SIGMA-RH

Le numéro d'assurance sociale peut être obligatoire ou non selon ce qui a été défini dans les paramètres d'entreprise.

L'administrateur de système peut aussi restreindre l'accès de ce champ (en lecture, lecture/écriture) pour certains utilisateurs, que ce soit :

•directement à partir du profil d'utilisateur;

•par l'entremise du rôle attribué au profil d'utilisateur.

Ce matricule peut être généré automatiquement par le système, voir Définir les paramètres d'entreprise. Si ce n'est pas le cas, entrer manuellement le numéro de matricule.

Note : La numérotation automatique du numéro de matricule définie dans les paramètres d'entreprise peut cependant être outrepassée au niveau 4 (Etablissement) dans la structure administrative.

Entrer le nom et le prénom de l'employé.

Les données inscrites dans le champ Nom sont reportées dans le champ Nom à la naissance si ce champ est vide.

Entrer le deuxième prénom de l'employé.

Ce champ peut être affiché si vous avez coché le paramètre d'entreprise Permettre l'utilisation du deuxième prénom.

Note : L'affichage de ce champ défini dans les paramètres d'entreprise peut cependant être outrepassé au niveau 4 (Etablissement) dans la structure administrative.

Sélectionner le sexe de l'employé (Féminin ou Masculin).

Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle.

Saisir le nom de jeune fille de l'employée ou le nom de naissance lorsque l'employé vous signale un changement de nom.

Sélectionner la date de naissance de l'employé. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle.

La date de naissance est utilisée afin d'obtenir des statistiques (par exemple,  graphiques, modèles de rapports) sur la répartition des employés en fonction de leur âge. Ces statistiques peuvent s'avérer importantes pour la planification de la relève.

Sélectionner le code de état civil qui s'applique à l'employé.

Les codes figurant dans cette liste déroulante sont définis dans la table de codes de sélection État civil (Employé) (code EC).

Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle.

Sélectionner le titre de civilité qui s'applique (par ex. M. Mme, etc.).

Cette information est utile notamment pour les documents fusionnés transmis par courrier électronique, y compris l'envoi automatisé par l'Assistant personnel. Elle peut être utilisée pour produire des lettres où figurera le titre de civilité requis pour chaque employé.

Les codes figurant dans cette liste déroulante sont définis dans la table de codes de sélection Salutations (Employé) (code ZH).

Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle.

Ce champ s'affiche si la région d'utilisation du niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) auquel l'employé est associé est le Canada ou toute province du Canada.

S'il est saisi dans le dossier de l'employé, le numéro de soins de santé peut être transféré dans divers suivis de dossier ajoutés aux rapports d'accident (par exemple, ADR, formulaire C040 disponible en Alberta).

NAM (numéro d'assurance maladie) en vigueur au Québec

Lorsque l'employé est associé à un niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dont la région d'utilisation est le Québec, vous pouvez entrer dans ce champ le numéro d'assurance maladie (NAM) en vigueur au Québec. Un message d'erreur s'affiche si le numéro entré ne correspond pas aux validations effectuées par le système.

Si vous entrez le numéro d'assurance maladie, vous devez aussi saisir des données dans les champs Nom, Prénom, Sexe et Date de naissance, car le système utilise ces champs pour effectuer les validations. Le N.A.M. saisi doit comprendre dans l'ordre :

•Les trois premières lettres du nom de famille (à la naissance) en omettant les caractères tels que le tiret (St-Pierre = StPierre), l'apostrophe (T'yen = Tyen) et l'espace (La Mothe = Lamothe). Si après omission des caractères (-, ' et espace), la longueur total du nom de famille résultant est inférieure à 3 caractères, des X doivent être ajoutés. Exemple : Nom de famille = D'a, les trois premières lettres du N.A.M. seront DAX.

•La première lettre du prénom.

•L'année, le mois (+50 si c'est le sexe féminin) et le jour de naissance.

•Les deux derniers chiffres sont définis par un algorithme de calcul.

Numéro de soins de santé en vigueur en Alberta

Lorsque l'employé est associé à un niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dont la région d'utilisation est l'Alberta, vous pouvez entrer dans ce champ le numéro de soin de santé en vigueur en Alberta. Un message d'erreur s'affiche si le numéro entré ne correspond pas aux validations effectuées par le système. Ce numéro doit respecter le format suivant :

NNNNN-NNNN, par exemple 99999-9999

Numéro de soins de santé en vigueur dans les autres provinces canadiennes

Lorsque l'employé est associé à un niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dont la région d'utilisation est le Canada ou toute province du Canada, à l'exception du Québec ou de l'Alberta, vous pouvez entrer dans ce champ le numéro de soins de santé en vigueur dans la province de l'employé. Contrairement au Québec et l'Alberta, le système n'applique pas de validation quant au format du numéro saisi. Cependant, ce numéro ne peut pas dépasser 20 caractères.

