1.Choisir Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.
2.Cliquer l'onglet des sessions.
Le nom de cet onglet peut varier en fonction du mode de gestion des sessions implantés dans votre entreprise.
3.Accéder à la session de formation requise.
4.Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Autres frais associés à la session.
5.Sélectionner le type de ressource associé à la dépense (Employé, Formateur, Matériel ou Salle).
Résultat : Le système ouvre la fenêtre de définition des autres frais associés associés à la session.
Champ
|
Description
|
Imputation
|
Choisir à quel élément ces frais sont associés :
1.Cliquer  .
Résultat : Selon le cas, le système liste les employés inscrits au cours, les formateurs internes et externes, le matériel ou les salles de formation sélectionnés dans les ressources ajoutées dans les périodes de formation prévues.
2.Cocher la ressource qui convient, puis cliquer Sélectionner.
Résultat : Le système retourne à la fenêtre principale où le nom de la ressource sélectionnée est affiché.
|
|
Date
|
Entrer la date de la dépense. Cette date ne peut précéder la date d'utilisation de la ressource.
|
|
Description *
|
Saisir une description de la dépense (ex. frais de déplacement formateur externe ou technicien branchement Internet haute vitesse pour salle formation).
|
|
Montant *
|
Entrer le montant de la dépense.
•Ce montant est comptabilisé dans la fenêtre flottante secondaire Sommaire des dépenses par type dans le type approprié, c'est-à-dire Formateur, Matériel, Salle ou Autres frais (Employé).
•Si la case Ventiler le coût de cette dépense pour tous les employés inscrits à cette session est cochée, le montant s'appliquant à chaque employé est également affiché dans la colonne Coûts ventilés (2) que l'on peut visualiser dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours dans la session de formation.
|
Note : Au besoin, un montant négatif peut être saisi, par exemple -50. Un montant négatif peut être nécessaire, par exemple, si un employé a été absent à certaines périodes de la session et que l'organisme de formation vous a octroyé un remboursement pour les coûts pédagogiques pour les heures d'absence. Tout montant négatif est déduit dans la fenêtre flottante secondaire Sommaire des dépenses par type dans le type approprié, c'est-à-dire Formateur, Matériel, Salle ou Autres frais (Employé).
|
|
|
Budget
|
Au besoin, choisir le budget auquel cette dépense est associée.
Le système liste uniquement les budgets qui ont été enregistrés :
•dans le même niveau de structure administrative que les autres frais;
•dans un niveau de structure administrative supérieur à celui défini pour les autres frais (si cela est possible dans votre entreprise).
Si un budget implicite a été défini pour le type de ressource associé à la dépense, il est pré-sélectionné, mais cette sélection peut être modifiée.
|
|
Type de frais
|
Sélectionner le type de frais requis, par ex. Coût pédagogique, Hébergement, Restauration.
Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Types de frais (Sessions) (code ZE).
|
|
Ventiler le coût de cette dépense pour tous les employés inscrits à cette session
|
Cocher cette case pour répartir les autres frais entre tous les employés inscrits. Par exemple, pour une dépense de 500 $ et 5 employés inscrits, la dépense ventilée par employé sera de 100 $.
|
Attention : Cette case s'affiche uniquement lorsque les autres frais sont ajoutés pour un formateur (interne ou externe), une salle ou du matériel. Elle n'est pas visible lorsque vous ajoutez d'autres frais pour un employé.
|
Si cette case est cochée, le montant applicable pour chaque employé inscrit s'affiche dans la colonne Coûts ventilés (2) dans la fenêtre flottante principale Inscriptions à ce cours (onglet Session).
|
|
6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder les autres frais. |
