1.Choisir Multimodules > Banques de temps d'employé dans la barre de menus Configuration.
2.Cliquer Ajouter.
3.Saisir les informations générales sur la banque de temps.
Champ
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Description
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No de la banque de temps *
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Entrer le numéro unique que vous voulez voir afficher pour la banque de temps.
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Nom
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Saisir le nom que vous voulez voir afficher pour la banque de temps.
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Note : La disponibilité des champs réservés au nom, ainsi que la langue dans laquelle ces noms sont obligatoires, sont définies dans les paramètres d'entreprise.
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Type d'accumulation
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Choisir l'option requise dans la liste déroulante (Dollar, Heure ou Jour). Dollar sert essentiellement à la gestion des dépenses, alors que Heure et Jour sont réservés au temps de travail et aux absences (congé, formation ou maladie).
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Description
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Entrer une description, au besoin. Cette description est affichée, à titre informatif seulement, lorsque vous assignez la banque de temps à un employé.
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Règle(s)
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Entrer les règles d'application, au besoin. Ces règles d'application sont affichées, à titre informatif seulement, lorsque vous assignez la banque de temps à un employé. Par exemple, il peut être utile de spécifier que les journées accumulées en dehors du quota habituel ne seront pas rémunérées.
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4.Saisir les paramètres se rapportant à cette banque de temps.
Champ
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Description
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Solde maximum alloué
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Inscrire le solde maximum alloué (par exemple, 10 pour un congé annuel de deux semaines en conjonction avec le type d'accumulation Jour).
•Le solde maximum alloué est affiché à titre informatif seulement lors de l'ajout de nouvelles transactions dans la banque de temps de l'employé, que l'ajout de ces transactions se fasse manuellement ou automatiquement. Si vous tentez d'ajouter une nouvelle transaction dans la banque de temps de l'employé et qu'avec cette transaction, le solde maximum alloué sera dépassé, l'avertissement suivant s'affiche : « Une transaction de XXX donnera un solde supérieur au maximum alloué. Voulez-vous continuer? ». Si vous cliquez OK, la transaction sera quand même ajoutée, et ce, même si l'ajout de cette transaction fait en sorte que le solde maximum alloué est dépassé.
•Si une banque de temps a été sélectionnée dans le paramètre Rediriger les transactions qui excèdent le solde maximum vers, les transactions excédant le solde maximum peuvent être transférées automatiquement vers une autre assignation de banque de temps pour cet employé. |
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Pourcentage du salaire payable
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Entrer, aux fins de rémunération, le pourcentage du salaire qui sera payé à l'employé pour les heures (jours ou montants d'argent) accumulées dans la banque de temps de l'employé (par ex. 75,00 % pour un congé parental additionnel).
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Ne pas avertir l'utilisateur si le solde devient négatif
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Lorsque cette case est décochée, un message d'avertissement s'affiche :
•Lorsqu'une transaction ajoutée manuellement dans la banque de temps de l'employé fait en sorte que le solde est négatif. Par exemple, si le solde de jours de vacances d'un employé est de 4 heures et qu'une transaction manuelle de -8 heures est ajoutée. Cet avertissement s'affiche à titre informatif seulement. Il n'empêche pas l'ajout de la transaction.
•Dans le module My SigmaRH, lorsqu'un employé fait une demande de congé et que le solde dans la banque de temps n'est pas suffisant pour répondre à la demande. Par exemple, si le solde de jours de vacances d'un employé est de 8 heures et qu'il fait une demande de congé pour 16 heures. Cet avertissement s'affiche à titre informatif seulement. Il n'empêche ni la création ni l'approbation de la demande de congé.
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Note : Si vous voulez empêcher la sauvegarde de la demande de congé et afficher u'un message d'erreur bloquant si le solde dans la banque de temps de l'employé est négatif ou insuffisant, vous devrez paramétrer des déclencheurs/actions.
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Ne pas afficher cette banque dans le dossier employé
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Cette option est utilisée lorsqu'on veut utiliser des banques de temps systèmes, par exemple, pour connaître des soldes (ou des transactions) de nombreux banques de temps qui seront exportés vers un système de paie externe. On peut ainsi réduire considérablement le nombre de banques de temps affichés par défaut dans le dossier de l'employé.
