Après avoir créé un modèle de document à partir d'un fichier Word, vous devez définir des correspondances entre les champs de fusion (MERGEFIELD) figurant dans le fichier Word et les champs disponibles dans SIGMA-RH.
Vous pouvez définir des correspondances pour :
•un champ de l'application, par exemple, le champ réservé à la date d'embauche d'un employé ou à la date d'événement;
•l'image de la compagnie, que celle-ci ait été définie dans les paramètres d'entreprise, les paramètres du niveau 1 de la structure administrative (Entité légale) ou les paramètres du niveau 4 de la structure administrative (Etablissement);
•un tableau de données.
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Note : Si vous avez créé un modèle de document à partir d'un fichier Word, mais que des changements (par ex. formatage, ajout ou suppression de champs de fusion, etc.) doivent être apportés au fichier source, vous devrez :
1.Extraire le modèle de document préalablement créé dans SIGMA-RH (si le fichier Word initial n'est plus disponible).
2.Modifier le modèle de document existant en sélectionnant le fichier Word mis à jour.
3.Au besoin, définir les correspondances pour les champs de fusion qui auraient été ajoutés. Les correspondances existantes sont conservées. |
1.Ouvrir un modèle de document existant ou en créer un nouveau (Multimodules > Modèle de document dans la barre de menus).
2.Cliquer Correspondance des champs dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles.
Résultat : Le système liste tous les champs de fusion (MERGEFIELD) figurant dans le fichier Word sélectionné dans le modèle de document.
3.Cliquer  pour accéder à l'écran de configuration de la correspondance d'un champ.
Type de correspondance
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Procédure
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Champ de l'application
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1.Sélectionner Champ de l'application.
2.Cliquer pour sélectionner le champ requis en utilisant l'arbre de sélection des champs.
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Note : Les champs affichés varient en fonction du type de modèle sélectionné. Par exemple, si l'utilisateur a créé un modèle de type Employé, les champs relatifs aux accidents de travail ne seront pas affichés. Cependant, certaines situations supplémentaires ont également un impact sur la disponibilité des champs.
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3.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la correspondance. |
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Tableau de données
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Voir un exemple de configuration.
Configuration préalable
Le tableau de données doit avoir été créé au préalable, que ce soit dans le modèle de document Word ou dans le menu Multimodules > Tableaux de données.
1.Sélectionner Tableau de données.
2.Cliquer pour sélectionner le tableau de données requis.
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Attention : Les tableaux de données liés à un modèle de document peuvent uniquement être intégrés dans ce modèle. Ils ne peuvent pas être intégrés ultérieurement dans d'autres modèles de documents. Si vous voulez réutiliser le même tableau de données dans de multiples modèles de documents, il est préférable de le créer dans le Multimodules > Tableaux de données.
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3.Sélectionner la structure administrative qui doit être appliquée au moment de la fusion.
Au besoin, décocher la case Afficher le titre du tableau de données dans le document pour éviter que le nom du tableau de données ne soit affiché en haut du tableau fusionné.
4.Configurer les constantes du tableau de données.
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Note : Lorsque vous intégrez un tableau de données dans un modèle de document, assurez-vous que ce tableau de données comprenne les constantes requises pour permettre un affichage adéquat des informations au moment de la fusion.
Voir un exemple d'utilisation pour les constantes.
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5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la correspondance. |
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Image
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Voir un exemple de configuration
1.Sélectionner le niveau de structure qui doit être pris en compte pour l'affichage de l'image de la compagnie.
•Structure courante : Choisir cette option pour afficher l'image applicable pour le niveau de structure sélectionné par l'utilisateur dans le menu Sélection d'une structure administrative.
•Paramètres d'entreprise : Choisir cette option pour afficher l'image définie dans les paramètres d'entreprise.
•Entité légale : Choisir cette option pour afficher l'image définie dans les paramètres de l'entité légale.
