SIGMA-RH

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Navigation: Configuration des modules > Configurer les modèles de documents

Ajouter un modèle de document (Word)

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Barre de menus : Configuration

Menu : Multimodules > Modèle de document

Les modèles de documents créés à partir d'un fichier Word sont disponibles dans plusieurs modules par l'intermédiaire de la fonctionnalité Document fusionné.

Astuce

Note : Si vous avez créé un modèle de document à partir d'un fichier Word, mais que des changements (par ex. formatage, ajout ou suppression de champs de fusion, etc.) doivent être apportés au fichier source, vous devrez :

1.Extraire le modèle de document préalablement créé dans SIGMA-RH (si le fichier Word initial n'est plus disponible).

2.Modifier le modèle de document existant en sélectionnant le fichier Word mis à jour.

3.Au besoin, définir les correspondances pour les champs de fusion qui auraient été ajoutés. Les correspondances existantes sont conservées.

Limitations

•Lors de la création d’un élément de niveau 1 dans la structure administrative (Entité légale), les modèles de documents provenant de Word ne peuvent pas être copiés à partir d'un niveau 1 existant.

•Le fichier Word utilisé pour créer un modèle de document ne doit pas contenir d'images liées. Si vous insérez une image dans un document Word, par exemple pour créer un en-tête, assurez-vous d'incorporer les images au document Word plutôt que de les lier.

•Seuls les champs de fusion (MERGEFIELD) figurant dans le fichier Word peuvent faire l'objet de correspondances avec les champs dans SIGMA-RH. Afin d'insérer la date dans le modèle de document, vous devrez utiliser un champ de fusion (MERGEFIELD), puis définir une correspondance pour ce champ à l'aide des champs SIGMA-RH de type Fonction. Les champs Word de type DATE, qui sont souvent utilisés pour afficher les dates dans les lettres, ne peuvent pas faire l'objet de correspondance.

•Si le fichier Word contient des images, celles-ci ne seront pas visibles si vous choisissez le format HTML :

olorsque vous cliquez Visualiser pour afficher le document fusionné;

olorsque vous envoyez en pièce jointe un document fusionné en format HTML;

olorsque la case Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel n'est pas cochée et que le document fusionné figure directement en format HTML dans le courrier électronique.

Si le fichier Word comprend des images, par exemple pour créer un en-tête, assurez-vous d'utiliser le format Word ou PDF.

•Si le fichier Word est fusionné en lot (par ex. pour plusieurs candidats dans un recrutement, pour plusieurs employés inscrits à une session de formation, pour plusieurs employés pour qui on gère les cliniques médicales) ou par l'entremise d'une tâche dans l'Assistant personnel (Fusionner des documents ou Fusionner des documents pour les formateurs), le document fusionné figure toujours dans le corps du texte du courrier électronique (en format HTML). Si le fichier Word comprend des images, celles-ci ne s'affichent pas dans le corps du texte, car les images ne sont pas supportées en HTML.

Configuration préalable - Ajouter un champ de fusion dans un document Word

Avant d'ajouter le modèle de document, vous devez vous assurer que les champs de fusion ont été insérés dans le document Word.

Astuce

Note : Des champs de fusion doivent être utilisés si vous voulez faire une correspondance pour :

•un champ de l'application, par exemple, le champ réservé à la date d'embauche d'un employé ou à la date d'événement;

•l'image de la compagnie, que celle-ci ait été définie dans les paramètres d'entreprise, les paramètres du niveau 1 de la structure administrative (Entité légale) ou les paramètres du niveau 4 de la structure administrative (Etablissement);

•un tableau de données.

1.Dans Word, accéder à l’onglet Insérer.

2.Cliquer QuickPart, puis choisir Champ.

Version de Word
Word 2016
Word 365

3.Sélectionner le champ nommé ChampFusion qui se trouve dans la catégorie Publipostage.

4.Saisir un nom unique pour le champ qui doit faire l’objet d’une correspondance avec un champ ou un tableau de données dans SIGMA-RH.

Insérer un champ de fusion

Astuce

Note : Assurez-vous de donner des noms significatifs à chacun des champs de fusion (ex. EMP_NOM, EMP_PRENOM, etc.). Ce sera plus facile de vous y retrouver lorsque vous ferez les correspondances avec les champs SIGMA-RH.

Attention

Attention : Si vous ajoutez un champ de fusion pour une image, le nom de ce champ doit suivre le format suivant : IMAGE:IDENTIFIANT

Le deux-points : après le mot IMAGE fait partie du format prescrit. L'identifiant suivant le deux-points peut varier. Vous pourriez saisir, par exemple, IMAGE:ENTREPRISE.