Sélectionner la citoyenneté de l'employé. Les citoyennetés sont définies dans la table de codes de sélection Citoyenneté (Employé) (code CN).

Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle.

Préciser si l'employé est handicapé ou non.

Cette information peut être importante si vous devez vous assurer que ces employés ont des outils, équipements ou aménagements nécessaires. Lorsque vous choisissez Oui, vous pouvez spécifier le pourcentage de handicap qui peut être utilisé pour déterminer le niveau de limitation de l’employé.

Saisir, au besoin, le numéro de permis de travail, la date d'expiration du permis de travail, ainsi que l'organisme ayant délivré le permis de travail. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle.

Cocher cette case si l'employé est Fumeur. Ce champ s'affiche si la région d'utilisation du niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) auquel l'employé est associé est le Canada ou toute province du Canada.

Sélectionner la langue de communication. Les langues sont définies dans la table de codes de sélection Langue (Employé) (code LA).

Le numéro de téléphone (au domicile) de l'employé doit respecter un format précis.

Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle.

Le numéro du téléphone portable (privé) de l'employé doit respecter un format précis.

Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle.

Les champs d'adresse pouvant être renseignés sont contrôlés par le format d'adresse défini pour la région d'utilisation sélectionnée dans l'établissement dans lequel le dossier de l'employé a été créé.

Utilisation des outils de géolocalisation

Si vous utilisez les outils de géolocalisation, vous pouvez afficher cette information sur une carte géographique en cliquant .

Les outils de géolocalisation vous permettent également :

•de visualiser l'adresse sur une carte géographique à partir des fenêtres flottantes secondaires Informations de l'employé ou Informations sur le candidat disponibles dans les événements, dans My SigmaRH ou en Gestion express;

•de visualiser sur une carte les candidats ajoutés dans un recrutement.

Restriction d'affichage

Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle.

Saisie des données

Le code postal de l'employé doit respecter un format précis.

Sélectionner le code requis. Les statuts de disponibilité sont définis dans la table de codes de sélection Statut de disponibilité (code XCO).

Lors de la création d'un dossier d'employé, le système reporte automatiquement la date du jour dans ce champ. Modifier cette date au besoin.

Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Tant que l'employé est toujours Actif (c.-à-d. à l'emploi de votre entreprise), ce champ devrait être laissée vide. Lorsque l'employé cesse de travailler pour l'entreprise, inscrire la date appropriée. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Date à laquelle l'employé devient inactif

Si l'employé vous donne sa démission et que vous inscrivez une date de départ dans le futur, cet employé sera considéré comme Actif jusqu'à cette date. Passé cette date, il sera considéré comme Inactif.

Exemple

•Le 3 juin 2023, un employé vous indique qu'il prendra sa retraite le 30 octobre 2023.

•Le 3 juin 2023, vous saisissez le 30 octobre 2023 dans le champ Date de départ du dossier de l'employé.

•Cet employé sera considéré comme Actif jusqu'au 30 octobre 2023 (inclusivement).

•Le 31 octobre 2023, il sera considéré comme Inactif.

Utilisation de l'état de l'employé dans les filtres et les rapports

L'état de l'employé (Actif ou Inactif) sert de filtre lorsque vous cherchez un employé entre autres dans les menus Gestion express, Dossiers des employés ou Recherche de personnel. Cet état est aussi particulièrement utile lors de la production de listes ou de modèles de rapports. Vous pouvez alors ajouter des conditions pour obtenir uniquement les employés actifs.

Impacts de la saisie d'une date de départ

•Lorsque vous saisissez une date de départ et que l'employé a été affecté à un poste, la date de départ est reportée comme date de fin dans l'affectation de poste.

•Lorsque vous saisissez une date de départ et que l'employé a été affecté à une unité de travail, la date de départ est reportée comme date de fin dans l'affectation à l'unité de travail si la date de fin d'affectation à l'unité de travail est vide ou ultérieure à la date de départ. Cette règle est applicable pour des dates de départ dans le passé, en date du jour ou dans le futur. Cependant, la date de départ n'est pas reportée dans l'affectation à l'unité de travail si la date de début d'affectation à l'unité de travail est ultérieure à la date de départ de l'employé. Cette situation pourrait survenir lorsqu'on associe d'avance des employés saisonniers à des unités de travail pour les années futures.

•Lorsque vous saisissez une date de départ, l'ancienneté de l'employé cesse d'être calculée dans la fenêtre flottante secondaire Ancienneté du dossier de l'employé.

