SIGMA-RH

Cette fonctionnalité vous permet de joindre un document, quel qu'il soit, à :

•un événement (par ex. rapport d'accident de travail, absence, grief, entretien, etc.). Dans ce cas, le document associé est ajouté à l'événement dans un suivi de dossier Document associé.

•un dossier (par ex. fiche d'un employé, risque, évaluations et suivis, etc.). Dans ce cas, le document est associé au dossier dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés.

Il peut s'agir d'une photo du lieu de l'accident, d'un rapport d'expertise médicale, d'une copie numérisée d'un billet médical, d'une facture quelconque, d'un curriculum vitæ d'un candidat.

Peu importe la provenance du document (disque dur de votre PC, serveurs de la compagnie, fichier joint dans un courriel, etc.), il sera incorporé à la base de données SIGMA-RH. Ce document pourra donc ensuite être déplacé, supprimé des serveurs ou renommé; l'information demeurera disponible dans votre application SIGMA-RH.

Par défaut, la taille maximale d'un document associé est de 4096 Ko. Cependant, si avez fréquemment à ajouter des documents associés dépassant cette taille, communiquez avec SIGMA-RH Solutions inc. pour que cette valeur par défaut soit modifiée dans le fichier de configuration de l'application sur le serveur.

Vous pouvez utiliser le glisser-déposer pour ajouter un document associé dans :

•un suivi de dossier d'un événement ou d'un rapport d'intervention;

•le programme de prévention et les plans d'action qui y sont définis;

•le recrutement;

•le dossier de l'employé.

Suivi de dossier, plan d'action, rapport d'intervention

1.Accéder à l'événement ou au dossier dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Sélectionner le fichier à ajouter dans l'explorateur de fichiers.

3.Glisser-déposer le fichier dans la fenêtre flottante principale Suivi de dossier.

Résultat : L'écran Document associé s'affiche à l'écran.

4.Vérifier la description du fichier. La valeur implicite est le nom du fichier sélectionné, mais une description différente peut être saisie.

5.Vérifier la date du fichier. La valeur implicite est la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document associé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres suivis de dossier de type Document associé.

Dossier d'employé, programme de prévention, recrutement

1.Accéder au dossier (employé, programme de prévention, recrutement) dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Sélectionner le fichier à ajouter dans l'explorateur de fichiers.

3.Glisser-déposer le fichier dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres documents associés.

Vous pouvez utiliser le raccourci Parcourir pour ajouter un document associé dans :

•un suivi de dossier d'un événement ou d'un rapport d'intervention;

•le programme de prévention et les plans d'action qui y sont définis;

•le recrutement;

•le dossier de l'employé.

Suivi de dossier, plan d'action, rapport d'intervention

1.Accéder à l'événement ou au dossier dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Cliquer Parcourir dans la fenêtre flottante principale Suivi de dossier.

3.Localiser le document et cliquer Ouvrir.

Résultat : L'écran Document associé s'affiche à l'écran.

4.Vérifier la description du fichier. La valeur implicite est le nom du fichier sélectionné, mais une description différente peut être saisie.

5.Vérifier la date du fichier. La valeur implicite est la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document associé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres suivis de dossier de type Document associé.

Dossier d'employé, programme de prévention, recrutement

1.Accéder au dossier (employé, programme de prévention, recrutement) dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Cliquer Parcourir dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés.

3.Localiser le document et cliquer Ouvrir.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres documents associés.

Vous pouvez ajouter un document associé en ajoutant un suivi de dossier de type Document associé.

1.Accéder à l'événement ou au dossier dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Suivi de dossier.

3.Choisir Document associé dans la fenêtre contextuelle.

Résultat : L'écran Document associé s'affiche à l'écran.

4.Cliquer Parcourir pour localiser le fichier ou glisser-déposer le fichier.

5.Vérifier la description du fichier. La valeur implicite est le nom du fichier sélectionné, mais une description différente peut être saisie.

6.Vérifier la date du fichier. La valeur implicite est la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document associé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres suivis de dossier de type Document associé.

Lorsque les documents associés sont conservés dans une fenêtre flottante secondaire Documents associés d'un dossier (dossier de l'employé, poste, recrutement, programme de prévention, session de formation, unité de travail, phase de travail, risque (avec ses évaluations et suivis), modèle d'unité ou de phase de travail, contrôle de substance, produit chimique, projet de feuille de temps,  dossier d'un client/fournisseur), vous pouvez ajouter de nouveaux documents associés en cliquant Détails.

