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FAQ (Foire aux questions) - Sécurité et utilisateurs

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Est-ce que je peux masquer certains détails personnels dans le dossier de l'employé?

Oui.

En raison du caractère confidentiel de certaines informations dans le dossier de l'employé ou du candidat, l'administrateur peut masquer, à l'aide d'instances spécifiques, les champs listés ci-dessous qui figurent dans la fenêtre Détails personnels.

Vous pouvez donner accès aux instances requises dans le rôle.

Astuce

Note : En plus des instances, vous pouvez utiliser d'autres méthodes pour les détails personnels dans le dossier de l'employé. Consultez la FAQ ci-dessous pour en savoir plus.

Quelles méthodes puis-je utiliser pour masquer les détails personnels dans le dossier de l'employé?

Champs pouvant être masqués dans les détails personnels

Champ	Instance à utiliser
Sexe	Sexe (Détails personnels)
Date de naissance	Date de naissance (Détails personnels)
Etat civil	Etat civil (Détails personnels)
Salutation	Salutations (Détails personnels)
Citoyenneté	Citoyenneté (Détails personnels)
Tél. domicile et Tél. portable (privé)	Téléphone domicile (Détails personnels)
Informations sur le permis de travail (regroupant : No permis de travail, Date d'expiration du permis de travail, Permis de travail délivré par)	Informations sur le permis de travail (Détails personnels)
Adresse (tous les champs d'adresse)	Adresse (Détails personnels)
N.A.S.	Numéro d'assurance sociale

Impacts dans l'application (en mode Gestion)

Si un utilisateur n'a pas accès à l'un des champs énumérés ci-dessus, il ne verra pas l'information associée dans l'application, que ce soit dans le dossier de l'employé, dans les modèles de rapports, les graphiques, les modèles de documents, etc.

Exemple

Si un utilisateur n'a pas accès à l'instance Date de naissance (Détails personnels), il ne verra pas :

•la date de naissance et l'âge de l'employé dans son dossier;

•l'âge de l'employé dans la fenêtre flottante secondaire Informations de l'employé (disponible dans les événements);

•les champs Date de naissance et Age dans les modèles de rapports, les graphiques et les modèles de documents;

•les données retournées par les champs Date de naissance et Age s'il tente de produire un modèle de rapport ou un graphique utilisant ces champs ou s'il tente de créer un document fusionné à partir d'un modèle de document utilisant ces champs.

Astuce

Note : Afin d'éviter toute incohérence, assurez-vous que les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs ne pouvant pas visualiser certains détails personnels n'aient pas accès aux modèles de rapports, graphiques ou modèles de documents qui comprennent des champs sur ces informations.

Exemple

•Le groupe d'utilisateurs Superviseurs ne doit pas voir la date de naissance.

•L'administrateur qui sélectionne le champ Date de naissance dans un modèle de rapport ne devrait pas donner d'accès au groupe Superviseurs dans les paramètres de sécurité de ce modèle.

•Si l'administrateur donne par inadvertance accès au groupe Superviseurs, les utilisateurs membres de ce groupe ne verront pas la date de naissance lorsqu'ils produiront ce modèle de rapport. Cependant, l'en-tête configuré pour cette colonne sera toujours présent, ce qui peut causer certaines incompréhensions.

Impacts dans l'application (dans My SigmaRH)

Les utilisateurs qui ne peuvent pas visualiser certains détails personnels dans les dossiers des employés/candidats auront quand même accès à ces informations dans leur propre dossier dans My SigmaRH (menu Demande de modification de mon profil personnel). Ils pourront ainsi demander, par exemple, à ce que leur numéro de téléphone et adresse soient modifiés en cas de déménagement.

Attention

Attention : Les restrictions d'accès concernant les détails personnels ne s'appliquent pas dans My SigmaRH (menu Approbation des demandes de changement d'information). Dans ce menu, les approbateurs voient tous les champs se rapportant aux détails personnels.

Il est fortement recommandé de ne pas masquer les détails personnels aux approbateurs de demandes de changement d'informations personnelles, car cela pourrait causer des incohérences entre la visualisation dans détails personnels en mode Gestion et lors de l'approbation dans My SigmaRH.

Quelles méthodes puis-je utiliser pour masquer les détails personnels dans le dossier de l'employé?

Selon vos besoin, vous pouvez utiliser l'une des méthodes ci-dessous. Au besoin, vous pouvez combiner ces méthodes.

