1.Ajouter le document fusionné :
Emplacement
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Procédure
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•Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Suivi de dossier.
•Choisir Document fusionné dans la fenêtre contextuelle. |
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Emplacement
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Procédure
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•Cliquer  dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés.
•Cliquer Ajouter dans la liste des documents fusionnés. |
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Emplacement
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Procédure
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•Cliquer Générer le texte à l'aide des documents fusionnés dans la fenêtre flottante principale Publication du recrutement.
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Note : Seuls les modèles de documents dont le destinataire est Utilisateur peuvent être affichés pour la publication du recrutement. Vous n'aurez donc pas à saisir les données requises dans la fenêtre flottante Informations générales. La fusion se fait automatiquement à l'écran.
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Résultat : Les modèles de documents pouvant être fusionnés s'affichent. Les paramètres suivants ont une incidence sur les liste des modèles de documents affichés.
Paramètres du modèle de document
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Explications
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Type de modèle
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Le système affiche uniquement les modèles de documents applicables pour le dossier ou l'événement où vous ajoutez le document fusionné.
Par exemple, si vous ajoutez un document fusionné en suivi de dossier d'un rapport d'accident de travail, seuls les modèles de documents de type SST - Accident de travail seront disponibles.
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Statut
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Seuls les modèles actifs peuvent être sélectionnés.
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Paramètres de sécurité
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Les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles pour lesquels ils ont au moins un droit en Lecture.
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Niveau de structure administrative
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Lorsqu'ils veulent générer un document fusionné, les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles de documents qui ont été créés dans un niveau de structure administrative auquel ils ont spécifiquement accès ou dans un niveau de structure administrative supérieur au leur.
Exemples
•Un modèle de document de type Employé est associé à un niveau 1 dans la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC). Tous les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner ce modèle de document pour générer des documents fusionnés dans les dossiers de tous les employés, peu importe le niveau 4 (Etablissement) dans lequel les dossiers de ces employés ont été créés.
•Un modèle de document de type Employé est spécifiquement associé à un niveau 4 dans la structure administrative (par exemple, Etablissement 123).
oLes utilisateurs ayant uniquement accès à l'établissement 123 peuvent visualiser et sélectionner ce modèle pour générer des documents fusionnés dans les dossiers des employés qui ont été créés dans ce niveau de structure ou à un niveau inférieur.
oLes utilisateurs ayant uniquement accès à l'établissement 456 ne pourront pas visualiser ou sélectionner ce modèle de document lors de la génération d'un document fusionné.
oLes utilisateurs ayant accès au plus haut niveau de la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC) peuvent visualiser et sélectionner ce modèle pour générer des documents fusionnés dans les dossiers des employés qui ont été créés dans l'établissement 123 ou à un niveau inférieur. |
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2.Sélectionner le modèle de document requis.
Résultat : L'écran Document fusionné s'affiche à l'écran.
3.Saisir les données requises dans la fenêtre flottante Informations générales.
Champ
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Utilisation
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Date *
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Saisir la date et l'heure d'envoi du document. Les valeurs implicites sont la date et l'heure courantes, elles peuvent être modifiées pour envoyer le document à une date ultérieure par exemple.
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Courriel de retour
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Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com).
Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ».
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Attention : Si l'utilisateur saisit une adresse électronique (peut être utile temporairement), cette valeur n'est pas sauvegardée dans le document fusionné.
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Type de destinataire
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Le type de destinataire est pré-sélectionné et il ne peut pas être modifié.
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Destinataire
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Si le type de destinataire sélectionné est Employé, Supérieur, Responsable du dossier ou Formateur, le nom de l'employé est récupéré de la base de données. Le système reporte aussi dans le champ Courriel l'adresse de courrier électronique figurant dans la fiche de l'employé.
Si le type de destinataire sélectionné est Clients et fournisseurs, Expert, Type d'organisme, vous devez choisir le destinataire requis. Si le document fusionné doit être envoyé par courrier électronique, vous devez également saisir manuellement l'adresse électronique dans le champ Courriel.
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C.C. aux supérieurs de l'employé
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Cette case s'affiche uniquement si le type de destinataire sélectionné est Employé. Cocher cette case si une copie du courriel doit être envoyée au(x) superviseur(s) hiérarchique(s) de l'employé. Le ou les superviseurs de l'employé sont définis dans sa fiche d'employé.
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Courriel
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Si le type de destinataire sélectionné est Employé, Supérieur, Responsable du dossier ou Formateur, l'adresse de courrier électronique figurant dans la fiche de l'employé concerné est reportée dans ce champ. Vous pouvez cependant la modifier au besoin.
Si le type de destinataire sélectionné est Clients et fournisseurs, Expert, Type d'organisme, vous devez saisir manuellement l'adresse électronique du destinataire requis.
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Modèle de document
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Le modèle de document est pré-sélectionné et il ne peut pas être modifié.
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Description *
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Le système reporte dans ce champ la description figurant dans le champ Description à utiliser lors de la fusion et comme sujet du courriel du modèle de document sélectionné. Cependant, vous pouvez modifier cette description au besoin.
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Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel
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Le système reporte dans cette case à cocher l'état sélectionné dans la case Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel du modèle de document sélectionné (c'est-à-dire case cochée ou non cochée).
Vous pouvez cependant modifier cette valeur au besoin. Si le document fusionné doit être envoyé comme pièce jointe, inscrire alors un court texte dans le champ Introduction.
Origine
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Impacts
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Modèle de document interne
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•Si cette case est cochée, le format de cette pièce jointe sera HTML.
•Si cette case n'est pas cochée, le document fusionné figurera en format HTML directement dans le courrier électronique. |
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Modèle de document créé à partir d'un fichier Word
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•Si cette case est cochée, le format de cette pièce jointe peut être défini dans le champ Format de la pièce jointe.
•Si cette case n'est pas cochée, le document fusionné figurera en format HTML directement dans le courrier électronique. Seul le format HTML est permis dans ce cas. |
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Format de la pièce jointe
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Ce champ s'affiche uniquement si le modèle de document sélectionné a été créé à partir d'un fichier Word; il n'est pas affiché si un modèle de document interne a été sélectionné.
Le système reporte dans ce champ le format choisi dans le champ Format de la pièce jointe du modèle de document sélectionné : HTML, PDF, Word. Cependant, vous pouvez modifier ce format au besoin.
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Introduction
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Le système reporte dans ce champ le texte figurant dans le champ Introduction du modèle de document sélectionné. Cependant, vous pouvez modifier ce texte au besoin.
Si le document fusionné est envoyé par courrier électronique, c'est ce texte qui figurera dans le courriel qui sera transmis.
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4.Cliquer Générer le document.
Résultat : Le document s'affiche; les champs ont été remplacés par les données récupérées dans la base de données.
•Si vous avez sélectionné un modèle de document interne, le contenu peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.
•Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, aucune mise en page supplémentaire ne peut être faite.
5.Cliquer Envoyer par courrier électronique pour expédier le document par courriel à l'adresse électronique saisie plus haut. À défaut de pouvoir envoyer un courriel, le document peut être imprimé, puis envoyé par la poste ou transmis par télécopieur.
Note : Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, cliquer Visualiser, puis sélectionner un format d'affichage (WORD, HTML, PDF). Le bouton Visualiser n'est pas disponible s'il s'agit d'un modèle de document interne.
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Note : Si le fichier Word contient des images, celles-ci ne seront pas visibles si vous choisissez le format HTML. Si le fichier Word comprend des images, par exemple pour créer un en-tête, assurez-vous d'utiliser le format WORD ou PDF.
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6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document fusionné. |
