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Navigation: Administration de l'application > Personnaliser l'application > Créer des écrans utilisateurs et des écrans personnalisés

Créer un écran utilisateur de type « Tâche liée à un événement de structure »

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Fonctionnalité réservée à l'administrateur

Barre de menus : Système

Menu : Personnalisation > Ecrans utilisateurs

Avec un écran utilisateur Tâche liée à un événement de structure, les utilisateurs peuvent ajouter un suivi de dossier dans les événements standards de l'application et dans les événements créés à partir des écrans utilisateurs de type Événement associé à une structure administrative.

Une fois que la configuration de l'écran utilisateur Tâche liée à un événement de structure est terminée, les utilisateurs qui ont les droits d'accès requis pour cet écran peuvent :

•Ajouter un suivi de dossier dans l'événement désigné dans ce type d'écran.

•Remplir tous les champs qui ont été configurés pour cette tâche.

•Accéder à l'ensemble des tâches (peu importe leur type), dans le menu Mes tâches ou dans le registre des tâches.

Attention

Attention : Pour qu'un utilisateur puisse créer ce type d'écran, il doit avoir accès à l'instance Suivi de dossier d'événement de structure.

Où puis-je gérer les tâches liées à un d'événement de structure?

Les tâches liées à un événement de structure sont disponibles dans les suivis de dossier :

•des griefs;

•des plans d'action ajoutés dans les programmes de prévention;

•des requêtes créées à partir d'un écran personnalisé Type de requêtes et réponses;

•des événements créés à partir d'un écran utilisateur de type Événement associé à une structure administrative.

Quels champs puis-je trouver dans les tâches liées à un événement de structure?

Les champs suivants sont toujours toujours présents et visibles dans une tâche liée à un événement de structure créée à partir de cette configuration d'écran utilisateur :

Fenêtre	Champs	Obligatoire
Fenêtre flottante principale Informations générales	Cette tâche est privée	Non
	Priorité	Non
	Statut de la tâche	Oui. Ce champ peut être masqué.
	Date et heure	Oui
	Date et heure limites pour réaliser la tâche	Non
	Date et heure de réalisation	Non
	Tâche à réaliser	Oui
	Description de la tâche	Non
	Notes de réalisation	Non
	La note de réalisation est une note évolutive?	Non. Ce champ peut être masqué.
Fenêtre flottante secondaire Structure	Responsable	Non
Fenêtre flottante secondaire Statut de la tâche	Statut de la tâche	Oui

Si d'autres champs sont nécessaires, il faudra d'abord définir la ou les fenêtres flottantes dans lesquelles insérer ces champs utilisateurs (fenêtre flottante Fenêtres flottantes), puis les champs utilisateurs eux-mêmes (fenêtre flottante Champs utilisateurs). Jusqu'à 300 champs utilisateurs peuvent ainsi être ajoutés.

Comment puis-je configurer ce type d'écran utilisateur?

1.Choisir Personnalisation > Ecrans utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Cliquer Ajouter.

3.Sélectionner Tâche liée à un événement de structure.

4.Entrer les données requises dans la fenêtre Informations générales.

Informations générales

Champ

Description

Nom *

Entrer le nom que portera la tâche liée à un événement de structure.

Astuce

Note : La disponibilité des champs réservés au nom, ainsi que la langue dans laquelle ces noms sont obligatoires, sont définies dans les paramètres d'entreprise.

Disponibilité

Sélectionner le type d'événement pour lequel ce suivi sera disponible. Les écrans utilisateurs de type Événement associé à une structure administrative sont également listés.

Choisir Tous pour que cet élément de suivi soit disponible pour tous les événements de structure de l'application.

Nombre maximum d'éléments pouvant être créé

Saisir le nombre maximum permis pour ce type d'écran utilisateur. Lorsque ce maximum est atteint, pour le même événement, un message d'erreur empêche la sauvegarde du suivi de dossier dans l'événement dans lequel il est disponible.

Exemple

Dans la définition d'un écran utilisateur de type Tâche liée à un événement de structure, vous avez précisé :

•Disponibilité = Requête

•Nombre maximum d'éléments pouvant être créé = 2

Résultat : Aucun utilisateur ne peut ajouter, dans la même requête, une troisième occurrence de ce suivi de dossier. Un message d'erreur empêche la sauvegarde.

Région d'utilisation

Sélectionner la région d'utilisation qui doit avoir été choisie par un utilisateur pour que celui-ci puisse gérer une tâche liée à un événement de structure.

