SIGMA-RH

•Si vous utilisez le mode Manuel pour la gestion des sessions, vous ne pouvez PAS effectuer cette opération dans les sessions prévisionnelles. Vous pouvez uniquement effectuer cette opération dans les sessions réalisées.

1.Choisir Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet des sessions.

Le nom de cet onglet peut varier en fonction du mode de gestion des sessions implantés dans votre entreprise.

3.Accéder à la session de formation requise.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

4.Cocher le ou les employés auxquels le questionnaire sera envoyé, puis cliquer Créer un questionnaire.

Résultat : Une nouvelle fenêtre s'affiche à l'écran.

5.Préciser les modalités d'envoi du questionnaire.

Informations générales

Champ	Description
Date *	Saisir la date et l'heure d'envoi du questionnaire.
Questionnaire *	Sélectionner le questionnaire à envoyer. Le système affiche uniquement les questionnaires : •pouvant être visualisés en fonction du niveau de structure administrative précisé dans la session de formation; •qui n'ont pas encore été ajoutés dans la session de formation; •qui ont été rendus disponibles dans le module Session de formation continue, c'est-à-dire pour lesquels la case Session de formation continue a été cochée; •pour lesquels l'utilisateur connecté a un accès (en lecture), tel que défini dans les paramètres de sécurité du questionnaire.
Date de retour	Saisir la date de retour. Cette date s'affiche dans le module My SigmaRH afin d'indiquer aux employés inscrits la date limite à laquelle ils doivent remplir le questionnaire.
Envoyer le questionnaire par courriel	Cocher cette case pour envoyer aux employés inscrits sélectionnés l'adresse électronique du questionnaire à remplir. Cette case est grisée si le questionnaire sélectionné n'est pas disponible dans My SigmaRH.
Sujet du courriel	Saisir le texte qui doit s'afficher dans le sujet du courriel qui sera envoyé.
Modèle de document utilisé pour le contenu du courriel	Sélectionner le modèle de document qui contient le texte devant figurer dans le courriel envoyé. Ce texte peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran. Paramètres ayant une incidence sur la liste des modèles de documents pouvant être sélectionnés Paramètres du modèle de document Explications Type de modèle Seuls les modèles de type Formation - Inscription à une session sont disponibles. Statut Seuls les modèles actifs peuvent être sélectionnés. Paramètres de sécurité Les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles pour lesquels ils ont au moins un droit en Lecture. Niveau de structure administrative Lorsqu'ils veulent générer un document fusionné, les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles de documents qui ont été créés au niveau de cloisonnement obligatoire de la session ou dans un niveau de structure administrative supérieur. Exemple 1 - Cloisonnement obligatoire de la session au niveau 4 (Etablissement) •Un modèle de document est associé à un niveau 1 dans la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC). Tous les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner ce modèle pour générer des documents fusionnés, peu importe le niveau 4 (Etablissement) dans lequel les sessions ont été créées. •Un modèle de document est spécifiquement associé à un niveau 4 dans la structure administrative (par exemple, Etablissement 123). oDans une session créée à l'établissement 123, les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner ce modèle lors de la génération d'un document fusionné. oDans une session créée à l'établissement 456, les utilisateurs ne peuvent pas visualiser ou sélectionner ce modèle lors de la génération d'un document fusionné. Exemple 2 - Cloisonnement obligatoire de la session au niveau 1 (Entité légale) Attention : Lorsque le cloisonnement obligatoire de la session est au niveau 1 (Entité légale), il est inutile de configurer des modèles de documents à un niveau inférieur de la structure administrative. Dans une session créée au niveau 1 (Entité légale = ABC), les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles de documents associés aux niveau 1 de la structure administrative.
Courriel de retour	Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com). Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ». Attention :  L’adresse qui est saisie dans ce champ ne correspond pas à l’adresse à laquelle vous recevrez les réponses données au questionnaire.  Les réponses aux questionnaires seront visibles dans le suivi de dossier une fois que l'employé aura répondu au questionnaire.

6.Cliquer Enregistrer pour finaliser l'envoi.

