dans l'agenda d'un utilisateur. Aucun iCal n'est envoyé si vous choisissez l'option Ne pas créer de note. Vous aurez alors une note évolutive qui figurera uniquement dans l'événement.
Si vous avez sauvegardé une note évolutive où les options Créer une note dans mon agenda ou Créer une note dans l'agenda ont été choisies, puis que vous modifiez votre choix en sélectionnant l'option Ne pas créer de note, le système supprimera aussi la note à l'agenda et/ou les rappels qui ont été créés au préalable.
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6.Si une note est inscrite à un agenda, préciser si un rappel lui est associé. Ce rappel comprend automatiquement le nom de l'employé et celui du responsable de dossier afin de faciliter le tri de l'information.
Deux modes sont disponibles pour définir un rappel :
•Date relative : indiquer le nombre de jours (ou semaines, mois, années) avant (ou après) la note à l'agenda auquel le rapport doit être fait (ex. rappel 3 jours avant la note à l'agenda).
•Date absolue : indiquer le jour à laquelle le rappel doit être fait (ex. rappel le 10 mars 2023).
Note : Cliquer Enregistrer et supprimer le rappel permet de sauvegarder la note et de supprimer le rappel.
7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la note évolutive.
Note : Il est également possible de cliquer Enregistrer et ajouter pour sauvegarder la note affichée à l'écran et en créer une autre pour le même événement (ex. la première note pour conserver la trace de la réception d'un appel téléphonique et la seconde pour noter un rendez-vous suite à cet appel).
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