SIGMA-RH

La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi de dossier de l'inscription de l'employé destinataire du courrier.

1.Choisir Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet des sessions.

Le nom de cet onglet peut varier en fonction du mode de gestion des sessions implantés dans votre entreprise.

3.Accéder à la session de formation requise.

4.Dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours, cliquer l'employé auquel le courrier doit être acheminé.

Résultat : L'écran de suivi de dossier pour l'inscription de cet employé s'affiche.

5.Dans la fenêtre flottante Suivi de dossier, cliquer Ajouter, puis sélectionner Document fusionné dans la fenêtre contextuelle.

6.Sélectionner le modèle de document requis.

Paramètres ayant une incidence sur la liste des modèles de documents pouvant être sélectionnés

7.Saisir les données requises dans la fenêtre Informations générales.

Informations générales

8.Cliquer Générer le document.

Résultat : Le document s'affiche; les champs ont été remplacés par les données récupérées dans la base de données.

•Si vous avez sélectionné un modèle de document interne, le contenu peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

•Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, aucune mise en page supplémentaire ne peut être faite.

9.Cliquer Envoyer par courrier électronique pour expédier le document par courriel à l'adresse électronique saisie plus haut pour l'employé. À défaut de pouvoir envoyer un courriel, le document peut être imprimé, puis envoyé par la poste ou transmis par télécopieur.

Note : Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, cliquer Visualiser, puis sélectionner un format d'affichage (WORD, HTML, PDF). Le bouton Visualiser n'est pas disponible s'il s'agit d'un modèle de document interne.

10.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document.

À partir d'une session, vous pouvez générer un document fusionné en lot pour plusieurs employés inscrits à cette session. Vous devez sélectionner tous les employés destinataires du courrier avant de fusionner les documents.

La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi de dossier de l'inscription des employés destinataires du courrier.

Limitations

1.Choisir Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet des sessions.

Le nom de cet onglet peut varier en fonction du mode de gestion des sessions implantés dans votre entreprise.

3.Accéder à la session de formation requise.

4.Dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours, cocher les employés auxquels le courrier doit être acheminé. Une case à cocher dans l'en-tête de la liste permet de sélectionner tous les employés.

5.Cliquer le bouton Fusionner des documents.

6.Saisir les données dans la fenêtre Documents fusionnés.

Documents fusionnés

Champ	Description
Date *	Saisir la date et l'heure d'envoi du document. Les valeurs implicites sont la date et l'heure courantes, elles peuvent être modifiées pour envoyer le document à une date ultérieure par exemple.
Type de destinataire	Sélectionner Employé.
Modèle de document	Choisir le modèle de document requis dans la liste déroulante. Paramètres ayant une incidence sur la liste des modèles de documents pouvant être sélectionnés Paramètres du modèle de document Explications Type de modèle Seuls les modèles de type Formation - Inscription à une session sont disponibles. Statut Seuls les modèles actifs peuvent être sélectionnés. Paramètres de sécurité Les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles pour lesquels ils ont au moins un droit en Lecture. Niveau de structure administrative Lorsqu'ils veulent générer un document fusionné, les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles de documents qui ont été créés au niveau de cloisonnement obligatoire de la session ou dans un niveau de structure administrative supérieur. Exemple 1 - Cloisonnement obligatoire de la session au niveau 4 (Etablissement) •Un modèle de document est associé à un niveau 1 dans la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC). Tous les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner ce modèle pour générer des documents fusionnés, peu importe le niveau 4 (Etablissement) dans lequel les sessions ont été créées. •Un modèle de document est spécifiquement associé à un niveau 4 dans la structure administrative (par exemple, Etablissement 123). oDans une session créée à l'établissement 123, les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner ce modèle lors de la génération d'un document fusionné. oDans une session créée à l'établissement 456, les utilisateurs ne peuvent pas visualiser ou sélectionner ce modèle lors de la génération d'un document fusionné. Exemple 2 - Cloisonnement obligatoire de la session au niveau 1 (Entité légale) Attention : Lorsque le cloisonnement obligatoire de la session est au niveau 1 (Entité légale), il est inutile de configurer des modèles de documents à un niveau inférieur de la structure administrative. Dans une session créée au niveau 1 (Entité légale = ABC), les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles de documents associés aux niveau 1 de la structure administrative.
Courriel de retour	Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com). Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ». Attention : Si l'utilisateur saisit une adresse électronique (peut être utile temporairement), cette valeur n'est pas sauvegardée dans le document fusionné.
C.C.	Saisir éventuellement l'adresse électronique de la personne qui recevra une copie des courriels envoyés. Il peut s'agir, par exemple, du formateur. Celui-ci recevra ainsi une confirmation de la session de formation ainsi que la liste des employés inscrits.
Description *	Le système reporte dans ce champ la description figurant dans le champ Description à utiliser lors de la fusion et comme sujet du courriel du modèle de document sélectionné. Cependant, vous pouvez modifier cette description au besoin.

