1.Choisir Gestion express dans la barre de menus RH Global.
2.Suivre les étapes pour rechercher un employé. Une fois la liste des événements de l'employé affichée à l'écran, cliquer Ajouter.
Résultat : Une fenêtre contextuelle liste alors les divers types d'événements possibles.
3.Cliquer Inscription à une session de formation.
Résultat : La liste des sessions de formation disponibles s'affiche à l'écran. Les paramètres suivants ont une incidence sur les liste des sessions affichées.
Paramètres
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Explications
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Niveau de structure administrative
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Lorsqu'ils veulent ajouter une inscription à une session à partir de la Gestion express, les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les sessions qui ont été créées dans un niveau de structure administrative admissible pour l'employé sélectionné.
Exemples
•Une session a été créée au niveau 1 dans la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC). Tous les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner cette session et y inscrire des employés, peu importe le niveau 4 (Etablissement) dans lequel les dossiers de ces employés ont été créés.
•Une session a été créée au niveau 4 dans la structure administrative (par exemple, Etablissement Montréal).
oLes utilisateurs ayant uniquement accès à l'établissement Montréalpeuvent visualiser et sélectionner cette session et y inscrire des employés dont le dossier a été créé dans ce niveau de structure ou à un niveau inférieur.
oLes utilisateurs ayant uniquement accès à l'établissement Québec ne pourront pas visualiser ou sélectionner cette session.
oLes utilisateurs ayant accès au plus haut niveau de la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC) peuvent visualiser et sélectionner cette session pour inscrire des employés dont le dossier a été créé dans l'établissement Montréal ou à un niveau inférieur. |
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Mode de gestion des sessions
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•Si vous utilisez le mode Manuel pour la gestion des sessions, vous verrez uniquement les sessions réalisées. À partir de la Gestion express, vous pouvez donc uniquement inscrire un employé à une session réalisée. Pour inscrire un employé à une session prévisionnelle, vous devez effectuer l'ajout à partir de la session prévisionnelle.
•Si vous utilisez le mode Automatique pour la gestion des sessions, vous verrez les sessions ayant l'état Prévisionnel, En cours ou Réalisé. |
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Population définie dans le cours sélectionné dans la session
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Vous pouvez uniquement sélectionner les sessions auxquelles un employé a droit en fonction des populations définies dans le cours sélectionné dans la session.
Exemple
•Seuls les employés ayant le métier Traduction peuvent être inscrits à une session pour le cours Traduction technique.
•Configurer une définition de population où l'on choisira en condition Métier = Traduction.
•Dans le cours Traduction technique, sélectionner la définition de population Réservé aux employés ayant le métier Traduction.
•Lorsqu'un gestionnaire ajoute une inscription à une session pour le cours Traduction technique à partir de la Gestion express : Il peut uniquement sélectionner les sessions donnant le cours Traduction technique pour les employés dont le métier est Traduction. Pour les employés ayant un autre métier, les sessions donnant le cours Traduction technique sont masquées. |
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Sécurité définie dans le cours sélectionné dans la session
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Vous pouvez uniquement visualiser et sélectionner les sessions données pour un cours pour lequel vous avez au moins un droit en Lecture dans les paramètres de sécurité.
Exemple
•Dans le cours Gestion de projets (qui est toujours donné par un organisme de formation), vous avez donné les pleins droits au groupe d'utilisateurs Gestionnaire - Formation externe.
•Dans le cours Mesures d'évacuation en cas d'incendie (qui est toujours donné par un formateur interne), vous avez donné les pleins droits au groupe d'utilisateurs Gestionnaire - Formation interne.
•Dans son profil Gestion, Charles Leblanc est membre du groupe d'utilisateurs Gestionnaire - Formation interne.
•Charles Leblanc accède à la Gestion express de Nathalie Dubuc. Lorsqu'il ajoute l'événement Inscription à une session, il peut visualiser les sessions données pour le cours Mesures d'évacuation en cas d'incendie. Il ne peut pas visualiser les sessions données pour le cours Gestion de projets, car il n'a pas de droit en Lecture sur ce cours. |
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4.Choisir la session appropriée, puis cliquer Sélectionner.
Résultat : L'écran de définition des inscriptions à une session de formation s'affiche à l'écran.
Fenêtre flottante
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Utilisation
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Informations sur la session
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Rappelle le code, le nom, la date de début et la date de fin du cours.
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5.Préciser les informations sur cette inscription dans l'écran Inscriptions.
Champ
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Utilisation
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Utiliser le taux horaire de la fiche d'employé / Taux horaire
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Attention : Cette option est uniquement accessible si l'utilisateur a accès à l'instance Accès aux coûts salariaux des employés inscrits à des sessions de formation. Si l'utilisateur n'a pas accès à cette instance, il ne peut pas gérer et visualiser les coûts salariaux des employés inscrits à des sessions de formation, que ce soit dans les sessions ou par l'entremise des modèles de rapports, tableaux de données, graphiques ou modèles de documents.
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Les coûts salariaux de l'employé inscrit à la session de formation sont calculés sur la base du taux horaire saisi dans la rémunération dans la fiche de l'employé (taux horaire x heures applicables de toutes les périodes définies pour la session de formation).
•Cocher Utiliser le taux horaire de la fiche d'employé pour utiliser le taux horaire défini dans la fiche de cet employé.
•Pour utiliser un autre taux horaire que celui défini dans la fiche de cet employé, décocher la case Utiliser le taux horaire de la fiche d'employé, puis saisir ce taux horaire.
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Attention : En cochant la case Utiliser le taux horaire de la fiche employé, les coûts salariaux tiennent compte du taux horaire applicable pour chacune des périodes.
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Exemple
•Un employé est inscrit à une session de 10 périodes.
•En date de la première période, le taux horaire de l'employé est de 25 $.
•En date de la troisième période, le taux horaire de l'employé est de 27 $.
•Pour les deux premières périodes, les coûts salariaux tiendront compte du taux horaire de 25 $.
•Pour les huit dernières périodes, les coûts salariaux tiendront compte du taux horaire de 27 $. |
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Coefficient applicable / Budget
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Un coefficient implicite peut avoir été choisi pour les salaires dans la session de formation. Il peut être remplacé par un autre.
Sélectionner dans la liste déroulante le coefficient qui s'applique. Par exemple, si l'employé doit participer à une formation de 7 heures un samedi et qu'il doit être payé 1,5 fois son taux horaire de 30 $, vous pouvez sélectionner un coefficient Temps et demi. Avec ce coefficient, les coûts salariaux de cet employé seront de 315 $ (7 heures X 30 $ x 1,5)
Un budget implicite peut avoir été choisi pour les salaires dans la session de formation. Il peut être remplacé par un autre.
Sélectionner dans la liste déroulante le budget qui s'applique.
Le système liste uniquement les budgets qui ont été enregistrés :
•dans le même niveau de structure administrative que la session;
•dans un niveau de structure administrative supérieur à celui défini pour la session (si cela est possible dans votre entreprise). |
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Note / Échec
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Si le cours sélectionné dans la session permet la gestion des notes et des échecs, vous pouvez préciser la note que l'employé a obtenue à l'examen (le cas échéant) et si la session de formation s'est soldée par un échec.
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6.Au besoin, ajouter des suivis de dossier pour l'inscription de cet employé.
•Dans la liste des événements de l'employé dans la Gestion express, cliquer sur la date de l'événement requis.
•Dans la fenêtre Suivi de dossier, cliquer Ajouter, puis choisir le suivi de dossier requis : Conversation, Document associé, Document fusionné, Note évolutive, Questionnaire.
7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'inscription. |