Langue

Astuce

Note : Cette option s'applique uniquement aux champs utilisateurs de type Edition, définis dans la tâche liée à un événement de structure, où vous choisissez un champ dans Valeur par défaut basée sur un champ.

Sélectionner la langue dans laquelle les valeurs par défaut doivent s’afficher.

•Si les valeurs par défaut doivent s’afficher dans la langue de l'utilisateur qui est connecté, conserver la valeur Aucun.

•Si vous voulez « forcer » la langue d'une valeur par défaut, choisir la langue requise. Par exemple lorsque ces valeurs doivent absolument refléter la terminologie d’un formulaire interne qui est disponible dans une seule langue.

Couleur d'affichage par défaut dans le calendrier

Sélectionner la couleur qui sera utilisée pour afficher une tâche dans la vue calendrier que ce soit dans le menu Mes tâches ou dans le registre des tâches.

Afficher le champ permettant de choisir si une note évolutive sera créée lorsque la tâche sera réalisée

Sélectionner l'état requis pour cette case à cocher. Cette case a un impact sur la case à cocher La note de réalisation est une note évolutive qui peut être visible dans une tâche créée à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

Attention

Attention : La case à cocher La note de réalisation est une note évolutive peut être affichée à titre indicatif dans la tâche pour spécifier que la note de réalisation sera saisie manuellement dans une note évolutive plutôt que dans le champ Notes de réalisation dans la tâche. Même si l'utilisateur coche la case La note de réalisation est une note évolutive, aucune note évolutive n'est créée automatiquement par le système une fois que la tâche est terminée.

État de la case à cocher

Description

Cochée

Cocher cette case si la case La note de réalisation est une note évolutive doit être visible dans une tâche créée à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

Non cochée

Décocher cette case si la case La note de réalisation est une note évolutive doit être masquée dans une tâche créée à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

Activer par défaut l'option de création d'une note évolutive lorsque la tâche sera réalisée

Attention

État de la case à cocher

Description

Cochée

Cocher cette case si la case La note de réalisation est une note évolutive doit toujours être cochée à l'ajout d'une tâche créée à partir de cette configuration d'écran utilisateur. L'utilisateur qui ajoute la tâche peut cependant décocher la case.

Non cochée

Décocher cette case si la case La note de réalisation est une note évolutive ne doit pas être cochée à l'ajout d'une tâche créée à partir de cette configuration d'écran utilisateur. L'utilisateur qui ajoute la tâche peut cependant cocher la case.

Utiliser un statut personnalisé

Sélectionner l'état requis pour cette case à cocher. Cette case a un impact sur la liste déroulante Statut qui peut être visible dans une tâche créée à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

État de la case à cocher

Description

Cochée

La liste déroulante Statut est visible dans les tâches créées à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

•Dans la tâche, les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner les statuts personnalisés définis dans la fenêtre Statuts personnalisés dans la configuration de cet écran utilisateur.

Non cochée

La liste déroulante Statut n'est pas visible dans les tâches créées à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

•Un champ utilisateur doit être configuré pour permettre la sélection du statut.

Statuts personnalisés

Les statuts pouvant être sélectionnés dans les tâches sont définis dans la fenêtre Statuts personnalisés dans la configuration d'écran utilisateur où vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer les statuts requis.

Par défaut, il existe trois (3) statuts système : En cours, Terminée, Abandonnée. Cependant, selon vos processus, vous pouvez utiliser un plus grand nombre de statuts, par exemple, Actif, En attente retour de l'employé, Terminée (avec succès), Terminée (sans succès), Abandonnée. Chaque statut personnalisé doit correspondre à l'un des statuts système.

•Les statuts personnalisés Actif et En attente retour de l'employé correspondront au statut standard En cours.

•Les statuts personnalisés Terminée (avec succès) et Terminée (sans succès) correspondront au statut standard Terminée.

•Le statut personnalisé Abandonnée correspondra au statut standard Terminée.

Vous pouvez définir vos statuts dans la fenêtre Statuts personnalisés. Pour chaque statut, vous devez définir le code unique, la description et la correspondance avec le statut système. Au besoin, saisir une date de désactivation si un statut personnalisé devient désuet avec les années.

5.Au besoin, saisir une description de l'écran dans la fenêtre Texte à afficher dans le résumé (express ou suivi de dossier).

Cette description apparaît dans la colonne Information dans la fenêtre Suivi de dossier dans l'événement applicable.

Astuce

Note : La disponibilité des champs réservés au nom, ainsi que la langue dans laquelle ces noms sont obligatoires, sont définies dans les paramètres d'entreprise.