Besoin

Instance de sécurité

Action Cacher les champs dans les déclencheurs/actions

Accès personnalisés

Cacher le libellé d'un champ

Oui

Non

Cacher la valeur saisie dans un champ

Oui

Non

Si vous avez défini une paire de conditions pour la Lecture et la Lecture/Écriture.

Oui

Si vous avez défini uniquement une condition pour la Lecture ou la Lecture/Écriture.

Cacher le libellé et la valeur saisie uniquement dans certains champs des détails personnels. Par exemple, cacher la date de naissance et le téléphone au domicile, mais afficher les autres champs des détails personnels.

Oui

Non

Les accès personnalisés aux données personnelles s'appliquent en bloc à tous les champs des détails personnels.

Cacher les valeurs saisies dans un champ du dossier d'employé dans la grille visible lorsque les utilisateurs accèdent au menu Salariés > Dossiers des employés ou à la liste des employés (par exemple, lorsqu'ils ajoutent un événement pour un employé)

Oui

Non

Si vous avez défini une paire de conditions pour la Lecture et la Lecture/Écriture.

Oui

Si vous avez défini uniquement une condition pour la Lecture ou la Lecture/Écriture.

Cacher les valeurs saisies dans un champ du dossier de l'employé qui est visible dans les fenêtres récapitulatives disponibles dans la Gestion express et dans tout événement associé à un employé (par exemple, l'âge et la date de naissance)

Oui

Non

Si vous avez défini une paire de conditions pour la Lecture et la Lecture/Écriture.

Oui

Si vous avez défini uniquement une condition pour la Lecture ou la Lecture/Écriture.

Empêcher les utilisateurs de sélectionner un champ (s'ils ont les droits d'ajouter ou de modifier des modèles de rapports, tableaux de données, graphiques, modèles de documents, modèles de notification, modèles d'impression d'écran)

Oui

Non

Empêcher les utilisateurs de visualiser les valeurs saisies dans un champ lorsqu'ils consultent les résultats d'un modèle de rapport, tableau de donnée, graphique, modèles de notification, modèles d'impression d'écran

Oui

Non

Si vous avez défini une paire de conditions pour la Lecture et la Lecture/Écriture.

Oui

Si vous avez défini uniquement une condition pour la Lecture ou la Lecture/Écriture.

Exemple de besoin

Vous souhaitez que les membres de groupe d'utilisateurs Responsables du recrutement ne puissent pas visualiser la date de naissance et l'âge des employés qui postulent aux recrutement à l'interne dans :

•le dossier de ces employés;

•la fenêtre récapitulative Informations sur l'événement qui est visible dans la candidature;

•la grille visible lorsque les utilisateurs accèdent au menu Salariés > Dossiers des employés ou à la liste des employés (par exemple, lorsqu'ils ajoutent un événement pour un employé);

•les modèles de rapports, car ces utilisateurs peuvent ajouter des modèles de rapports.

Configuration requise

•Ce ne sera pas suffisant si vous ajoutez uniquement uniquement une action Cacher les champs dans les déclencheurs et actions de l'écran Fiche d'employé pour masquer le champ Date de naissance.

•Vous devrez également vous assurer que ce groupe d'utilisateurs n'a pas de droit en Consultation et en Lecture sur l'instance Date de naissance (Détails personnels).

Quelles méthodes puis-je utiliser pour masquer le numéro d'assurance sociale dans le dossier de l'employé?

Selon vos besoin, vous pouvez utiliser l'une des méthodes ci-dessous. Au besoin, vous pouvez combiner ces méthodes.

Besoin

Instance de sécurité

Action Cacher les champs dans les déclencheurs/actions

Accès personnalisés

Cacher le libellé du champ dans le dossier de l'employé

Non

Oui

Non

Cacher la valeur saisie dans le champ N.A.S.

Oui

Non

Si vous avez défini une paire de conditions pour la Lecture et la Lecture/Écriture.

Oui

Si vous avez défini uniquement une condition pour la Lecture ou la Lecture/Écriture.

Oui

Non

Si vous avez défini une paire de conditions pour la Lecture et la Lecture/Écriture.

Oui

Si vous avez défini uniquement une condition pour la Lecture ou la Lecture/Écriture.

Oui

Non

Oui

Non

Si vous avez défini une paire de conditions pour la Lecture et la Lecture/Écriture.

Oui

Si vous avez défini uniquement une condition pour la Lecture ou la Lecture/Écriture.

