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Sessions de formation

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Menu : Formation > Centre de pilotage de la formation

Résumé des opérations pouvant être effectuées dans une session de formation

Une session de formation est définie en suivant les étapes suivantes :

1.Informations sur la session : Vous précisez entre autres le plan de formation, le cours pour lequel la session est donnée et les coûts pédagogiques.

2.Budgets : Si votre entreprise utilise les budgets pour comptabiliser les dépenses de formation, vous pouvez choisir les budgets par défaut qui doivent être utilisés dans les inscriptions, les ressources et les autres frais associés à la session.

3.Périodes : Vous préciserez les dates auxquelles les formations seront données.

4.Ressources : Vous saisirez pour chacune des périodes, les ressources (formateur interne/externe, matériel, salle) pour lesquels des dépenses de formation sont exigées.

5.Inscrire les employés : Vous inscrivez tous les employés qui doivent assister à cette session.

6.Autres frais associés à la session : Vous ajouterez toutes les autres dépenses (hébergement, repas, etc.) qui ont pu être engagées pour les ressources (formateur interne/externe, matériel, salle) ajoutées dans la session et pour les employés inscrits à la session.

Si le nombre maximum d'inscriptions est atteint dans une session, vous pouvez inscrire les employés sur une liste d'attente.

Vous pouvez visualiser le calendrier de toutes les sessions de formation.

Des fenêtres secondaires permettent de faire un suivi des coûts en présentant des sommaires par budget ou type de ressource. Au besoin, vous pouvez imprimer les informations de la session.

Pour chacun des employés inscrits à une session, vous pouvez aussi :

•contrôler les absences;

•valider les habilitations et les compétences des employés ayant suivi une formation;

•envoyer un questionnaire d'évaluation aux employés ayant suivi une formation;

•envoyer une confirmation d'inscription aux employés en produisant un document fusionné.

Quelles sont les différences entre les deux modes de gestion des sessions?

Il existe deux modes de gestion pour les sessions :

•le mode Manuel où l'état de la session est déterminé par les utilisateurs au moment de l'ajout. Les utilisateurs peuvent créer des sessions prévisionnelles et des sessions réalisées. Ils peuvent également ajouter une session réalisée à partir d'une session prévisionnelle.

•le mode Automatique où l'état de la session est déterminé automatiquement en fonction de la date du jour. L'état de la session peut être :

•Prévisionnel si toutes le périodes sont dans le futur;

•En cours si certaines des périodes n'ont pas encore eu lieu;

•Réalisé si toutes les périodes sont dans le passé.

Attention

Attention : Seul le service à la clientèle de SIGMA-RH Solutions inc. peut définir le mode de gestion des sessions. Le choix est habituellement effectué au moment de l'implantation du module afin de répondre aux processus en vigueur dans votre entreprise.

Astuce

Note : Peu importe le mode implanté, vous utiliserez les mêmes procédures pour saisir les informations suivantes dans les sessions : informations sur la session, périodes, ressources, inscriptions, désinscriptions, notes et échecs, autres frais, documents fusionnés.

Cependant, vous trouverez dans le tableau ci-dessous les principales différences entre le mode Automatique et le mode Manuel pour la gestion des sessions.

Différences

Mode Automatique

Mode Manuel

Onglet dans le centre de pilotage de la formation

Les utilisateurs visualisent un seul onglet Sessions.

Les utilisateurs visualisent deux onglets Sessions prévisionnelles et Sessions réalisées.

Menu de gestion des sessions

Les utilisateurs visualisent toutes les sessions, peu importe leur état dans un seul menu (Formation > Sessions).

Les utilisateurs visualisent les sessions dans deux menus distincts :

•Formation > Sessions prévisionnelles

•Formation > Sessions réalisées

État des sessions

L'état de la session est déterminé automatiquement en fonction de la date du jour.

•Prévisionnel si toutes le périodes sont dans le futur;

•En cours si certaines des périodes n'ont pas encore eu lieu;

•Réalisé si toutes les périodes sont dans le passé.

L'état de la session est déterminé par les utilisateurs au moment de l'ajout.

•Prévisionnel si l'utilisateur ajoute la session dans :

ol'onglet Sessions prévisionnelles du centre de pilotage de la formation;

ole menu Formation > Sessions prévisionnelles.

•Réalisé si l'utilisateur ajoute la session dans :

ol'onglet Sessions réalisées du centre de pilotage de la formation;

ole menu Formation > Sessions réalisées.

•Réalisé si l'utilisateur ajouter une session réalisée à partir d'une session prévisionnelle dans :

ol'onglet Sessions réalisées du centre de pilotage de la formation;

ole menu Formation > Sessions réalisées.

Contrôle des absences pour les employés inscrits à la session

Opération habituellement effectuée quand l'état de la session est Réalisé, mais peut également être effectuée dans les sessions dont l'état est En cours ou Prévisionnel.