SIGMA-RH

1.Choisir Salariés > Liste des comptes de dépenses dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer Ajouter.

3.Sélectionner l'employé pour qui l'ajout de ce compte de dépenses doit être fait.

4.Sélectionner la période pour ce compte de dépenses, puis cliquer Enregistrer.

Résultat : L'écran d'édition d'un compte de dépenses s'affiche.

Fenêtres flottantes secondaires

5.Au besoin, associer une dépense non réclamée à ce compte de dépenses.

6.Au besoin, ajouter de nouvelles dépenses (monétaires ou kilométriques) à ce compte de dépenses.

7.Au besoin, supprimer des dépenses ajoutées dans ce compte de dépenses.

8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le compte de dépenses.

1.Choisir Salariés > Liste des comptes de dépenses dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer sur le compte de dépenses de votre choix.

Résultat : L'écran d'édition d'un compte de dépenses s'affiche.

3.Cliquer l'onglet Dépenses prêtes à être réclamées.

Résultat : Le système affiche uniquement les dépenses ayant le statut À réclamer dont la date est incluse dans la période sélectionnée dans le compte de dépenses.

4.Cocher la case de la dépense ou des dépenses qui doivent être ajoutées dans le compte de dépenses.

5.Cliquer Réclamer la dépense.

Résultat : La dépense s'affiche désormais dans l'onglet Dépenses réclamées dans ce compte de dépenses. Elle n'est plus affichée dans l'onglet Dépenses prêtes à être réclamées. Elle a le statut Validée.

1.Choisir Salariés > Liste des comptes de dépenses dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer sur le compte de dépenses de votre choix.

Résultat : L'écran d'édition d'un compte de dépenses s'affiche.

Fenêtres flottantes secondaires

3.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans ce compte de dépenses.

4.Cliquer Ajouter.

5.Sélectionner Dépense monétaire.

6.Sélectionner la catégorie de frais et la nature de frais requises.

Résultat : L'écran de saisie de la dépense s'affiche. Par défaut, le statut de cette dépense est A compléter.

7.Au besoin, ajouter un justificatif pour accélérer la saisie de certaines informations dans la dépense.

8.Vérifier les informations de base sur la dépense.

9.Saisir les champs obligatoires dans la dépense monétaire.

Champs obligatoires dans la dépense monétaire

10.Saisir les informations complémentaires sur la dépense.

11.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la dépense ou Enregistrer et ajouter pour sauvegarder la dépense, puis ajouter une nouvelle occurrence.

Résultat : Un message peut s'afficher si la dépense ne respecte pas les règles de validation de base ou les règles avancées définies pour la nature de frais sélectionnée, par exemple, si le montant de la dépense dépasse le montant maximum permis pour la nature de frais sélectionnée. Ce message peut :

•Être bloquant : Il s'affiche en rouge. Dans ce cas, modifier la dépense afin de l'enregistrer.

•Être affiché à indicatif seulement : Il s'affiche en orange. Dans ce cas, cliquer de nouveau Enregistrer pour sauvegarder la dépense.

12.Si un workflow d'autorisation spéciale a été configuré, le message suivant s'affiche : « Cette dépense doit obtenir une autorisation spéciale pour être réclamée dans un compte de dépenses. Voulez-vous continuer et lancer le processus d'autorisation spéciale? »

•Cliquer OK pour démarrer le worklow.

•Cliquer Annuler pour revenir à la dépense.

Résultat : Lorsque la dépense est enregistrée, elle prend l'un des statuts suivants :

•Validée (si tous les champs obligatoires ont été remplis, mais qu'aucun workflow d'autorisation spéciale n'est requis dans votre entreprise);

•En attente de vérification (si un workflow d'autorisation spéciale est requis dans votre entreprise). Lorsqu'une dépense a ce statut, elle n'est pas visible dans le compte de dépenses, mais uniquement dans les dépenses non réclamées.

Si vous ajoutez une dépense kilométrique à partir d'un compte de dépenses, vous devrez définir le trajet effectué afin que le système calcule automatiquement la distance parcourue, le montant à rembourser pour la dépense courante, le montant réclamé depuis le début de l'année, ainsi que les cumulatifs depuis le début de l'année.

1.Choisir Salariés > Liste des comptes de dépenses dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer sur le compte de dépenses de votre choix.

Résultat : L'écran d'édition d'un compte de dépenses s'affiche.

Fenêtres flottantes secondaires

3.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans ce compte de dépenses.

4.Cliquer Ajouter.