Il est possible d'ajouter un questionnaire et d'y répondre immédiatement, par exemple si le responsable de la formation fait un suivi au téléphone et qu'il veut remplir lui-même le questionnaire immédiatement.

1.Choisir Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet des sessions.

Le nom de cet onglet peut varier en fonction du mode de gestion des sessions implantés dans votre entreprise.

3.Accéder à la session de formation requise.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

4.Cliquer l'employé pour lequel le questionnaire doit être rempli.

5.Dans la fenêtre Suivi de dossier, cliquer Ajouter, puis choisir Questionnaire.

6.Sélectionner le questionnaire à remplir dans la liste déroulante.

Résultat : Le questionnaire s'affiche à l'écran pour que le responsable saisisse immédiatement les réponses.

•Si un critère d’évaluation a été entré pour une question, celui-ci est visible en entier.

•Si aucun critère d'évaluation n'a été entré pour une question dans un questionnaire, le champ Critères d'évaluation n'est pas visible.

7.Répondre aux questions du questionnaire, puis le sauvegarder en cliquant Enregistrer.

Résultat : Le système revient à l'écran principal de l'inscription où le questionnaire est listé dans la fenêtre flottante Suivi de dossier, avec le total des notes obtenues.

Vous pouvez clôturer tous les questionnaires ajoutés pour les employés inscrits à une session.

1.Choisir Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet des sessions.

Le nom de cet onglet peut varier en fonction du mode de gestion des sessions implantés dans votre entreprise.

3.Accéder à la session de formation requise.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

4.Cocher la case du ou des employés pour lesquels les questionnaires doivent être clôturés.

5.Cliquer Clôturer les questionnaires.

Vous pouvez clôturer un ou plusieurs des questionnaires ajoutés pour les employés inscrits à une session.

1.Choisir Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet des sessions.

Le nom de cet onglet peut varier en fonction du mode de gestion des sessions implantés dans votre entreprise.

3.Accéder à la session de formation requise.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

4.Cliquer l'employé pour lequel le ou les questionnaires doivent être clôturés.

5.Dans la fenêtre Suivi de dossier, cocher le ou les questionnaires qui doivent être clôturés.

6.Cliquer Clôturer les questionnaires.

Vous pouvez annuler la clôture d'un questionnaire, par exemple si les réponses doivent être modifiées.

1.Choisir Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet des sessions.

Le nom de cet onglet peut varier en fonction du mode de gestion des sessions implantés dans votre entreprise.

3.Accéder à la session de formation requise.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

4.Cliquer l'employé pour lequel la clôture d'un questionnaire doit être annulée.

5.Dans la fenêtre Suivi de dossier, accéder au questionnaire.

6.Cliquer Annuler la clôture.

Vous pouvez imprimer les réponses à tous les questionnaires remplis par les employés inscrits à une session.

1.Choisir Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet des sessions.

Le nom de cet onglet peut varier en fonction du mode de gestion des sessions implantés dans votre entreprise.

3.Accéder à la session de formation requise.

Résultat : La liste des employés inscrits à la session de formation est affichée dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours.

4.Cocher la case du ou des employés pour lesquels les réponses aux questionnaires doivent être imprimées.

5.Cliquer Imprimer les questionnaires.

Résultat : Le système affiche les réponses de tous les questionnaires remplis par les employés inscrits à la session dans l'outil de visualisation de fichier. Utiliser les fonctions d'impression de cet outil pour obtenir une copie papier.

Il n’existe aucune tâche dans l’Assistant personnel pour automatiser la création des questionnaires qui peuvent être remplis par les employés inscrits aux sessions immédiatement après la formation (questionnaire à chaud) et après une période déterminée à la suite de la formation (questionnaire à froid).

Pour être avisé au moment où l’ajout de questionnaires est requis, vous pouvez automatiser l’envoi d’un modèle de rapport qui affiche uniquement les sessions terminées, par exemple, il y a 3 jours ou 3 mois. L'exécution de la tâche doit être quotidienne.

Sur réception des résultats, les personnes responsables de la formation peuvent accéder à la session et y ajouter en lot les questionnaires pour tous les employés inscrits.