Gérer les événements à partir de l'outil de planification (Planning)

Les limitations suivantes s'appliquent :

Aspect

Description

Gestion des accidents de travail

Vous ne pouvez pas passer par le menu Planning pour ajouter et gérer des événements de type Accident de travail. Vous devez utiliser les menus Gestion express ou Rapport d'accident.

Utilisation de l'option Manuel pour le calcul des jours perdus dans l'absence

Attention

Attention : L'option Manuel qui permet de calculer les jours perdus dans la conséquence devrait être réservée aux absences ou accidents de travail d'une journée ou moins. Si vous utilisez l'option Manuel pour calculer des jours perdus sur une période prolongée :

•aucun événement (absence ou accident de travail) ne sera reporté pour cet événement dans le menu Planning si la durée saisie manuellement est supérieure à 1 jour;

•aucune entrée de feuilles de temps ne pourra être générée pour ces absences;

•les statistiques de gravité des absences (Liste des fréquences et gravités absence) ou des accidents de travail (Liste des fréquences et gravités accident) en seront quelque peu faussées, les jours perdus étant alors reliés au premier jour de la conséquence et non répartis sur la durée de la conséquence. Exemple

Le formulaire à remplir lors de l'ajout d'une absence à partir de l'outil de planification est identique à celui affiché lorsque l'absence est ajoutée dans les menus suivants :

•Gestion express;

•Absence.

Pour de plus amples renseignements sur chacun des champs à remplir dans l'absence, veuillez vous référer à la rubrique « Ajouter une absence ou un congé ».

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis.

3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.

Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.

4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Créer une absence.

Résultat : L'écran de définition des absences s'affiche à l'écran.

5.Remplir tous les champs obligatoires de l'absence.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'absence.

Résultat : Vous retournez dans l'outil de planification. Pour toute la durée de l'absence, les journées correspondantes portent maintenant le code ou l'abréviation de la raison d'absence. Selon les options d'affichage que vous aviez sélectionnées, les statistiques sur les heures planifiées et les heures réalisées sont mises à jour.

À partir du planning, vous pouvez ajouter pour plusieurs employés à la fois une absence qui aura la même raison et la même période, par exemple, si :

•votre entreprise ferme ses portes pendant deux semaines en été et tous les employés sont en congé pendant cette période;

•une absence d'une journée doit être ajoutée pour tous les employés pour un jour férié;

•un événement exceptionnel (tempête de neige, inondation, etc.) survient et tous les employés sont absents pendant cette journée.

Astuce

Note : Pour que l'option Créer des absences simplifiées soit visible, l'utilisateur doit avoir accès à l'instance Absentéisme (Absence).

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis.

3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.

Astuce

Note : Vous pouvez sélectionner de multiples cellules en appuyant simultanément sur la touche Ctrl de votre clavier et sur le clic droit de la souris. La multi-sélection peut s'effectuer pour:

•plusieurs journées pour le même employé (sélection horizontale sur la même ligne);

•plusieurs employés pour la même journée (sélection verticale sur la même colonne).

Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.

4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Créer des absences simplifiées.

5.Saisir les informations pour ces absences simplifiées.

Champ

Description

Raison d'absence

Sélectionner la raison de l'absence.

La liste des raisons d'absences affichée tient compte des populations associées aux raisons d'absences. Par exemple, la raison d'absence Congé de maternité qui est associée à la population Femmes seulement ne s'affichera pas si vous avez sélectionné des hommes et des femmes dans le planning.

Les codes de raisons d'absences sont définis dans le menu Configuration des absences et des conséquences.

Abréviation personnalisée et Couleur personnalisée

Personnaliser l'abréviation et la couleur qui seront affichées pour cette journée.

Astuce

Note : Vous pouvez personnaliser l'abréviation et la couleur si vous souhaitez afficher des informations pertinentes dans les menus Badgeage et planning, ainsi que dans la version imprimée du planning. Par exemple, si une absence est ajoutée pour la raison Formation, vous pouvez personnaliser l'abréviation en indiquant Formation SST, puis sélectionner la couleur de votre choix. Cette abréviation et cette couleur s'affichent dans les menus Badgeage et planning, ainsi que dans la version imprimée du planning.

Voir un exemple d'utilisation.

L'abréviation et la couleur sélectionnées outrepassent :

•la configuration des couleurs que vous avez effectuée pour les raisons d'absences et les conséquences dans le planning

•les paramètres d'affichage définis pour la raison d'absence ou la conséquence.

Commentaire

Saisir un commentaire.

Les commentaires saisis ne sont pas reportés dans l'absence, mais bien dans les commentaires pouvant être visualisés dans le planning.

6.Cliquer Lancer la création des absences.

Résultat : La fenêtre flottante secondaire Résultat de la création d'absence s'affiche pour que vous puissiez visualiser la progression de la création des absences.

7.Cliquer Actualiser pour savoir pour quels employés les absences ont été créées et non créées.

8.Une fois que la création d'absences est terminée, cliquer Masquer les résultats.

Résultat : Une confirmation s'affiche.

9.Cliquer OK.

Résultat : La fenêtre Résultat de la création d'absence ne s'affiche plus.

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis.

3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.

Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.

4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Modifier l'absence.

Résultat : L'écran de définition des absences s'affiche à l'écran.

5.Modifier tous les champs requis dans l'absence.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'absence.

Résultat : Vous retournez dans l'outil de planification. Pour toute la durée de l'absence, les journées correspondantes portent maintenant le code ou l'abréviation de la raison d'absence. Selon les options d'affichage que vous aviez sélectionnées, les statistiques sur les heures planifiées et les heures réalisées sont mises à jour.

