SIGMA-RH

Suivant les paramètres d'entreprise, il est possible que le numéro de l'absence soit généré par le système. Il ne peut alors être modifié. Sinon, entrer ce numéro selon les politiques de votre entreprise.

La numérotation automatique peut comprendre un préfixe. Le préfixe doit être paramétré avec les déclencheurs/actions.

Préciser la raison de l'absence (ex. maladie, congé parental, etc.).

Les codes de raisons d'absences sont définis dans le menu Configuration des absences et des conséquences. Si vous avez défini une banque de temps pour cette raison d'absence, la transaction est automatiquement enregistrée dans la banque de temps de l'employé.

Lorsque la région d'utilisation précisée dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dans lequel le dossier de l'employé est créé est Canada (ou toute province du Canada), le système reporte par défaut la conséquence associée à la raison d'absence. Au besoin, modifier la conséquence.

Lorsque la région d'utilisation précisée dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dans lequel le dossier de l'employé est créé est différente de Canada (ou toute province du Canada), le système reporte par défaut la conséquence associée à la raison d'absence. La conséquence est grisée et ne peut pas être modifiée.

Les codes de conséquences sont définis dans le menu Configuration des absences et des conséquences.

Toute conséquence est associée à une durée. Indiquer l'heure et la date de début de cette conséquence. Par défaut, le système affiche la date et l'heure courantes, mais vous pouvez les modifier au besoin.

Pour être prévenu dès qu'une conséquence est enregistrée, définir une note automatique à l'agenda.

Indiquer l'heure et la date de fin de la conséquence. Ces deux dates peuvent générer une note automatique à l'agenda.

L'heure de fin n'est pas obligatoire si une date de fin est saisie.

Il est impossible d'avoir deux conséquences ouvertes pour le même employé et le même événement. Il est donc essentiel d'inscrire la fin d'une conséquence pour pouvoir en créer une autre.

Les conséquences actives (c.-à-d. en cours à la date de consultation) sont listées en rouge dans la fenêtre flottante Suivi de dossier dans l'événement.

Par défaut, l'option L'horaire du planning de l'employé est automatiquement sélectionnée afin que le calcul de la durée tienne compte de l'horaire de travail planifié défini dans le menu Planning. Cette option est en lecture seule. Aucune modification n'est permise.

Déterminer le mode de calcul des jours perdus associé à cette conséquence.

Automatique

Manuel

Saisie détaillée de la durée

Cette fenêtre s'affiche seulement si le code de raison d'absence sélectionné dans le champ Raison a été associé à une banque de temps dans la configuration du code de raison d'absence.

Cette fenêtre présente :

•la banque de temps que vous avez défini dans le code de raison d'absence;

•des informations sur le solde total figurant dans la banque de temps de l'employé pour lequel l'absence est créée.

Permet d'indiquer le nom de la personne chargée du suivi de cette absence.

Dès qu'un employé crée un dossier et qu'il a été désigné « responsable de dossier », ses nom et prénom sont automatiquement insérés dans ce champ.

Si un autre responsable de dossier doit être attribué à cet événement, cliquer . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.

Si de multiples responsables de dossier ont été attribués à un événement, vous pouvez cliquer pour consulter l'historique des responsables de dossier. Cet historique vous permet de savoir quel utilisateur a modifié le responsable de dossier, ainsi que la date et l'heure auxquels ce changement a été apporté.

Cette fenêtre présente :

•le total des jours ouvrables perdus (calculé en fonction des conséquences associées à cet événement);

•le nombre de jours pendant lequel l'employé a été en poste adapté (toujours d'après les conséquences associées à cet événement);

•la somme des coûts indirects engendrés par cet événement. Ces coûts indirects sont ceux qui ont été saisis dans les dépenses (frais d'expertise, prothèses, etc.), c.-à-d. que les salaires versés pour les jours de travail perdus ne sont pas inclus dans le total.

Présente des données récupérées dans le dossier de l'employé (poste, métier, quart de travail, statut d'emploi, type de temps). Modifier ces informations si l'absence ne s'est pas produite au poste de l'employé. Dans ce cas, choisir l'option en vigueur lorsque l'absence s'est produite.

Poste

Sélectionner le poste qu'occupait l'employé au moment de l'absence.

•S'il s'agit d'un des postes habituels de l'employé (c.-à-d. l'un des postes associés à l'employé dans sa fiche d'employé), cliquer Postes de l'employé et choisir ce poste dans la liste déroulante.

•S'il s'agit d'un autre poste, cliquer Tous les postes, puis . Le système liste par défaut les postes actifs dans la structure organisationnelle. Au besoin, visualiser les postes inactifs à l'aide d'un filtre dans la fenêtre flottante secondaire Statut des postes affichés. Cocher le poste qui convient, puis cliquer Sélectionner.