•Etablissement : Choisir cette option pour afficher l'image définie dans les paramètres de l'établissement.
2.Sélectionner l'état requis pour la case à cocher Utiliser la largeur et la hauteur de l'image.
•Cocher la case pour conserver la taille actuelle de l'image.
•Décocher la case pour définir la taille de l'image. Saisir la largeur et la hauteur de l'image dans l'unité de mesure requise (centimètre ou pouce).
3.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la correspondance. |
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4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder les correspondances pour les champs de fusion.
Résultat : Le système retourne à l'écran de définition du modèle de document.
5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le modèle de document. |
1.Choisir Multimodules > Modèle de document dans la barre de menus.
2.Accéder au modèle de document dans lequel la correspondance doit être supprimée.
3.Cliquer Correspondance des champs dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles.
Résultat : Le système liste tous les champs de fusion (MERGEFIELD) figurant dans le fichier Word sélectionné dans le modèle de document.
4.Cliquer pour accéder à l'écran de configuration de la correspondance d'un champ.
5.Apporter le changement changement requis à la correspondance.
6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la correspondance.
7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le modèle de document. |
1.Choisir Multimodules > Modèle de document dans la barre de menus.
2.Accéder au modèle de document dans lequel la correspondance doit être modifiée.
3.Cliquer Correspondance des champs dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles.
Résultat : Le système liste tous les champs de fusion (MERGEFIELD) figurant dans le fichier Word sélectionné dans le modèle de document.
4.Cliquer pour accéder à l'écran de configuration de la correspondance d'un champ.
5.Cliquer Supprimer. |
Les champs sont regroupés par catégorie et présentés sous forme d'arborescence. Vous pouvez y effectuer les opérations suivantes :
Opération
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Procédure
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Ouvrir et fermer une catégorie
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Par défaut, chaque catégorie est fermée, sauf si elle comprend un seul champ.
1.Cliquer sur le nom de la catégorie.
Résultat : Tous les champs de cette catégorie s'affichent.
2.Cliquer de nouveau sur le nom de la catégorie pour masquer les champs. |
Ouvrir toutes les catégories simultanément
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Cliquer Ouvrir tout.
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Fermer toutes les catégories simultanément
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Cliquer Fermer tout.
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Si vous connaissez le nom du champ que vous voulez ajouter, vous pouvez le rechercher plutôt que de naviguer dans l'arborescence.
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Note : Les règles de recherche habituelles s'appliquent également dans cet arbre de sélection; vous pouvez utiliser l'astérisque devant un terme de recherche. Par exemple, en tapant *embauche vous repérez les champs suivants : Date d'embauche, Année d'embauche, Heure d'embauche, Mois d'embauche.
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1.Dans la zone de texte, entrer le nom du champ recherché.
2.Appuyer sur la touche Entrée ou cliquer l'icône  .
Résultat : Les champs ou les catégories correspondant au terme de recherche s'affichent en gras pour que vous puissiez bien les distinguer. La catégorie dans laquelle le champ repéré se trouve s'affiche également pour que vous puissiez la situer dans l'arborescence.
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Vous pouvez sélectionner un champ en naviguant dans l'arborescence ou après avoir effectué une recherche.
1.Cliquer sur le nom du champ requis.
2.Cliquer Sélectionner. |
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Voir aussi...
Ajouter un modèle de document (interne)
Ajouter un modèle de document (Word)
Modifier et extraire un modèle de document Word
Définir la sécurité d'un modèle de document
Définir les constantes dans un modèle de document
Gérer les tableaux de données liés à un modèle de document
Copier un modèle de document
Désactiver un modèle de document
Récupérer une version antérieure d'un modèle de document
Filtrer les modèles de documents
Supprimer un modèle de document
Importer et exporter un modèle de document
FAQ (Foire aux questions) - Modèles de documents et documents fusionnés
Automatiser l'envoi de documents fusionnés à partir d'un modèle de document
Barre d'outils d'édition
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