5.Sélectionner Dépense kilométrique.

6.Sélectionner la catégorie de frais et la nature de frais requises. Au besoin, sélectionner un des trajets disponibles.

Résultat : L'écran de saisie de la dépense s'affiche. Par défaut, le statut de cette dépense est A compléter.

7.Vérifier les informations de base sur la dépense.

8.Saisir les champs obligatoires dans la dépense kilométrique.

Champs obligatoires dans la dépense kilométrique

9.Définir le trajet.

Définition du trajet

10.Saisir les informations complémentaires sur la dépense.

11.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la dépense ou Enregistrer et ajouter pour sauvegarder la dépense, puis ajouter une nouvelle occurrence.

Résultat : Un message peut s'afficher si la dépense ne respecte pas les règles de validation de base ou les règles avancées définies pour la nature de frais sélectionnée, par exemple, si le montant de la dépense dépasse le montant maximum permis pour la nature de frais sélectionnée. Ce message peut :

•Être bloquant : Il s'affiche en rouge. Dans ce cas, modifier la dépense afin de l'enregistrer.

•Être affiché à indicatif seulement : Il s'affiche en orange. Dans ce cas, cliquer de nouveau Enregistrer pour sauvegarder la dépense.

12.Si un workflow d'autorisation spéciale a été configuré, le message suivant s'affiche : « Cette dépense doit obtenir une autorisation spéciale pour être réclamée dans un compte de dépenses. Voulez-vous continuer et lancer le processus d'autorisation spéciale? »

•Cliquer OK pour démarrer le worklow.

•Cliquer Annuler pour revenir à la dépense.

Résultat : Lorsque la dépense est enregistrée, elle prend l'un des statuts suivants :

•Validée (si tous les champs obligatoires ont été remplis, mais qu'aucun workflow d'autorisation spéciale n'est requis dans votre entreprise);

•En attente de vérification (si un workflow d'autorisation spéciale est requis dans votre entreprise). Lorsqu'une dépense a ce statut, elle n'est pas visible dans le compte de dépenses, mais uniquement dans les dépenses non réclamées.

Vous pouvez ajouter une note dans une dépense, par exemple une explication détaillée. Pour chaque note ajoutée, le système affiche le nom de l'utilisateur qui a effectué l'ajout, ainsi que la date à laquelle la note a été ajoutée.

1.Choisir Salariés > Liste des comptes de dépenses dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans ce compte de dépenses.

3.Accéder à la dépense pour laquelle la note doit être ajoutée.

4.Saisir la note sous le champ Ajouter une note, puis cliquer pour confirmer l'ajout.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la dépense.

Vous pouvez ajouter ou supprimer un document justificatif dans une dépense, par exemple, une facture numérisée d'un repas au restaurant.

Ajouter un document justificatif

1.Choisir Salariés > Liste des comptes de dépenses dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans ce compte de dépenses.

3.Accéder à la dépense pour laquelle le document justificatif doit être ajouté.

4.Ajouter le document justificatif en utilisant l'une des méthodes ci-dessous.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le compte de dépenses.

Supprimer un document justificatif

Vous pouvez supprimer un document justificatif, par exemple, si vous vous rendez compte que le document initial était erroné.

1.Choisir Salariés > Liste des comptes de dépenses dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans ce compte de dépenses.

3.Accéder à la dépense pour laquelle le document justificatif doit être supprimé.

4.Cliquer à côté du justificatif initial.

Résultat : Un message de confirmation s'affiche.

5.Cliquer OK pour effacer le document.

Résultat : Le message suivant s'affiche : « Voulez-vous réinitialiser les montants ?»

6.Sélectionner l'option requise.

•Cliquer OK pour que les montants qui ont été automatiquement reportés dans la dépense à l'ajout du document justificatif soient remis à vide.

•Cliquer Annuler pour conserver les montants qui ont été automatiquement reportés dans la dépense à l'ajout du document justificatif.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le compte de dépenses.

Tant que le compte de dépenses a le statut En attente d'envoi, vous pouvez supprimer les dépenses associées.

1.Choisir Salariés > Liste des comptes de dépenses dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer sur le compte de dépenses de votre choix.

3.Cliquer l'onglet Dépenses réclamées dans ce compte de dépenses.

4.Cocher la case de la dépense qui doit être supprimée.

5.Cliquer Supprimer.

6.Choisir l'option requise.

7.Cliquer Enregistrer.

Les statuts suivants peuvent être attribués à un compte de dépenses :