5.Cliquer OK pour insérer le champ de fusion dans le document Word.

Ajouter un modèle de document à partir d'un fichier Word

1.Choisir Multimodules > Modèle de document dans la barre de menus.

2.Cliquer Ajouter.

3.Choisir Modèle Word.

Résultat : L'écran de définition des modèles de documents s'affiche à l'écran. Une fenêtre flottante secondaire rappelle l'utilisateur responsable de ce modèle.

4.Sélectionner le niveau de structure administrative applicable dans la fenêtre flottante secondaire Structure.

Attention

Attention : Le niveau de structure administrative sélectionné ne peut plus être modifié une fois qu'un modèle de document est enregistré.

Structure administrative

Les limitations suivantes s'appliquent lors de la sélection du niveau de structure administrative :

Limitation

Explications

Nombre de niveaux

Seuls les quatre premiers niveaux de la structure administrative peuvent être sélectionnés, c'est-à-dire :

•Entité légale

•Division

•Secteur économique

•Etablissement

Restriction d'accès

Vous ne pouvez pas sauvegarder, modifier ou supprimer un modèle de document si votre profil d'utilisateur comporte des restrictions d'accès et que vous avez choisi un niveau de structure administrative non permis.

Astuce

Note : Vous pourrez toutefois visualiser (en Lecture seule) des modèles de documents qui sont créés dans des niveaux de structure administrative supérieurs au niveau de structure précisé dans votre dossier d'utilisateur.

Exemples

Un utilisateur peut uniquement avoir accès aux données dans l'établissement ABC (niveau 4 dans la structure administrative).

•S'il a les accès requis, il peut sauvegarder, modifier ou supprimer un modèle de document dans l'établissement ABC.

•Il ne peut pas sauvegarder un modèle de document si celui-ci ci est créé au niveau 1 (Entité légale).

•Il ne peut pas modifier ou supprimer un modèle de document créé au niveau 1 (Entité légale).

•Il ne peut pas visualiser des modèles de documents créés dans l'établissement XYZ.

•Il peut toutefois visualiser (en Lecture seule) des modèles de documents créés dans le niveau 1 (Entité légale).

Impacts de la structure administrative lors de la génération des documents fusionnés

Lorsqu'ils veulent générer un document fusionné, les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles de documents qui ont été créés dans un niveau de structure administrative auquel ils ont spécifiquement accès ou dans un niveau de structure administrative supérieur au leur.

Exemples

•Un modèle de document de type Employé est associé à un niveau 1 dans la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC). Tous les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner ce modèle de document pour générer des documents fusionnés dans les dossiers de tous les employés, peu importe le niveau 4 (Etablissement) dans lequel les dossiers de ces employés ont été créés.

•Un modèle de document de type Employé est spécifiquement associé à un niveau 4 dans la structure administrative (par exemple, Etablissement 123).

oLes utilisateurs ayant uniquement accès à l'établissement 123 peuvent visualiser et sélectionner ce modèle pour générer des documents fusionnés dans les dossiers des employés qui ont été créés dans ce niveau de structure ou à un niveau inférieur.

oLes utilisateurs ayant uniquement accès à l'établissement 456 ne pourront pas visualiser ou sélectionner ce modèle de document lors de la génération d'un document fusionné.

oLes utilisateurs ayant accès au plus haut niveau de la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC) peuvent visualiser et sélectionner ce modèle pour générer des documents fusionnés dans les dossiers des employés qui ont été créés dans l'établissement 123 ou à un niveau inférieur.

5.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

Champ

Utilisation

Nom du modèle *

Inscrire le nom du modèle.

Astuce

Note : La disponibilité des champs réservés au nom, ainsi que la langue dans laquelle ces noms sont obligatoires, sont définies dans les paramètres d'entreprise.

Description à utiliser lors de la fusion et comme sujet du courriel *

Inscrire la description à utiliser lors de la fusion et comme sujet du courriel.

Astuce

Note : La disponibilité des champs réservés au nom, ainsi que la langue dans laquelle ces noms sont obligatoires, sont définies dans les paramètres d'entreprise.

Note : Ce champ permet de différencier le nom du modèle et la description à afficher lors de la fusion du document. La description se retrouve également dans le sujet du courriel si le document est envoyé par voie électronique.

Par exemple, les noms de vos modèles sont « Attestation d'emploi-Cadres » et « Attestation d'emploi-Employés », mais la description qui va apparaître lors de la fusion peut être « Lettre d'attestation d'emploi ».

Actif

Sélectionner le statut du modèle de document.

