Afin d'utiliser le module Recrutement, le gestionnaire doit suivre les étapes suivantes :
1.Configurer les établissements de type Gestion de candidats (c'est-à-dire les candidathèques) qui peuvent être utilisés.
Indiquer dans quels établissements de type Dossiers des employés les candidats créés dans ces établissements de type Gestion de candidats seront visibles.
2.Configurer les paramètres d'entreprise.
•Génération automatique du numéro de recrutement;
•Nom de la compagnie : Le nom saisi dans ce paramètre est reporté dans le nom de l'expéditeur des accusés de réception envoyés aux candidats dont la candidature est ajoutée dans un recrutement.
•Configuration des comptes de courriel pour l'automatisation des demandes de candidature (si vous téléchargez les candidatures électroniques des sites d'emplois).
3.Configurer les postes et, au besoin, la fiche de poste pour que celle-ci puisse être affichée à partir du recrutement.
4.Au besoin, personnaliser les écrans suivants utilisés pour le module Recrutement en leur ajoutant des champs utilisateurs :
•Dossier de candidat
•Demande de recrutement
•Recrutement
•Entretien de recrutement
•Candidature externe (écran que les candidats peuvent visualiser lorsqu'ils postulent à partir d'un widget)
•Actions à réaliser preboarding (si vous gérez les processus de pré-embauche)
•Événement de pré-embauche (Preboarding) (si vous gérez les processus de pré-embauche)
5.Désigner les employés qui peuvent être responsables de dossier dans :
•les dossiers de recrutement;
•les candidatures ajoutées dans un dossier de recrutement;
•les entretiens de recrutement;
•les événements de pré-embauche (Preboarding).
6.Paramétrer les questionnaires que les candidats doivent remplir pendant le processus de sélection.
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Attention : Lorsqu'un candidat postule à partir d'un widget, le dossier d'utilisateur créé automatiquement pour un candidat externe comprend uniquement un profil My SigmaRH. Dans ce profil, le groupe d'utilisateurs Candidats est attribué automatiquement. Pour que le candidat puisse répondre à un questionnaire, assurez-vous que le groupe d'utilisateurs Candidats ait des droits en Lecture sur le questionnaire.
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7.Paramétrer les notes automatiques (individuelles ou collectives) qui doivent générer des notifications, par exemple aux responsables des recrutements.
8.Paramétrer le workflow qui permettra d'approuver les demandes de recrutement selon le processus en vigueur dans votre entreprise.
9.Au besoin, configurer le référentiel des actions à réaliser et les modèles de preboarding (si vous gérez les processus de pré-embauche).
10.Au besoin, configurer les widgets de diffusion si les recrutements doivent être publiés sur votre site Web.
11.Au besoin, configurer la diffusion sur Broadbean.
12.Configurer la sécurité, entre autres si les utilisateurs liés à un employé doivent uniquement accéder aux demandes de recrutement et aux recrutements pour lesquels ils sont responsables.
Pour assurer une utilisation optimale, les utilisateurs qui gèrent les recrutements devraient avoir accès (dans leur dossier d'utilisateur) aux établissements de gestion de candidats et d'employés appropriés.
•Si les utilisateurs n'ont pas accès à un établissement de gestion de candidats, ils ne peuvent pas visualiser ou ajouter dans un recrutement les candidats qui y ont été créés.
•Si les utilisateurs n'ont pas accès à un établissement (peu importe son type), ils ne peuvent pas accéder aux suivis de dossier pouvant être ajoutés pour chaque candidat. Ils verront alors le message d'erreur « Vous ne pouvez pas effectuer la gestion de ce candidat car vous ne possédez pas de droit d'accès sur sa fiche ».
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Attention : Les utilisateurs peuvent visualiser toutes les candidatures ajoutées dans un recrutement, même s'ils n'ont pas les droits de visualiser le dossier complet de l'employé ou du candidat correspondant.
Cependant, si des utilisateurs voient le message d'erreur « Vous ne pouvez pas effectuer la gestion de ce candidat car vous ne possédez pas de droit d'accès sur sa fiche » lorsqu'ils cliquent sur un candidat, mais qu'ils doivent gérer les suivis de dossier du candidat, veuillez contacter SIGMA-RH Solutions inc.. Dans ce cas, il est recommandé de créer un type de profil Recrutement pour ces utilisateurs. Ce profil permet un accès élargi aux employés et aux candidats sans que les utilisateurs aient accès aux informations qui seraient jugées confidentielles.
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Il est possible qu'un type de profil Recrutement doive être créé dans votre environnement si les utilisateurs qui gèrent les recrutements doivent visualiser d'autres événements et qu'ils ne doivent pas voir les mêmes «populations » d'employés pour chaque événement.
Exemple de besoin
•Votre entreprise utilise les modules Recrutement et Entretien. Le module Recrutement est utilisé pour permettre la publication des recrutements pour les postes disponibles à l'interne.
•Lorsque Richard Martin visualise les entretiens, il doit uniquement voir les entretiens et les dossiers des employés dont il est le supérieur hiérarchique (N+1).
•Lorsque Richard Martin visualise les recrutements, il doit voir toutes les candidatures figurant dans ces recrutements, c'est-à-dire :
oles candidatures posées par des employés dont il n'est pas le N+1;
oles candidatures posées par des candidats externes.
Configuration
•SIGMA-RH Solutions inc. doit créer un type de profil Recrutement.
•Utiliser deux barres de menus, par exemple, RH global et Recrutement. Au besoin, deux barres de menus personnalisées peuvent être créées.
