SIGMA-RH

Vérifier dans la fenêtre flottante secondaire Structure le niveau de structure dans lequel le recrutement doit être créé.

Les recrutements doivent être sauvegardés au moins au niveau 4 dans la structure administrative (Etablissement). Au besoin, ils peuvent être sauvegardés à un niveau inférieur.

Par défaut, le système reporte le niveau de structure par défaut que vous avez sélectionné.

L'ajout de recrutement n'est pas permis si le niveau de structure sélectionné est un établissement de type Gestion de candidats.

Au besoin, ajouter un ou plusieurs documents à ce recrutement dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés.

Il peut s'agir, par exemple, de la description des tâches pour le poste concerné par ce recrutement.

Au besoin, générer du courrier à partir de modèles de documents dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés.

Il peut s'agir, par exemple, d'une lettre pour répondre au curriculum vitæ d'un candidat pour ce recrutement.

Lorsque vous êtes dans l'onglet Candidatures, vous pouvez utiliser ces filtres pour afficher les candidats en fonction de leur statut (À l'étude, Nouveau - À évaluer, Rejeté, Candidat retenu).

À l'ajout d'un recrutement, aucun candidat ne s'affiche dans cette fenêtre.

Le ou les candidats retenus s'afficheront dans cette fenêtre lorsqu'une demande d'embauche aura été approuvée pour ces personnes. Lorsqu'une demande d'embauche est approuvée, le système peut créer le dossier d'employé et assigner au candidat le poste sélectionné dans le recrutement.

À l'ajout d'un recrutement, toutes les statistiques sont à zéro.

Lorsque des candidatures sont ajoutées, vous pouvez visualiser :

•la répartition (en nombre et en pourcentage) des candidats en fonction de leur statut (À l'étude, Nouveau - À évaluer, Rejeté, Candidat retenu);

•le nombre total de candidats ayant postulé.

Suivant les paramètres d'entreprise, ce numéro peut être généré automatiquement par le système. Si ce n'est pas le cas, entrer manuellement le numéro de recrutement.

Pour être prévenu dès qu'un nouveau recrutement est enregistré, définir une note automatique à l'agenda.

Cliquer pour sélectionner dans la liste des postes définis pour la structure organisationnelle, le poste visé par ce recrutement.

•En mode Recherche simple, tous les postes actifs sont listés. La colonne Chemin d'accès aide à repérer la hiérarchie des différents postes. Choisir le poste, puis cliquer Sélectionner.

•En mode Recherche arborescente, les postes sont listés selon leur niveau dans la hiérarchie.

oPour descendre dans l'arborescence, cliquer l'hyperlien d'un poste supérieur.

oPour remonter dans l'arborescence, utiliser les boutons Racine (remonte au 1er poste) ou Parent (remonte d'un poste).

oPour sélectionner un poste, le cocher et cliquer Sélectionner.

•Au besoin, utiliser la fenêtre flottante Structure courante pour filtrer les postes en fonction du niveau de structure administrative défini dans le poste.

Que vous soyez en mode Recherche simple ou Recherche arborescente, vous verrez uniquement les postes qui ont été définis dans une structure organisationnelle dont le niveau de structure administrative est identique ou supérieur au niveau de structure administrative défini dans le recrutement.

Exemple - Structure organisationnelle sauvegardée au niveau 1 (Entité légale)

•Dans une entreprise, il existe une seule structure organisationnelle sauvegardée au niveau 1 (Entité légale) et on y a défini des postes.

•Vous créez un recrutement pour l'établissement ABC ou pour l'établissement XYZ.

•Lorsque vous sélectionnez le poste, vous verrez les postes définis dans la structure organisationnelle sauvegardée au niveau 1 (Entité légale).

Exemple - Structures organisationnelles sauvegardées au niveau 4 (Etablissement)

•Dans une entreprise, il existe deux structures organisationnelles et on y a défini des postes :

oStructure organisationnelle A qui est sauvegardée au niveau 4 (Etablissement) ABC.

oStructure organisationnelle B qui est sauvegardée au niveau 4 (Etablissement) XYZ.

•Vous créez un recrutement pour l'établissement ABC.

•Lorsque vous sélectionnez le poste, vous verrez uniquement les postes définis dans la structure organisationnelle A sauvegardée au niveau 4 (Etablissement) ABC.

•Vous ne verrez pas les postes définis dans la structure organisationnelle B sauvegardée au niveau 4 (Etablissement) XYZ.

Si les postes ont été hiérarchisés dans la structure organisationnelle, le système affiche, en Lecture seule, le nom du poste supérieur du poste affiché.

Préciser la raison du recrutement (ex. remplacement congé maternité, nouveau poste).

Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Raison de la demande (Recrutement) (code X6).

Saisir le nombre de personnes qui doivent être embauchées pour ce recrutement.

Déterminer le niveau de priorité (ex. immédiate, 1 mois et moins).

Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Niveau de priorité (Recrutement) (code X7).

À l'ajout d'un recrutement, la date du jour est proposée par défaut. Au besoin, saisir une autre date d'ouverture. Saisir une date de fermeture afin de fermer un recrutement et le rendre inactif, par exemple, lorsque vous avez embauché le ou les candidats.

•Ces deux dates peuvent générer une note automatique à l'agenda.

•La date de fermeture peut vous servir à filtrer les recrutements dans l'écran de gestion.

Permet d'indiquer le nom de la personne chargée du suivi de ce recrutement.

Dès qu'un employé crée un dossier et qu'il a été désigné « responsable de dossier », ses nom et prénom sont automatiquement insérés dans ce champ.

Si un autre responsable de dossier doit être attribué à cet événement, cliquer . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.

Si de multiples responsables de dossier ont été attribués à un événement, vous pouvez cliquer pour consulter l'historique des responsables de dossier. Cet historique vous permet de savoir quel utilisateur a modifié le responsable de dossier, ainsi que la date et l'heure auxquels ce changement a été apporté.

Le site principal du niveau 4 (Etablissement) dans lequel le recrutement est créé est automatiquement reporté. Cependant, le site reporté par défaut peut être modifié au besoin.

Cette information est utile si vous utilisez les outils de géolocalisation. Elle vous permet de visualiser la durée du transport et la distance entre l'adresse des candidats ajoutés au recrutement et le lieu de travail défini dans le recrutement.

Cette information est également utilisée si la recherche par lieu de travail a été activée dans les widgets de diffusion.

Préciser l'état du recrutement (Abandonné, Accepté, Pourvu, Refusé). L'état est pris en compte pour déterminer si le statut du recrutement est actif ou inactif.

•Avec l'état Aucun ou Accepté, le statut du recrutement est actif.

•Avec l'état Abandonné, Pourvu ou Refusé, le statut du recrutement est inactif.

Seuls les recrutements ayant l'état Accepté peuvent être :

•publiés sur un site Web à l'aide d'un widget de diffusion ou sur Broadbean.

•visualisés dans la fenêtre flottante secondaire Postes disponibles qui est présentée dans la page d'accueil (que ce soit en mode Gestion ou dans My SigmaRH) si les cases Actif pour publication et Permettre aux employés de postuler pour ce recrutement dans l'application ont été cochées dans la configuration de la publication.