1.Accéder au dossier dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Cliquer Détails… dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés.

3.Cliquer Ajouter dans la liste des documents associés.

Résultat : L'écran Document associé s'affiche à l'écran.

4.Cliquer Parcourir pour localiser le fichier ou glisser-déposer le fichier.

5.Vérifier la description du fichier. La valeur implicite est le nom du fichier sélectionné, mais une description différente peut être saisie.

6.Vérifier la date du fichier. La valeur implicite est la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document associé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres suivis de dossier de type Document associé.

Vous pouvez consulter en tout temps un document associé qui a déjà été ajouté dans un dossier ou un événement.

1.Accéder au dossier ou à l'événement pour lequel le document associé a été ajouté.

2.Si le document a été ajouté dans la fenêtre flottante principale Suivi de dossier, cliquer dans cette fenêtre.

3.Si le document a été ajouté dans une fenêtre flottante secondaire Documents associés, cliquer l'hyperlien du document associé dans cette fenêtre.

Résultat : Le système affiche le document associé dans l'outil de visualisation de fichier. Utiliser les fonctions d'impression de cet outil pour obtenir une copie papier.

Si le document associé a été ajouté dans un dossier (ex. dossier d'employé), vous pouvez le remplacer par une nouvelle version, par exemple si un fichier erroné a été ajouté initialement.

1.Accéder au dossier dans lequel le document associé a été ajouté.

2.Cliquer Détails… dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés.

3.Accéder au document associé qui doit être remplacé.

4.Cliquer Remplacer pour localiser le fichier ou glisser-déposer le fichier.

5.Vérifier la description du fichier.

6.Vérifier la date du fichier.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document associé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres documents associés.

Si un document associé erroné a été ajouté, vous pouvez le supprimer si vous avez les droits requis.

Suivi de dossier, plan d'action, rapport d'intervention

1.Accéder à l'événement ou au dossier dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Cocher le document associé requis dans la fenêtre flottante principale Suivi de dossier.

3.Cliquer Supprimer.

Résultat : Une confirmation s'affiche.

4.Cliquer OK.

Résultat : Le suivi de dossier sélectionné Document associé est supprimé.

Dossier d'employé, programme de prévention, recrutement

1.Accéder au dossier dans lequel le document associé doit être supprimé.

2.Dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés, cliquer pour le document associé à supprimer.

Résultat : Une confirmation s'affiche.

3.Cliquer OK.

Résultat : Le document associé sélectionné est supprimé.

Oui, vous pouvez utiliser une recherche de personnel pour effectuer une recherche plein-texte dans les documents associés qui ont été ajoutés dans les dossiers des employés et des candidats, par exemple, dans les CV.

Règles de base pour les recherches de personnel dans les documents associés

Les règles suivantes s'appliquent :

•La recherche peut s'effectuer dans les documents associés ayant l'une des extensions suivantes : .doc, .docx, .pdf, .txt, .html.

•La recherche est insensible à la casse. Vous pouvez taper vos termes en majuscules ou en minuscules. Vous obtiendrez les mêmes résultats.

•La recherche est insensible aux accents. Si vous tapez le terme relève, vous repérerez les employés qui ont un document associé comprenant le terme relève, ainsi que les employés qui ont un document associé comprenant le terme relevé.

•La recherche peut repérer un seul mot (par exemple, Excel) ou une expression (par exemple, gestionnaire de projets). Si vous saisissez une expression (par exemple, gestionnaire de projets), cette chaîne de caractères doit se trouver telle quelle dans le document associé.

Exemple

•Dans les documents associés ajoutés dans les dossiers des employés :

oLe CV de M. Tremblay indique qu'il a été Gestionnaire de projets.

oLe CV de M. Vachon indique qu'il a été Gestionnaire RH et Responsable de projets.

•Dans la recherche de personnel, vous avez saisi la chaîne de caractères gestionnaire de projets.

•Lorsque vous lancez la recherche de personnel, vous repérez uniquement le dossier de M. Tremblay, car le CV de M. Vachon ne comprend pas la chaîne de caractères gestionnaire de projets.

Configuration de la recherche de personnel

1.Ajouter une recherche de personnel.

2.Ajouter un critère de type Un document de sa fiche salarié contient un ou plusieurs mots.

•Saisir le mot ou la chaîne de caractères à rechercher.

•Indiquer le niveau d'importance et le pointage associés au critère.

•Enregistrer le critère.

3.Lancer la recherche de personnel.