7.Cliquer Enregistrer les documents pour générer et sauvegarder les documents. Il n'est pas nécessaire de sauvegarder les documents pour les envoyer. Dans ce cas, le système n'en conservera aucune trace.

8.Cliquer Envoyer les documents par courrier électronique pour expédier le document par courriel à tous les employés sélectionnés.

9.Cliquer Quitter pour retourner à la session de formation. Cliquer Enregistrer pour la sauvegarder.

La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi de la session de formation.

1.Choisir Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet des sessions.

Le nom de cet onglet peut varier en fonction du mode de gestion des sessions implantés dans votre entreprise.

3.Accéder à la session de formation requise.

4.Dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés, cliquer , puis Ajouter.

Résultat : Le système ouvre l'écran permettant de générer le document fusionné.

5.Sélectionner le modèle de document requis.

Paramètres ayant une incidence sur la liste des modèles de documents pouvant être sélectionnés

6.Saisir les données requises dans la fenêtre Informations générales.

Informations générales

7.Cliquer Générer le document.

Résultat : Le document s'affiche; les champs ont été remplacés par les données récupérées dans la base de données.

•Si vous avez sélectionné un modèle de document interne, le contenu peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

•Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, aucune mise en page supplémentaire ne peut être faite.

8.Cliquer Envoyer par courrier électronique pour expédier le document par courriel à l'adresse électronique saisie plus haut pour l'employé, le formateur ou l'organisme de formation. À défaut de pouvoir envoyer un courriel, le document peut être imprimé, puis envoyé par la poste ou transmis par télécopieur.

Note : Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, cliquer Visualiser, puis sélectionner un format d'affichage (WORD, HTML, PDF). Le bouton Visualiser n'est pas disponible s'il s'agit d'un modèle de document interne.

9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document.

10.De retour dans la session de formation, cliquer Enregistrer pour la sauvegarder.

Vous pouvez utiliser l'Assistant personnel pour automatiser la génération de documents fusionnés à partir des modèles de documents de type Formation - Inscription à une session et Formation - Session.

•Pour les envois aux formateurs, utilisez la tâche de catégorie Formation et le modèle Fusionner des documents pour les formateurs.

•Pour les envois aux employés, utilisez la tâche de catégorie Evénement de l'employé et le modèle Fusionner des documents.

Oui. Ce type de document fusionné peut être utile si vous souhaitez produire :

•un message avisant le formateur du nombre et des noms des employés inscrits;

•une liste des présences que les formateurs doivent faire signer aux employés inscrits à la session.

Vous devrez créer un tableau de données et l'insérer dans un modèle de document.

Dans l'exemple ci-dessous, le tableau de données est inséré dans un modèle de document interne. Au besoin, vous pouvez aussi insérer un tableau de données dans un modèle de document Word.

Exemple de résultat final

Légende

Configuration requise

1.Créer un tableau de données.

A.Insérer dans ce tableau les colonnes appropriées, par exemple Nom, Prénom, etc.

B.Au besoin, insérer des colonnes avec condition pour générer des colonnes « vides », comme les colonnes Matin et Après-midi dans l'exemple ci-dessus.

C.Choisir les options de tri et le style pour l'en-tête et le texte dans chaque ligne.

2.Dans le tableau de données, ajouter les constantes suivantes.

Ces constantes, ainsi que la condition définie à l'étape 3, feront en sorte que le document fusionné comprendra uniquement les informations de la session pour laquelle la fusion est réalisée.

3.Dans le tableau de données, ajouter la condition suivante.

4.Créer un modèle de document.

A.Ajouter le texte fixe requis.

B.Au besoin, ajouter les champs qui doivent être fusionnés.

5.Dans le modèle de document, insérer le tableau de données configuré aux étapes 1 à 3 à l'aide de l'icône .

Résultat : L'écran de configuration du tableau de données s'affiche.

•Dans l'étape , indiquer si le titre du tableau de données doit être affiché ou non, puis conserver la valeur Structure sélectionnée pour le paramètre Structure administrative utilisée.

•Dans l'étape , accéder à chacune des constantes qui ont été créées précédemment afin de les redéfinir.

Résultat : Une fois les variables redéfinies, la configuration du tableau de données inséré dans le modèle de document sera la suivante :

6.Enregistrer la configuration du tableau de données.

7.Enregistrer le modèle de document.