•Chaque barre de menu sera liée à un type de profil, par exemple :
obarre de menus RH global lié au profil Gestion;
obarre de menus Recrutement lié au profil Recrutement.
•Dans le dossier d'utilisateur de Richard Martin, il y aura deux profils : un profil Gestion et un profil Recrutement.
•Dans le profil Gestion du dossier d'utilisateur de Richard Martin, attribuer un groupe d'utilisateurs (par exemple Responsable des entretiens) qui contrôle les droits lorsque l'utilisateur gère les entretiens des employés dont il est le N+1. Ce groupe d'utilisateurs doit être lié à au moins un rôle qui définit les types d'instances requis et à un rôle qui définit des accès personnalisés.
•Dans le profil Recrutement du dossier d'utilisateur de Richard Martin, on doit s'assurer :
oqu'il a accès aux niveaux de structure administrative requis : établissements d'employés et de candidats (candidathèque);
ode lui attribuer un groupe d'utilisateurs (par exemple, Responsable du recrutement) qui contrôle ses droits lorsqu'il gère les recrutements. Ce groupe d'utilisateurs sera lié à au moins un rôle qui définit les types d'instances requis. Pour que Richard Martin puisse visualiser les candidatures posées par tous les employés, on doit s'assurer que le groupe d'utilisateurs Responsable du recrutement n'est PAS lié à un rôle qui définit des accès personnalisés trop restrictifs. |
Si les utilisateurs liés à un employé doivent uniquement accéder aux demandes de recrutement pour lesquelles ils sont responsables, assurez-vous de leur donner à l'instance Accès aux demandes de recrutement dont je suis le responsable.
Si un utilisateur a accès aux deux instances, l’instance Demande de recrutement est prioritaire.
Nom de l’instance
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Parent
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Utilisation
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Accès aux demandes de recrutement dont je suis le responsable
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/Carrière/Recrutement (Carrière)
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Dans le menu Recrutement > Demandes de recrutement :
•L'utilisateur peut uniquement visualiser les demandes de recrutement dont il est responsable. Il ne peut pas visualiser les demandes de recrutement d'un autre responsable.
•Le filtre Dont je suis le responsable de la demande de recrutement n'est pas visible. |
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Demande de recrutement
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/Carrière/Recrutement (Carrière)
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Dans le menu Recrutement > Demandes de recrutement :
•L'utilisateur peut visualiser toutes les demandes de recrutement, peu importe qui est le responsable.
•Le filtre Dont je suis le responsable de la demande de recrutement est visible. En le cochant l'utilisateur peut visualiser uniquement les demandes dont il est responsable. |
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Si les utilisateurs liés à un employé doivent uniquement accéder aux recrutements pour lesquels ils sont responsables, assurez-vous de leur donner accès à l'instance Accès aux recrutements dont je suis le responsable.
L'instance Recrutement (Recrutement) donne les droits possibles (Lecture, Ecriture, Ajout, Suppression) dans le menu Recrutement > Liste des recrutements.
En plus de l'instance Recrutement (Recrutement), on doit déterminer, à l'aide des instances ci-dessous si l'utilisateur peut visualiser tous les recrutements ou seulement ceux dont il est responsable. Si un utilisateur a accès aux deux instances, l’instance Accès à tous les recrutements est prioritaire.
Nom de l’instance
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Parent
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Utilisation
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Accès aux recrutements dont je suis le responsable
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/Carrière/Recrutement (Carrière)
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Dans le menu Recrutement > Liste des recrutements, l'utilisateur pourra uniquement accéder aux recrutements pour lesquels il a été désigné responsable.
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Accès à tous les recrutements
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/Carrière/Recrutement (Carrière)
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Dans le menu Recrutement > Liste des recrutements, l'utilisateur pourra accéder à tous les recrutements.
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Attention : Si un utilisateur a uniquement accès aux recrutements dont il est le responsable, cette limitation s'applique seulement dans le menu Liste des recrutements. Si cet utilisateur peut créer des modèles de rapports ou des graphiques sur le recrutement, il peut obtenir des statistiques sur l'ensemble des recrutements.
Pour éviter que cet utilisateur ait accès à des statistiques auxquelles il n'a pas droit, il est fortement recommandé de lui accorder des droits restreints (Lecture seule) sur les modèles de rapports ou les graphiques. L'administrateur peut cependant créer des modèles de rapports ou des graphiques qui comprennent une condition qui permettra à l'utilisateur d'obtenir uniquement des statistiques sur les recrutements pour lesquels il est le responsable.
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Attention : Pour que vos employés puissent visualiser la fenêtre flottante secondaire Postes disponibles dans la page d'accueil de SIGMA-RH (autant dans My SigmaRH qu'en mode Gestion), ils doivent avoir accès à l'instance Afficher les postes disponibles aux utilisateurs qui se trouve sous : /Base/Informations d'entreprise/Structures organisationnelles de l'entreprise/Structures organisationnelles/Postes). Au besoin, vous pouvez masquer cette fenêtre pour certains groupes d'utilisateurs en ne donnant aucun droit à cette instance.
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Voir aussi...
Configurer les widgets de diffusion pour le recrutement
Configurer Broadbean pour le module du recrutement
Processus de gestion du recrutement
Gérer les demandes de recrutement
Gérer les recrutements
Configurer la publication d'un recrutement
Gérer les candidatures dans un recrutement
Suivis de dossier pour les candidatures ajoutées dans un recrutement
Gérer les entretiens de recrutement
Gérer le preboarding (pré-embauche) des candidats et des employés