6.Définir une ou plusieurs fenêtres flottantes utilisateurs pour cet écran utilisateur.

7.Définir un ou plusieurs champs utilisateurs pour cet écran utilisateur.

8.Définir la sécurité de l'écran utilisateur.

9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'écran utilisateur.

Est-ce que je peux restreindre l'accès des tâches liées à un événement de structure?

Oui. Lorsque vous accédez à la sécurité de l'écran utilisateur, vous pouvez contrôler qui peut accéder :

•à la configuration de cet écran utilisateur;

•aux tâches liées à un événement de structure créées à partir de ces écrans utilisateurs.

Droits d'accès par défaut - Liste des utilisateurs

Groupe ou utilisateur

Droits d'accès par défaut

Utilisateur ayant ajouté l'écran utilisateur

Administrateurs

Accès complet : La case Autoriser est cochée pour les droits Consultation (Rapports), Lecture, Ecriture, Ajout, Suppression et Sécurité.

Utilisateurs

Accès partiel : La case Autoriser est cochée pour les droits Consultation (Rapports), Lecture, Ecriture, Ajout et Suppression.

Types de sécurité pouvant être appliqués - Liste des utilisateurs

Type

Description

Consultation (Rapports)

Les utilisateurs ou les utilisateurs membres des groupes d'utilisateurs peuvent consulter les données saisies dans la tâche liée à un événement de structure lors de :

ola visualisation des portails d'entreprise créés à partir de modèles de portail où l'on a intégré des tableaux de données ou des graphiques, ainsi que des boutons qui permettent de visualiser les résultats d'un modèle de rapport ou d'une liste figurant dans Reporting > Listes et rapports;

ol'envoi des tableaux de données par la tâche Envoyer en masse par courrier électronique un tableau de données existant;

ola génération des modèles de notifications;

ola création et la modification des modèles de documents et des modèles d'impression d'écran (si l'utilisateur a accès aux instances requises);

ola visualisation des données dans les modèles de rapports, les listes, les graphiques et les tableaux de données (si l'utilisateur a accès aux instances requises).

Voir un exemple.

Lecture

L'utilisateur ou groupe d'utilisateurs peut :

•visualiser l'écran utilisateur dans le menu Ecrans utilisateurs s'il a accès à cette instance;

•lire les données figurant dans les suivis de dossier créés à partir de cet écran utilisateur.

Écriture

L'utilisateur ou groupe d'utilisateurs peut :

•modifier des données pour cet écran utilisateur dans le menu Ecrans utilisateurs s'il a accès à cette instance (par exemple, modifier les paramètres d'un champ utilisateur s'il a accès à cette instance);

•modifier les données figurant dans les suivis de dossier créés à partir de cet écran utilisateur.

Ajout

L'utilisateur ou groupe d'utilisateurs peut :

•ajouter des données à cet écran utilisateur dans le menu Ecrans utilisateurs s'il a accès à cette instance (par exemple, ajouter un champ utilisateur à l'écran utilisateur s'il a accès à cette instance)

•ajouter des données dans les suivis de dossier créés à partir de cet écran utilisateur.

Suppression

L'utilisateur ou groupe d'utilisateurs peut :

•supprimer des données de cet écran utilisateur dans le menu Ecrans utilisateurs s'il a accès à cette instance (par exemple, supprimer un champ utilisateur de l'écran utilisateur s'il a accès à cette instance);

•supprimer des données dans les suivis de dossier créés à partir de cet écran utilisateur.

Sécurité

L'utilisateur ou groupe d'utilisateurs peut modifier les droits d'accès des événements associés à un employé ou des suivis de dossiers d'événement employé créés à partir de l'écran utilisateur. Ce droit permet d'afficher ou non la fenêtre flottante Gestion de la sécurité dans l'écran utilisateur.

Approbateurs de workflows - Accès en lecture seule

•Cocher Autoriser pour permettre à l'utilisateur ou groupe d'utilisateurs d'approuver ou de refuser un workflow à partir du centre de notification des workflows. Les utilisateurs ne pourront pas modifier les champs dans l’écran où s'exécute le workflow.

•Décocher Refuser pour ne pas permettre l'accès.

•Cocher Refuser pour interdire explicitement l'accès.

Approbateurs de workflows - Accès en lecture / écriture

•Cocher Autoriser pour permettre à l'utilisateur ou groupe d'utilisateurs d'approuver ou de refuser un workflow à partir du centre de notification des workflows. Les utilisateurs pourront modifier les champs dans l’écran où s'exécute le workflow.