•Lorsque vous saisissez une date de départ et que le dossier de l'employé est associé à un dossier d'utilisateur, ce dossier d'utilisateur sera automatiquement désactivé par le système une fois que la date de départ est passée.

Lors de la création d'un dossier d'employé, le système reporte dans ce champ la date inscrite dans le champ Date d'embauche. Modifier cette date au besoin. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

La date d'ancienneté sert au calcul du nombre d'années, de mois et de jours d'ancienneté qui est affiché dans la fenêtre flottante secondaire Ancienneté de la fiche de l'employé. Certaines entreprises s'en servent pour l'attribution des promotions ou des heures supplémentaires.

•Si aucune date d'ancienneté n'est saisie, l'ancienneté est calculée à partir de la date d'embauche saisie dans le dossier de l'employé.

•L'ancienneté cesse d'être calculée dès qu'une date de départ est saisie dans le dossier de l'employé.

Le nombre d'années et de mois d'ancienneté est reporté dans le rapport d'accident dans la fenêtre Informations habituelles sur l'employé au moment de l'événement.

L'ancienneté :

•est visible dans l'entretien.

La date d'ancienneté calculée et le nombre d'années, de mois ou de jours d'ancienneté calculée s'affichent en lecture seule.

Ces données sont calculées en fonction des options définies dans le menu Configuration de la date d'ancienneté, entre autres :

•le nombre de jours ou d'heures de service qui sont comptabilisés dans la banque de temps de l'employé;

•l'équivalent temps plein annuel requis pour l'employé, c'est-à-dire le nombre d'heures ou de jours qui fait en sorte qu'un employé est considéré comme étant un employé à « temps plein ».

La provenance de l'équivalent temps plein annuel est définie dans la fenêtre flottante principale Informations d'emploi du dossier de l'employé.

•Si l'option Utiliser l'équivalent temps plein annuel de la configuration de la date d'ancienneté est sélectionnée, le système utilise l'équivalent temps plein annuel défini dans le menu Configuration de la date d'ancienneté.

•Si l'option unités (h ou j) est sélectionnée, vous pouvez saisir la quantité (en jours ou en heures) qui sera utilisée comme équivalent temps plein annuel pour cet employé. Cette option est sélectionnée lorsque l'équivalent temps plein annuel défini dans le menu Configuration de la date d'ancienneté ne s'applique pas pour l'employé. Saisir l'équivalent temps plein annuel en fonction des règles en vigueur dans votre entreprise concernant l'inclusion ou l'exclusion des quantités requises pour les samedis et les dimanches.

Note : La provenance et la valeur de l'équivalent temps plein annuel peuvent être modifiées à l'aide du modèle de tâche Modifier un champ du dossier employé dans l'Assistant personnel.

Au besoin, inscrire la date à laquelle la période d'essai de l'employé prend fin. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Dans de nombreuses entreprises, le gestionnaire planifie un entretien lorsque la période d'essai d'un employé prend fin.

Au besoin, sélectionner la raison de l'arrivée.

Ces raisons sont définies dans la table de codes de sélection Raison d'arrivée (code XCG).

Au besoin, sélectionner la raison de départ.

Ces raisons sont définies dans la table de codes de sélection Raison de départ (code XCH).

Cocher cette case si l'employé est considéré comme un contremaître pour les besoins du module Santé et Sécurité.

Lorsque cette case est cochée, vous pouvez sélectionner cet employé dans le champ Contremaître :

•dans l'accident bénin;

•dans le rapport d'accident.

Cocher cette case si l'employé est considéré comme un superviseur pour les besoins du module Santé et Sécurité.

Lorsque cette case est cochée, vous pouvez sélectionner cet employé dans le champ Superviseur dans le rapport d'accident.

•Cocher cette case si un poste a été affecté à l'employé et s'il s'agit du poste principal de l'employé (case Est-ce le poste principal? a été cochée dans l'assignation de poste). Lorsque la case est cochée, toutes les données relatives à ce poste sont importées dans le dossier de l'employé. Si certaines informations n'ont pas été saisies dans le poste principal affecté à l'employé, la valeur <Aucun> s'affiche. Les données importées du poste sont grisées et ne peuvent pas être modifiées, à moins que la case soit décochée.

•Décocher cette case si aucun poste n'est affecté à l'employé ou si les informations n'ont pas été ou ne peuvent pas être saisies dans le poste principal. Saisir ensuite les informations suivantes directement dans le dossier de l'employé :

ostatut d'emploi (table UU) (ex. permanent, stagiaire),

ométier,

ohoraire de travail,

oquart de travail (table QT) (ex. jour ou soir)

osyndicat (table SY).

Utilisation des informations d'emploi pouvant provenir du poste dans l'application                                        

Sélectionner le code requis.