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis.

3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.

Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.

4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Supprimer l'absence.

Résultat : Un message de confirmation s'affiche.

5.Cliquer OK.

Résultat : L'absence est supprimée du menu Planning. Le système récupère le découpage journalier en vigueur avant l'application de l'absence. Selon les options d'affichage que vous aviez sélectionnées, les statistiques sur les heures planifiées et les heures réalisées sont mises à jour.

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour distinguer rapidement les événements (absences ou accidents de travail) dans l'outil de planification.

Méthode

Explication

Configuration des paramètres d'affichage pour les codes de raisons d'absences ou de conséquence

Vous pouvez configurer les paramètres d'affichage pour les codes de raisons d'absences ou de conséquences.

Astuce

Note : La présentation des événements dans le planning tient compte des paramètres d'affichage pour le Gestionnaire qui sont définis dans le menu Configuration des absences et des conséquences. Cependant, lors de l'impression du planning, vous pouvez choisir l'affichage pour le Gestionnaire ou la Diffusion.

Création de codes de raisons d'absences ou de conséquences

Pour toute la durée d'une absence ou d'un accident de travail, les cellules des journées correspondantes peuvent indiquer :

•le code ou l'abréviation de la raison d'absence (pour les absences);

•le code ou l'abréviation de la conséquence (pour les accidents de travail).

Si aucune abréviation n'a été saisie dans les raisons d'absence et les conséquences, c'est le code de la raison d'absence ou de la conséquence qui s'affiche dans le planning.

Astuce

Note : Si les codes de raisons d'absences ou de conséquences ne sont pas significatifs, assurez-vous de saisir dans la raison d'absence ou la conséquence une abréviation qui donnera le plus d'information possible aux utilisateurs. Par exemple, si le code de la raison d'absence réservée aux congés de maternité est MAS, assurez-vous de saisir l'abréviation Maternité qui sera plus significative lors de l'affichage et l'impression du planning.

Configuration des couleurs dans le planning

Vous pouvez configurer les couleurs :

•des raisons d'absence;

•des conséquences utilisées dans les rapports d'accidents de travail;

•des journées où il y a plusieurs événements distincts;

•du découpage journalier générique Absent. Ce découpage journalier est utilisé lorsque la case Masquer les informations sensibles en utilisant des termes et couleurs génériques est cochée dans les paramètres d'affichage du code de raison d'absence ou de conséquence. Plutôt que de voir le code ou l'abréviation de la raison d'absence ou de la conséquence, l'utilisateur verra le message générique Absent et la couleur qui aura été configurée.

Gestion des exceptions pour certains événements

Exceptionnellement pour une absence donnée, vous pouvez utiliser les options Modifier le découpage journalier sur mesure ou Gérer les absences simplifiées pour outrepasser :

•les paramètres d'affichage définis pour la raison d'absence ou la conséquence;

•l'abréviation devant s'afficher dans le planning pour la raison d'absence ou la conséquence;

•la couleur définie pour la raison d'absence ou la conséquence dans la configuration des couleurs dans le planning.

Exemple

•Pour la raison d'absence Formation, vous avez :

osaisi l'abréviation Formation;

ocoché la case Masquer les informations sensibles en utilisant des termes et couleurs génériques dans les paramètres d'affichage pour la diffusion.

•Dans la configuration des couleurs dans le planning, vous avez choisi la couleur Jaune pour la raison d'absence Formation.

•Pour Martin Dubois, vous avez ajouté une absence d'une journée pour la raison Formation pour le 16 septembre 2023 en utilisant l'option Créer une absence.

oLorsque le gestionnaire visualise le planning de Martin Dubois pour le 16 septembre 2023, il voit l'abréviation Formation dans la cellule qui s'affiche en Jaune.

oLorsque le gestionnaire imprime le planning de Martin Dubois pour le 16 septembre 2023, il voit le terme générique Absent (en raison des paramètres d'affichage) dans la cellule qui s'affiche en Jaune.

•Comme il s'agit d'une formation importante sur la Santé et Sécurité au travail, vous voulez que l'affichage pour les gestionnaires ou la diffusion soit plus explicite.

•Utiliser l'option Modifier le découpage journalier sur mesure, puis saisir une abréviation personnalisée (Formation SST) et une couleur personnalisée (Rouge).

oLorsque le gestionnaire visualise le planning de Martin Dubois pour le 16 septembre 2023, il voit l'abréviation Formation SST dans la cellule qui s'affiche en Rouge.

oLorsque le gestionnaire imprime le planning de Martin Dubois pour le 16 septembre 2023, il voit l'abréviation Formation SST dans la cellule qui s'affiche en Rouge.

Astuce

Note : Si l'abréviation et la couleur personnalisées s'appliquent pour plusieurs employés, il est préférable d'ajouter l'absence en utilisant l'option Créer des absences simplifiées. Cette option vous permet de saisir l'abréviation et la couleur personnalisées qui doivent s'appliquer à tous les employés, ce qui vous évite de modifier le découpage journalier sur mesure après l'ajout de l'absence.

Oui. Si aucune date de fin ou aucune date de retour n'est précisée dans un événement ajouté pour un employé donné, cet événement s'affiche uniquement pour les 30 jours suivants dans le menu Planning.

Chaque jour, la tâche système Mise à jour des événements dans le planning viendra ajouter une journée supplémentaire dans le menu Planning pour les événements qui n'ont toujours pas de date de fin ou de date de retour au moment de l'exécution de la tâche.

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Exemple