•Décocher Refuser pour ne pas permettre l'accès.

•Cocher Refuser pour interdire explicitement l'accès.

Mises en garde concernant les droits sur les approbateurs de workflows

Aspects

Explications

Droits en Lecture / Ecriture non requis

Lorsque les cases Approbateurs de workflows - Accès en lecture seule et Approbateurs de workflows - Accès en lecture / écriture sont mises à Autoriser, il n'est pas nécessaire de donner des droits en Lecture et en Ecriture dans la section Liste des utilisateur dans la sécurité de l'écran utilisateur. L'utilisateur pourrait donc approuver un workflow pour un écran qu'il ne peut pas visualiser par l'entremise des menus ou dans la Gestion express (le cas échéant). Cependant, l'approbateur doit avoir les droits requis pour les champs utilisateurs auxquels il doit avoir accès.

Voir un cas d'utilisation.

Respect des niveaux de structure administrative

Lorsque les cases Approbateurs de workflows - Accès en lecture seule et Approbateurs de workflows - Accès en lecture / écriture sont mises à Autoriser, le système respecte les niveaux de structure administrative définis dans le profil de l'utilisateur qui approuve le workflow. Une erreur 1201 s'affiche si l'utilisateur n'a pas le droit d'approuver un workflow dans un niveau de structure donné.

Voir un exemple

Respect des accès personnalisés

Lorsque les cases Approbateurs de workflows - Accès en lecture seule et Approbateurs de workflows - Accès en lecture / écriture sont mises à Autoriser, le système respecte les accès personnalisés de l'utilisateur, que ceux-ci aient été donnés directement dans le profil ou par l'entremise d'un rôle.

•Si l'utilisateur tente de visualiser l'écran où s'exécute le workflow, il aura une erreur 1201.

•Si l'utilisateur tente d'effectuer une action sur le workflow (par exemple, approuver ou refuser) dans le centre de notification des workflows, il verra le message suivant : « Accès refusé. Cette erreur survient lorsque vous tentez d'accéder à un élément et que vos paramètres de sécurité ne vous y autorisent pas. » L'utilisateur ne pourra pas effectuer aucune action à partir du centre de notification des workflows.

Voir un cas d'utilisation.

Contournement des droits d'accès à l'écran utilisateur

Lorsque les cases Approbateurs de workflows - Accès en lecture seule et Approbateurs de workflows - Accès en lecture / écriture sont mises à Autoriser, le système contourne les droits d'accès définis pour l'utilisateur dans l'écran utilisateur.

Voir un cas d'utilisation.

Types de sécurité pouvant être appliqués - Liste des conditions personnalisées

Après avoir accordé des droits aux utilisateurs ou groupes d'utilisateurs appropriés dans la fenêtre Liste des utilisateurs, vous pouvez définir une série de conditions limitant les accès applicables pour les suivis de dossier créés à partir de cette configuration d'écran utilisateur. Vous pouvez ainsi restreindre l'accès (en lecture, en écriture et en suppression) aux tâches lorsque certaines conditions sont respectées.

Si plusieurs conditions sont ajoutées pour le même utilisateur ou groupe d'utilisateurs, c'est la condition la plus restrictive qui s'applique en cas de conflit.

Besoin	Droit dans la fenêtre « Liste des utilisateurs »	Exemple de condition personnalisée
Les utilisateurs faisant partie du groupe Utilisateurs peuvent ajouter et visualiser les tâches créées à partir de cette configuration d'écran utilisateur. Cependant, ils peuvent uniquement modifier et supprimer les tâches pour lesquelles ils sont responsables. Si la tâche est assignée à un autre responsable, ils peuvent la consulter seulement, mais ils ne peuvent ni la modifier, ni la supprimer.	Pour le groupe Utilisateurs, on a coché la case Autoriser pour les droits Consultation (Rapports), Lecture et Ajout.	Pour le groupe Utilisateurs, on a mis la condition « Responsable différent de Moi », puis on a coché la case Autoriser pour le droit Lecture. Pour les droits Ecriture et Suppression, la case Refuser est cochée.

1.Ouvrir un écran utilisateur existant ou en créer un nouveau.

2.Cliquer Gestion de la sécurité dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité.

Résultat : Le système ouvre l'écran de définition des paramètres de sécurité. Les conditions régissant les accès applicables pour les suivis de dossier sont définies dans la fenêtre flottante Liste des conditions personnalisées.

3.Cliquer Ajouter.

4.Selon le besoin, sélectionner l'option Utilisateurs (pour définir la condition personnalisée pour un utilisateur précis) ou Groupe d'utilisateurs (pour définir la condition personnalisée pour un groupe d'utilisateurs).