Note : Ce champ s'affiche uniquement si la région d'utilisation précisée dans l'établissement où le dossier de l'employé a été créé est Canada ou toute province du Canada.

La valeur saisie dans ce champ est reportée dans le suivi de dossier Réclamation du travailleur qui peut être ajouté dans le rapport d'accident pour un employé dont le dossier a été créé dans un établissement où la région d'utilisation est Québec.

À la création d'un dossier d'employé, le système attribue, par défaut, le site principal défini pour l'établissement dans lequel le dossier est créé.

Cliquez pour sélectionner un autre site défini pour l'établissement dans lequel le dossier de l'employé est créé.

Utilisation dans la gestion des rapports d'accidents

Le site est utilisé dans la gestion des rapports d'accidents.

Si un rapport d'accident est ajouté pour un employé donné, le site attribué à cet employé est reporté automatiquement dans le rapport d'accident. Cependant, le site reporté par défaut peut être modifié au besoin, par exemple si l'accident ne s'est pas produit dans le site habituel de l'employé.

Utilisation par les outils de géolocalisation

Le site est utilisé par les outils de géolocalisation. L'adresse saisie dans le site défini au niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) détermine l'adresse du lieu de travail.

Ces outils se servent de l'adresse saisie dans le site sélectionné et de l'adresse au domicile de l'employé saisie dans son dossier :

•lors de l'ajout d'événements afin :

od'afficher sur une carte l'adresse de l'employé;

ode calculer les distances et les durées de déplacement (selon plusieurs modes de transport) entre le domicile et le lieu de travail d'un employé.

•pendant le processus du recrutement afin :

ode déterminer le lieu de travail du poste à pourvoir;

od'afficher sur une carte les candidats ayant soumis leur candidature à un recrutement;

ode calculer les distances et les durées de déplacement (selon plusieurs modes de transport) entre le domicile et le lieu de travail précisé dans le recrutement.

Sélectionner le code requis. Ces codes sont définis dans la table de codes de sélection Catégorie de métier (code Z8).

Sélectionner le code requis. Ces codes sont définis dans la table de codes de sélection Type de temps (Employé) (code YY).

Le type de temps attribué à l'employé est reporté dans l'absence ou le rapport d'accident.

Sélectionner le code requis.

Ces codes sont définis dans la table de codes de sélection Mobilité géographique (Employé) (MB).

Le code de mobilité géographique peut être :

•reporté dans l'entretien si le type d'entretien permet l'affichage de ce sujet. Si la mobilité géographique est modifiée dans l'entretien, le changement sera reporté dans le dossier de l'employé correspondant.

•reporté dans l'entretien de recrutement si l'employé a posé sa candidature à un recrutement. Si la mobilité géographique est modifiée dans l'entretien de recrutement, le changement sera reporté dans le dossier de l'employé correspondant.

•saisi dans l'entretien de recrutement si un candidat pose sa candidature à un recrutement. Si le candidat est embauché, la mobilité géographique précisée dans l'entretien de recrutement est reportée dans le nouveau dossier d'employé créé à la suite de l'approbation de la demande d'embauche.

Préciser qui est le supérieur hiérarchique de cet employé :

•un autre employé,

•un poste précis dans la structure organisationnelle,

•le poste parent du poste principal de l'employé s'il en a un.

Cocher Aucun si cet employé n'a aucun supérieur hiérarchique.

Cette fonctionnalité est utile notamment pour les documents fusionnés transmis par courrier électronique, y compris l'envoi automatisé par l'Assistant personnel. Une fonctionnalité permet en effet d'envoyer une copie par courriel du document aux supérieurs hiérarchiques des employés à qui l'on envoie un courriel.

Indiquer l'équivalent temps plein (ETP) de l'employé.

Exemples de saisie

•Saisir 1 si l'employé travaille à temps plein.

•Saisir 0,8 si l'employé travaille 4 jours semaine, alors qu'un employé à temps plein travaille 5 jours semaine.

000-0000 ou (000) 000-0000

Le logiciel accepte 7 ou 10 chiffres, que ces chiffres soient séparés par - ou espace ou point ou que tous les chiffres soient collés les uns aux autres.

•Si 8 chiffres sont saisis, le format d'affichage est : 00 00 0000.

•Si 11 chiffres sont saisis, le format d'affichage est : (000) 00 00 0000.

Le logiciel accepte 8 ou 11 chiffres, que ces chiffres soient séparés par un tiret (-), un espacement ou un point ou que tous les chiffres soient collés les uns aux autres.

000-0000 ou (000) 000-0000

Le logiciel accepte 7 ou 10 chiffres, que ces chiffres soient séparés par - ou espace ou point ou que tous les chiffres soient collés les uns aux autres.