Lorsque cette case est cochée :
•Les gestionnaires ne pourront pas, par défaut, visualiser cette banque de temps dans la fenêtre flottante secondaire Banques de temps d'employé dans le dossier de l'employé. S'ils veulent visualiser les transactions dans cette banque de temps, ils doivent cocher la case Afficher les banques de temps masquées une fois qu'ils auront accédé aux détails des banques de temps de l'employé.
•La case Afficher cette banque dans My SigmaRH est grisée et ne peut être cochée. Par conséquent, les utilisateurs ne pourront pas visualiser cette banque de temps dans My SigmaRH, que ce soit dans le menu Mes banques de temps ou dans la badgeuse virtuelle. |
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Afficher cette banque dans My SigmaRH
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Cocher cette case pour que la banque de temps soit disponible dans le module My SigmaRH.
Une fois que cette case est cochée, la banque de temps sera visible :
•dans le menu Mes banques de temps;
•dans la page d'accueil dans My SigmaRH;
•dans l'écran de gestion des demandes de congé;
•dans l'écran d'édition des demandes de congé;
•dans la badgeuse virtuelle (si l'on coche également la case Afficher les soldes sur le terminal de badgeage). |
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Afficher les soldes sur le terminal de badgeage
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Cette case s'affiche uniquement lorsque le module GTA avancée et que le système de badgeages sont activés.
Si cette case est cochée et que la case Afficher les soldes sur le terminal de badgeage a été coché dans le modèle de gestion de temps de l'employé, le solde en vigueur à la date du jour dans la banque de temps de l'employé s'affichera :
•sur le terminal physique;
•dans la badgeuse virtuelle visible (on doit alors également cocher la case Afficher les soldes sur le terminal de badgeage).
oen mode Gestion lorsque vous ajoutez/modifiez un badgeage dans le menu Badgeages;
odans le module My SigmaRH lorsque vous ajoutez un badgeage dans le menu Ma badgeuse virtuelle;
odans le module My SigmaRH lorsque vous ajoutez/modifiez un badgeage dans le menu Mes badgeages.
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Ajuster automatiquement la date de début d'assignation de la banque de temps à l'employé et Ajuster automatiquement la date de fin d'assignation de la banque de temps à l'employé
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Cocher ces cases pour repousser la date de fin ou devancer la date de début d'une banque de temps si une transaction automatique (absence ou demande de congé par exemple) doit être faite dans la banque de temps de l'employé avant la date de début ou après la date de fin. Si cette situation se présente et que ces options ne sont pas cochées dans la banque de temps, alors la transaction automatique devrait créer une deuxième assignation pour la banque de temps dans la fiche de l'employé.
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5.Au besoin, indiquer si des transferts s'appliquent pour cette banque de temps..
Champ
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Description
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Rediriger les transactions qui excèdent le solde maximum vers
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Cocher cette case pour automatiquement rediriger les transactions dépassant le solde maximum alloué défini précédemment vers une autre assignation de banque de temps pour l'employé visé.
Exemple : Lorsqu'un employé dépasse le solde maximum alloué dans la banque de temps Heures supplémentaires, l'employeur peut transférer automatiquement les transactions dépassant ce solde vers une autre assignation de banque de temps pour cet employé (c'est-à-dire Heures supplémentaires payées).
Sélectionner une banque de temps destinataire du solde. Préciser ensuite le coefficient qui s'applique au transfert. Par exemple, si le solde est transféré tel quel, entrer 1; si le solde est majoré de 25 %, entrer 1,25.
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Attention : Le transfert n'est possible qu'entre des banques de temps de même type d'accumulation (par exemple, accumulation de type Heure).
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Le transfert du solde peut être automatisé à l'aide de l'Assistant Personnel (voir Définir une tâche de type « Effectuer une transaction dans les banques de temps »).
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Débiter la banque de temps
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Cocher cette case pour débiter automatiquement une autre assignation de banque de temps lorsque le solde de l'assignation courante de banque de temps n'est pas suffisant.
Sélectionner la banque de temps où le système doit soustraire les transactions. Préciser ensuite le coefficient qui s'applique. Par exemple, si les transactions doivent être soustraites telles quelles, entrer 1; si les transactions doivent être majorées de 25%, entrer 1,25.
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Attention : Le débit n'est possible qu'entre des banques de temps de même type d'accumulation (par exemple, accumulation de type Heure).
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Voir un exemple d'utilisation.
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6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la banque de temps. |