Résultat : Le système liste l'ensemble des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs.

5.Sélectionner utilisateur ou le groupe d'utilisateurs requis, puis cliquer Sélectionner.

Résultat : Le système ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle il est possible de définir les conditions d'accès aux tâches créées à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

6.Définir les conditions d'accès aux tâches.

Parce qu'elle s'appuie sur les opérateurs logiques de recherche booléenne, cette fonctionnalité est réservée à des utilisateurs avancés. Deux modes sont disponibles : un mode générique et un mode simplifié.

7.Dans la fenêtre flottante Droits accordés, définir les permissions des utilisateurs lorsqu'ils accèdent à des dossiers répondant aux conditions précédemment définies :

Droits d'accès

Résultat

Lecture

•Cocher Autoriser pour permettre à l'utilisateur ou au groupe d'utilisateurs de voir les tâches créées à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

•Cocher Refuser pour interdire explicitement l'accès.

Écriture

•Cocher Autoriser pour permettre à l'utilisateur ou au groupe d'utilisateurs de modifier les données dans les tâches créées à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

•Cocher Refuser pour interdire explicitement l'accès.

Suppression

•Cocher Autoriser pour permettre à l'utilisateur ou au groupe d'utilisateurs de modifier les données dans les tâches créées à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

•Cocher Refuser pour interdire explicitement l'accès.

Résultat : Le système retourne à l'écran de définition de la sécurité où les conditions et les permissions nouvellement définies sont affichées dans la fenêtre flottante Liste des conditions personnalisées.

8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder les paramètres de sécurité.

Résultat : Le système retourne à l'écran de définition de l'écran utilisateur.

9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche liée à un événement de structure.

Types de sécurité pouvant être appliqués - Liste des utilisateurs ayant accès aux tâches privées

Après avoir accordé des droits aux utilisateurs ou groupes d'utilisateurs appropriés dans la fenêtre Liste des utilisateurs et des droits définis en fonction de conditions personnalisées, vous pouvez définir quels sont les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs qui ont accès aux tâches privées. Il est possible que l'administrateur ait accès aux tâches privées, par exemple s'il doit attribuer un nouveau responsable à une tâche si le responsable initial quitte l'entreprise.

1.Ouvrir un écran utilisateur existant ou en créer un nouveau.

2.Cliquer Gestion de la sécurité dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité.

Résultat : Le système ouvre l'écran de définition des paramètres de sécurité. Les conditions régissant l'accès aux tâches privées sont définies dans la fenêtre flottante Liste des utilisateurs ayant accès aux tâches privées.

3.Cliquer Ajouter.

4.Selon le besoin, sélectionner l'option Utilisateurs (pour donner des accès à un utilisateur précis) ou Groupe d'utilisateurs (pour donner des accès à un groupe d'utilisateurs).

Résultat : Le système liste l'ensemble des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs.

5.Sélectionner utilisateur ou le groupe d'utilisateurs requis, puis cliquer Sélectionner.

4.Dans la fenêtre flottante Liste des utilisateurs ayant accès aux tâches privées, définir les droits requis.

Attention

Attention : Comme pour toute configuration de sécurité en général, il est déconseillé de faire des refus explicites (c'est-à-dire de cocher la case Refuser) à moins d'avoir une raison spéciale et réfléchie.

Droits d'accès

Résultat

Accès

•Cocher Autoriser pour permettre à l'utilisateur ou au groupe d'utilisateurs de voir les tâches privées créées à partir de cette configuration d'écran utilisateur.

•Cocher Refuser pour interdire explicitement l'accès.

Sécurité

•Cocher Autoriser pour permettre à l'utilisateur ou au groupe d'utilisateurs de modifier les droits d'accès aux tâches privées créées à partir de l'écran utilisateur. Ce droit permet d'afficher ou non la fenêtre flottante Liste des utilisateurs ayant accès aux tâches privées dans la Gestion de la sécurité de l'écran utilisateur.

•Cocher Refuser pour interdire explicitement l'accès.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder les paramètres de sécurité.

Résultat : Le système retourne à l'écran de définition de l'écran utilisateur.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche liée à un événement de structure.

Voir aussi...

Modifier la terminologie du système

Créer des champs utilisateurs

Créer des fenêtres flottantes utilisateurs

Créer des barres de menus utilisateurs

Définir la sécurité des écrans utilisateurs

Tâches liées à un événement d'employé, un événement de structure ou un suivi du risque

Consulter mes tâches