SIGMA-RH

Les notifications peuvent être envoyées par courrier électronique :

•à l'adresse de courrier électronique saisie dans le dossier de l'employé;

•à l'adresse courriel de remplacement saisie une fois que participant est ajouté à une réunion (si une adresse courriel de remplacement est saisie, aucune notification n'est envoyée à l'adresse de courrier électronique saisie dans le dossier de l'employé).

Avant d'ajouter une configuration de notification pour les réunions, vous devez au préalable configurer :

•les modèles de notification qui peuvent être utilisés pour définir le contenu de la notification;

•les configurations de notifications : qui peuvent être utilisées pour définir la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.

1.Choisir Personnalisation > Ecrans utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Accéder à l'écran utilisateur Réunion requis.

3.Cliquer Configuration des notifications dans la fenêtre flottante secondaire Liens utiles.

4.Cliquer Ajouter.

5.Saisir les informations générales sur cette configuration de notification pour les réunions.

Informations générales

Champ	Description
Nom *	Entrer le nom que portera la configuration de notification pour les réunions. Note : La disponibilité des champs réservés au nom, ainsi que la langue dans laquelle ces noms sont obligatoires, sont définies dans les paramètres d'entreprise.
Destinataire principal	Sélectionner le destinataire principal. Option Description Participant Sélectionner cette option si la notification doit être envoyée au participant de la réunion, que ce participant soit un membre de comité ou un employé dans l'entreprise. Supérieur hiérarchique du participant Sélectionner cette option si la notification doit être envoyée au supérieur hiérarchique du participant à la réunion, que ce participant soit un membre de comité ou un employé dans l'entreprise. 1.Saisir à quel niveau de supérieur hiérarchique du participant doit être désigné. 2.Choisir la méthode utilisée pour déterminer la chaîne hiérarchique. Responsable de dossier par participant Sélectionner cette option si la notification doit être envoyée au responsable de dossier saisi dans la réunion. Le responsable de dossier recevra une notification pour chaque participant. Par exemple, si vous configurez une notification au retrait d'un participant et qu'un utilisateur on retire 2 participants, le responsable de dossier recevra 2 notifications (une pour chaque participant).
Moment d'envoi de la notification	Indiquer à quel moment la notification doit être envoyée. Moment Description Ajout d'un participant La notification est envoyée à tout nouveau participant lorsqu'un utilisateur attribue le statut système Convoquée ou si le statut système de la réunion est déjà Convoquée. Retrait d'un participant La notification est envoyée si un utilisateur retire un participant en l'inactivant alors que le statut système de la réunion est Convoquée. Modification d'une réunion La notification est envoyée si un utilisateur modifie les informations suivantes dans une réunion alors que le statut système de cette réunion est Convoquée : •les champs d’informations générales; •la date ou les dates de la réunion; •les périodes saisies dans une réunion planifiée sur une seule journée ou les périodes saisies dans une réunion planifiée sur plusieurs journées. Fin d'une réunion La notification est envoyée si un utilisateur attribue le statut système Terminée à une réunion. Clôture d'une réunion La notification est envoyée si un utilisateur attribue le statut système Clôturée à une réunion. Annulation d'une réunion La notification est envoyée si un utilisateur attribue le statut système Annulée à une réunion. Annulation pour carence d'une réunion La notification est envoyée si un utilisateur attribue le statut système Annulée pour carence à une réunion.
Sujet et contenu de la notification	•Saisir le sujet qui figurera dans la notification envoyée. •Cliquer , puis sélectionner le modèle de notification requis. Paramètres ayant une incidence sur la liste des modèles de notification pouvant être sélectionnés Paramètres du modèle Explications Type de modèle Les utilisateurs peuvent uniquement sélectionner les modèles de notification dont le type correspond à l'écran utilisateur de type Réunion pour lequel ils sont en train de configurer la notification. Par exemple, si vous êtes en train de configurer les notifications pour un écran utilisateur nommé Réunion administrative, vous pouvez uniquement sélectionner les modèles de notification de type Réunion administrative. Statut Seuls les modèles actifs peuvent être sélectionnés. Paramètres de sécurité Les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles pour lesquels ils ont au moins un droit en Lecture.
Configuration de l'envoi de la notification	Sélectionner la configuration de notification qui déterminera la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.
Courriel de retour	Saisir l'option requise concernant l'adresse électronique de retour. Option Description Le courriel du responsable de dossier Choisir cette option pour que l'adresse électronique de retour corresponde à l'adresse électronique du responsable de dossier saisi dans la réunion. Le courriel suivant Choisir cette option pour que l'adresse électronique de retour corresponde à une adresse générique dans votre entreprise, par exemple, noreply@entreprise_abc.com.
Inclusion de documents associés	Sélectionner la catégorie de document requise. Vous pouvez sélectionner une catégorie de document si les destinataires doivent consulter dans la notification un document associé qui aura été ajouté en suivi de dossier dans la réunion, par exemple, l'ordre du jour de la réunion ou le compte rendu d'une réunion. Voir un exemple d'utilisation. Attention : Seul SIGMA-RH Solutions inc. peut configurer les catégories de documents pouvant être sélectionnées dans : •les notifications configurées dans les types de réunion •les documents associés pouvant être ajoutés dans les suivis de dossier des réunions.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la configuration de notification pour les réunions.

Besoin

Lorsqu'une réunion est convoquée, une notification doit être envoyée aux participants. Dans la notification, les participants doivent consulter l'ordre du jour de la réunion qui a été ajouté dans un suivi de dossier Document associé. Cette notification doit indiquer le lieu, la date, la durée, ainsi que l'heure de début et l'heure de fin de la réunion. Ces informations seront paramétrés dans le modèle de notification sélectionné dans la configuration de la notification.

Configuration requise

1.Dans l'écran utilisateur de type Réunion, configurer une notification.

2.Effectuer le paramétrage suivant :

Procédure à suivre lors de la saisie de la réunion

1.Ajouter la réunion et saisir toutes les informations obligatoires, y compris la ou les dates auxquelles la réunion doit se tenir.

2.Ajouter les participants requis dans la réunion.

3.Dans les suivis de dossier de la réunion, ajouter un document associé pour l'ordre du jour en prenant soin de sélectionner la catégorie de document Convocation.

4.Convoquer la réunion.

5.Enregistrer la réunion.

Résultat : L'écran Liste des notifications en attente d'envoi s'affiche afin que vous puissiez gérer les notifications configurées pour les destinataires requis.

6.Cliquer Envoyer.

Résultat : Les notifications sont envoyées aux participants désignés dans la notification configurée dans le type de réunion. Si ces participants ont un dossier d'utilisateur dans SIGMA-RH, ils peuvent consulter l'ordre du jour dans la notification, car dans le document associé on a sélectionné la catégorie de document Convocation qui a été sélectionnée dans la notification configurée dans l'écran utilisateur.