Exemple de besoin

Vous souhaitez que les membres de groupe d'utilisateurs Responsables du recrutement ne puissent pas visualiser le numéro d'assurance sociale des employés qui postulent aux recrutement à l'interne dans :

•le dossier de ces employés;

•la grille visible lorsque les utilisateurs accèdent au menu Salariés > Dossiers des employés ou à la liste des employés (par exemple, lorsqu'ils ajoutent un événement pour un employé);

•les modèles de rapports, car ces utilisateurs peuvent ajouter des modèles de rapports.

Configuration requise

•Ce ne sera pas suffisant si vous ajoutez uniquement uniquement une action Cacher les champs dans les déclencheurs et actions de l'écran Fiche d'employé pour masquer le champ N.A.S..

•Vous devrez également vous assurer que ce groupe d'utilisateurs n'a pas de droit en Consultation et en Lecture sur l'instance Numéro d'assurance sociale.

Quelles méthodes puis-je utiliser pour masquer la rémunération dans le dossier de l'employé?

Selon vos besoin, vous pouvez utiliser l'une des méthodes ci-dessous.

Besoin

Instance de sécurité

Action Cacher les champs dans les déclencheurs/actions

Accès personnalisés

Cacher la fenêtre flottante Rémunération dans le dossier de l'employé

Oui

Non

Si vous avez défini une paire de conditions pour la Lecture et la Lecture/Écriture.

Oui

Si vous avez défini uniquement une condition pour la Lecture ou la Lecture/Écriture.

Cacher certains champs affichés dans la fenêtre Rémunération

Non

Empêcher les utilisateurs de sélectionner un champ se rapportant à la rémunération (s'ils ont les droits d'ajouter ou de modifier des modèles de rapports, tableaux de données, graphiques, modèles de documents, modèles de notification, modèles d'impression d'écran)

Oui

Non

Oui

Non

Si vous avez défini une paire de conditions pour la Lecture et la Lecture/Écriture.

Oui

Si vous avez défini uniquement une condition pour la Lecture ou la Lecture/Écriture.

Lorsque des employés sont absents pour une période prolongée (congé de maternité, invalidité, etc.) comment puis-je les empêcher d'accéder à l'application?

Vous devrez désactiver leur dossier d'utilisateur.

1.Accéder au dossier de l'utilisateur (Sécurité > Gestion des utilisateurs).

2.Choisir le statut Inactif.

3.Lorsque l'employé retourne au travail, réactiver son dossier d'utilisateur en choisissant le statut Actif.

Quand je passe ma souris sur le libellé d'un champ contrôlé par une table de codes de sélection, le code de la table ne s'affiche pas dans une info-bulle alors qu'elle s'affiche pour d'autres utilisateurs. Comment puis-je afficher cette info-bulle?

Vous devez modifier le dossier de l'utilisateur qui ne voit pas les info-bulles.

1.Choisir Sécurité > Gestion des utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Cliquer le dossier d'utilisateur qui doit être modifié.

3.Cocher la case Afficher les infos-bulles des contrôles reliés aux codes de sélection.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'utilisateur.

Le dossier d'un utilisateur est systématique désactivé chaque fois qu'il se connecte. Que puis-je faire pour corriger la situation?

Vérifiez les aspects suivants :

Aspect

Explications

Date de départ dans le dossier d'employé lié au dossier d'utilisateur

Si le dossier de l'utilisateur est lié à un employé, vérifiez s'il y a une date de départ dans le dossier de l'employé.

Si la date de départ est dans le passé, c'est un comportement normal. Le système désactive automatiquement tous les dossiers d'utilisateurs qui ont quitté l'entreprise. En effet, si un employé ne travaille plus pour votre entreprise, il ne peut plus se connecter à l'application.

•Enlevez la date de départ si l'employé est toujours à votre emploi.

•Modifiez la date de départ si l'employé quitte l'entreprise à une date ultérieure.

Date de désactivation dans le dossier de l'utilisateur

Vérifier s'il y a une date de désactivation dans le dossier de l'utilisateur.

Si la date de désactivation est dans le passé, c'est un comportement normal. Le système désactive automatiquement tous les dossiers d'utilisateurs dont la date de désactivation est dans le passé.

•Enlevez la date de désactivation si elle ne s'applique plus.

•Modifiez la date de désactivation si elle doit être repoussée.

Voir aussi...

Gérer les groupes d'utilisateurs

Gérer les rôles

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