Vous pouvez envoyer un document fusionné aux employés qui ont été inscrits à une liste d'attente.
La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi de l'inscription de l'employé sur une liste d'attente.
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Note : Vous devez définir au préalable le modèle de document suivant :
•Type de modèle = Formation - Liste d'attente;
•Destinataire = Employé. |
1.Choisir Gestion express dans la barre de menus RH Global.
2.Suivre les étapes pour rechercher un employé. Une fois la liste des événements de l'employé affichée à l'écran, cocher l'événement Inscription à une liste d'attente pour lequel un courrier doit être envoyé.
Résultat : L'écran de l'inscription à une liste d'attente s'affiche pour cet employé.
3.Dans la fenêtre flottante Suivi de dossier, cliquer Ajouter, puis sélectionner Document fusionné dans la fenêtre contextuelle
4.Sélectionner le modèle de document requis.
Paramètres du modèle de document
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Explications
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Type de modèle
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Seuls les modèles de type Formation - Liste d'attente sont disponibles.
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Statut
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Seuls les modèles actifs peuvent être sélectionnés.
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Paramètres de sécurité
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Les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles pour lesquels ils ont au moins un droit en Lecture.
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Niveau de structure administrative
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Les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles de documents qui ont été créés au même niveau 4 dans la structure administrative (Etablissement) que l'événement d'inscription à la liste d'attente ou dans un niveau de structure administrative supérieur.
Exemples
•Un modèle de document est associé à un niveau 1 dans la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC). Ce modèle de document peut être utilisé pour générer des documents fusionnés dans les événements de tous les employés, peu importe le niveau 4 (Etablissement) dans lequel ces événements ont été créé.
•Un modèle de document est spécifiquement associé à un niveau 4 dans la structure administrative (par exemple, Etablissement 123).
oIl peut uniquement être utilisé pour générer des documents fusionnés dans les événements qui ont été créés dans ce niveau de structure ou à un niveau inférieur.
oIl ne peut pas être utilisé pour générer des documents fusionnés dans les événements qui ont été créés dans l'établissement 456. |
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5.Saisir les données requises dans la fenêtre Informations générales.
Champ
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Description
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Date *
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Saisir la date et l'heure d'envoi du document. Les valeurs implicites sont la date et l'heure courantes, elles peuvent être modifiées pour envoyer le document à une date ultérieure par exemple.
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Courriel de retour
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Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com).
Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ».
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Attention : Si l'utilisateur saisit une adresse électronique (peut être utile temporairement), cette valeur n'est pas sauvegardée dans le document fusionné.
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Type de destinataire
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Le type de destinataire est pré-sélectionné et il ne peut pas être modifié.
Le type de destinataire est Employé.
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Destinataire
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Lorsque le type de destinataire sélectionné est Employé, le nom de l'employé est récupéré de la base de données. Le système reporte aussi dans le champ Courriel l'adresse de courrier électronique figurant dans la fiche de l'employé.
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C.C. aux supérieurs de l'employé
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Cette case s'affiche uniquement si le type de destinataire sélectionné est Employé. Cocher cette case si une copie du courriel doit être envoyée au(x) superviseur(s) hiérarchique(s) de l'employé. Le ou les superviseurs de l'employé sont définis dans sa fiche d'employé.
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Courriel
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Lorsque le type de destinataire sélectionné est Employé, l'adresse de courrier électronique figurant dans la fiche de l'employé concerné est reportée dans ce champ. Vous pouvez cependant la modifier au besoin.
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Modèle de document
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Le modèle de document est pré-sélectionné et il ne peut pas être modifié.
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Description *
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Le système reporte dans ce champ la description figurant dans le champ Description à utiliser lors de la fusion et comme sujet du courriel du modèle de document sélectionné. Cependant, vous pouvez modifier cette description au besoin.
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Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel
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Le système reporte dans cette case à cocher l'état sélectionné dans la case Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel du modèle de document sélectionné (c'est-à-dire case cochée ou non cochée).
Vous pouvez cependant modifier cette valeur au besoin. Si le document fusionné doit être envoyé comme pièce jointe, inscrire alors un court texte dans le champ Introduction.
Origine
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Impacts
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Modèle de document interne
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•Si cette case est cochée, le format de cette pièce jointe sera HTML.
•Si cette case n'est pas cochée, le document fusionné figurera en format HTML directement dans le courrier électronique. |
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Modèle de document créé à partir d'un fichier Word
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•Si cette case est cochée, le format de cette pièce jointe peut être défini dans le champ Format de la pièce jointe.
•Si cette case n'est pas cochée, le document fusionné figurera en format HTML directement dans le courrier électronique. Seul le format HTML est permis dans ce cas. |
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Format de la pièce jointe
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Ce champ s'affiche uniquement si le modèle de document sélectionné a été créé à partir d'un fichier Word; il n'est pas affiché si un modèle de document interne a été sélectionné.
Le système reporte dans ce champ le format choisi dans le champ Format de la pièce jointe du modèle de document sélectionné : HTML, PDF, Word. Cependant, vous pouvez modifier ce format au besoin.
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Introduction
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Le système reporte dans ce champ le texte figurant dans le champ Introduction du modèle de document sélectionné. Cependant, vous pouvez modifier ce texte au besoin.
Si le document fusionné est envoyé par courrier électronique, c'est ce texte qui figurera dans le courriel qui sera transmis.
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6.Cliquer Générer le document.
Résultat : Le document s'affiche; les champs ont été remplacés par les données récupérées dans la base de données.
•Si vous avez sélectionné un modèle de document interne, le contenu peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.
•Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, aucune mise en page supplémentaire ne peut être faite.
7.Cliquer Envoyer par courrier électronique pour expédier le document par courriel à l'adresse électronique saisie plus haut pour l'employé. À défaut de pouvoir envoyer un courriel, le document peut être imprimé, puis envoyé par la poste ou transmis par télécopieur.
Note : Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, cliquer Visualiser, puis sélectionner un format d'affichage (WORD, HTML, PDF). Le bouton Visualiser n'est pas disponible s'il s'agit d'un modèle de document interne.
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Note : Si le fichier Word contient des images, celles-ci ne seront pas visibles si vous choisissez le format HTML. Si le fichier Word comprend des images, par exemple pour créer un en-tête, assurez-vous d'utiliser le format WORD ou PDF.
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8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document.
9.De retour dans la liste d'attente, cliquer Enregistrer pour la sauvegarder. |
réservée au graphique illustrant l'évolution salariale.
