SIGMA-RH

Des « conversations », un système de messagerie ou de chat, peuvent être ajoutées en suivi de dossier de nombreux événements. Les participants à ces conversations peuvent être des utilisateurs de SIGMA-RH ou même des personnes qui n'ont pas accès à l'application.

L'historique de tous les messages échangés pendant une conversation est entièrement conservé dans le logiciel pour consultation future.

Les participants à la conversation peuvent entre autres :

•être avisés par courrier électronique dès qu'ils sont ajoutés à une conversation (si une adresse de courrier électronique a été renseignée pour ces utilisateurs). Selon la méthode d'utilisation employée, les informations saisies dans les conversations peuvent être exclues des courriers électroniques envoyés pour éviter l'envoi d'informations confidentielles.

•consulter les messages d'une conversation dans leur centre des messages (icône qui se trouve près de leur nom);

•répondre aux messages qui leur sont envoyés (la réponse peut être faite à partir du centre des messages ou à partir du système de messagerie dont se sert le participant);

•ajouter des documents associés à une conversation.

1.À partir d'un événement ou d'un dossier :

•Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Suivi de dossier.

•Choisir Conversation dans la fenêtre contextuelle.

À partir d'un recrutement :

•Dans la fenêtre flottante Candidats évalués, cliquer sur le candidat requis.

•Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Suivi de dossier.

•Choisir Conversation dans la fenêtre contextuelle.

Résultat : L'écran Démarrer une conversation s'affiche.

2.Saisir le sujet de la conversation.

Un sujet par défaut est proposé. Ce sujet comprend des informations de base sur l'événement à partir duquel la conversation est ajoutée. Au besoin, modifier ce sujet.

3.Sélectionner le mode de la conversation.

•Exclure le message de la conversation du courriel envoyé aux participants

•Afficher le message de la conversation dans le courriel envoyé aux participants

4.Ajouter les participants à la conversation.

Participants pouvant être sélectionnés

5.Au besoin, gérer les participants actifs à la conversation.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la conversation.

Résultat : L'écran Conversation s'affiche.

Fenêtres flottantes secondaires

7.Taper le message dans la zone de texte.

8.Au besoin, effectuer toutes les opérations requises.

9.Cliquer Envoyer.

Résultat : Le ou les participants à la conversation recevront le message par courrier électronique (si une adresse de courrier électronique a été renseignée pour cet utilisateur). De plus, les participants pourront visualiser le message dans le centre des messages.

•Si la conversation a été faite avec la méthode Diffusion interne et confidentielle ou avec le mode Exclure le message de la conversation du courriel envoyé aux participants, le message saisi dans la conversation ne s'affiche pas dans le courrier électronique envoyé.

•Si la conversation a été faite avec le mode Afficher le message de la conversation dans le courriel envoyé aux participants, le message saisi dans la conversation s'affiche dans le courrier électronique envoyé.

Les opérations pouvant être effectuées dans une conversation ne sont pas les mêmes si vous êtes l'initiateur, l'administrateur ou un participant dans cette conversation.

Répondre à un message dans une conversation

Modifier ou supprimer un message envoyé dans une conversation

Ajouter un document associé

Ajouter des participants à une conversation qui a été démarrée

Retirer des participants d'une conversation qui a été démarrée

Modifier l'adresse de courrier électronique d'un employé

Répondre en ajoutant une réponse prédéfinie

Initiateur (si aucun administrateur n'est désigné) ou Administrateur Initiateur (si un administrateur est désigné) Participants 1.Dans la conversation, cliquer Réponse prédéfinie. Résultat : Les modèles de documents pouvant être utilisés dans les réponses prédéfinie s'affichent. Les paramètres suivants ont une incidence sur les liste des modèles de documents affichés. Paramètres des modèles de documents ayant une incidence sur la liste des modèles affichés et la génération de la réponse prédéfinie Paramètres du modèle de document Explications Type de modèle Le système affiche uniquement les modèles de documents applicables pour le dossier ou l'événement où vous ajoutez le document fusionné. Par exemple, si vous avez ajouté une conversation dans un rapport d'accident de travail, seuls les modèles de documents de type SST - Accident de travail seront disponibles. Disponible dans les conversations Seuls les modèles où le paramètre Disponible dans les conversations est à Oui peuvent être sélectionnés. Statut Seuls les modèles actifs peuvent être sélectionnés. Paramètres de sécurité Les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles pour lesquels ils ont au moins un droit en Lecture. Niveau de structure administrative Les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles de documents qui ont été créés au même niveau 4 dans la structure administrative (Etablissement) que l'événement dans lequel la conversation a été ajoutée ou dans un niveau de structure administrative supérieur. Exemples •Un modèle de document de type SST - Accident de travail est associé à un niveau 1 dans la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC). Tous les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner ce modèle de document pour générer des réponses prédéfinies dans les conversations ajoutées dans les rapports d'accidents, peu importe le niveau 4 (Etablissement) dans lequel ces événements ont été créés. •Un modèle de document est spécifiquement associé à un niveau 4 dans la structure administrative (par exemple, Etablissement 123). oDans un rapport d'accident créé à l'établissement 123, les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner ce modèle pour générer des réponses prédéfinies dans les conversations ajoutées dans ces événements. oDans un rapport d'accident créé à l'établissement 456, les utilisateurs ne peuvent pas visualiser ou sélectionner ce modèle de document pour générer des réponses prédéfinies dans les conversations ajoutées dans ces événements. Destinataire Selon l'événement source dans lequel la conversation est ajoutée, le destinataire défini dans le modèle de document sélectionné a aussi un impact sur la fusion des informations dans la réponse prédéfinie. Événement où la conversation est ajoutée Destinataires pouvant être sélectionnés dans le modèle de document •Événement standard associé à un employé, par exemple, absence, rapport d'accident, etc. •Événement utilisateur créé à partir d'un écran utilisateur de type Événement associé à un employé Tous •Événement utilisateur créé à partir d'un écran utilisateur de type Événement associé à une structure administrative ou Réunion •Requête créée à partir d'un écran personnalisé Type de requêtes et réponses Utilisateur seulement. Aucune réponse prédéfinie n'est générée pour les autres destinataires. 2.Sélectionner le modèle de document requis. Résultat : Le document s'affiche; les champs ont été remplacés par les données récupérées dans la base de données.

Terminer une conversation

Rouvrir une conversation