Astuce

Note : Lors de la création d'un modèle de document, cette case est cochée par défaut. Conservez cette valeur par défaut. Lorsqu'un modèle de document devient désuet, vous pouvez décocher la case afin de le désactiver. Vous pouvez filtrer les modèles de documents qui ont été désactivés.

État de la case	Utilisation
Cochée	Ce modèle de document peut être sélectionné lors de la création d'un nouveau document fusionné si les paramètres de sécurité octroyés à l'utilisateur qui fusionne le document le permettent.
Non cochée	Ce modèle de document ne peut plus être sélectionné lors de la création d'un nouveau document fusionné, mais il reste visible dans les documents fusionnés existants qui ont déjà été créés à partir de ce modèle si les paramètres de sécurité octroyés à l'utilisateur qui visualise le document fusionné le permettent.

Disponible dans les conversations

Indiquer la disponibilité du modèle de document dans les conversations.

•Sélectionner Oui pour que ce modèle de document puisse être utilisé dans les conversations afin de générer une réponse prédéfinie.

•Sélectionner Non pour que ce modèle de document ne s'affiche pas lorsqu'un utilisateur tente de générer une réponse prédéfinie dans une conversation.

Selon l'événement source dans lequel la conversation est ajoutée, le destinataire défini dans le modèle de document sélectionné a aussi un impact sur la fusion des informations dans la réponse prédéfinie.

Événement où la conversation est ajoutée

Destinataires pouvant être sélectionnés dans le modèle de document

•Événement standard associé à un employé, par exemple, absence, rapport d'accident, etc.

•Événement utilisateur créé à partir d'un écran utilisateur de type Événement associé à un employé

Tous

•Événement utilisateur créé à partir d'un écran utilisateur de type Événement associé à une structure administrative ou Réunion

•Requête créée à partir d'un écran personnalisé Type de requêtes et réponses

Utilisateur seulement. Aucune réponse prédéfinie n'est générée pour les autres destinataires.

Modèle Word *

Cliquer Parcourir, puis sélectionner le fichier Word qui doit être utilisé dans le modèle de document. Le fichier sélectionné peut comporter l'extension .docx ou .doc. Les fichiers comportant l'extension .dot ne sont pas supportés.

Type de modèle *

Sélectionner le type de modèle.

Ce choix conditionne les champs disponibles lorsque vous définissez les correspondances pour les champs de fusion, ainsi que la disponibilité du modèle pour générer des documents fusionnés.

Destinataire *

Choisir le destinataire.

Le destinataire a un impact lors de la création d'un document fusionné généré à partir du modèle de document sélectionné.

Astuce

Note : Les types de destinataires disponibles varient selon le type de modèle de document sélectionné précédemment.

Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel

Cocher Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel si le document fusionné obtenu par l'utilisation de ce modèle de document doit être envoyé comme pièce jointe. Inscrire alors un court texte dans le champ Introduction.

•Si cette case est cochée, le format de cette pièce jointe peut être défini dans le champ Format de la pièce jointe.

•Si cette case n'est pas cochée, le document fusionné figurera en format HTML directement dans le courrier électronique. Seul le format HTML est permis dans ce cas.

Format de la pièce jointe

Si vous avez coché Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel, sélectionner le format que devra prendre cette pièce jointe : HTML, PDF, Word.

Attention

Attention : Si le fichier Word contient des images, celles-ci ne seront pas visibles si vous choisissez le format HTML :

•lorsque vous cliquez Visualiser pour afficher le document fusionné;

•lorsque vous envoyez en pièce jointe un document fusionné en format HTML;

•lorsque la case Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel n'est pas cochée et que le document fusionné figure directement en format HTML dans le courrier électronique.

Si le fichier Word comprend des images, par exemple pour créer un en-tête, assurez-vous d'utiliser le format WORD ou PDF.

Introduction

Si vous avez coché Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel, inscrire un court texte dans le champ Introduction (ex. Veuillez trouver ci-joint un ...). Si la notification est envoyée par courrier électronique, c'est ce texte qui figurera dans le courriel qui sera transmis.

6.Au besoin, définir les correspondances pour les champs de fusion (MERGEFIELD) qui peuvent figurer dans le modèle Word sélectionné.

7.Définir la sécurité de ce modèle de document.

8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le modèle de document.

Voir aussi...

Ajouter un modèle de document (interne)

Définir les correspondances dans un modèle de document Word

Modifier et extraire un modèle de document Word

Définir la sécurité d'un modèle de document

Définir les constantes dans un modèle de document

Gérer les tableaux de données liés à un modèle de document

Copier un modèle de document

Désactiver un modèle de document