Cette tâche doit être planifiée et exécutée si vous avez configuré :
•des règles de renouvellement dans les modèles de gestion des compteurs définis dans les écrans utilisateur Type de comité;
•la génération des transactions prévisionnelles futures dans l'écran utilisateur Type de comité qui a pu être configuré au premier niveau de votre structure de comités. Cette génération peut être requise, entre autres, pour permettre aux membres de soumettre à l'avance des demandes d'utilisation de compteurs avant que les transactions réelles ne soient ajoutées dans leurs compteurs.
C'est cette tâche qui ajoute dans les compteurs attribués aux comités et aux membres des comités :
•les transactions récurrentes requises par les règles de renouvellement. Ces transactions peuvent être exigées en raison de :
oTransfert vers un autre compteur, par exemple, si les heures restantes et non utilisées dans un type de compteur doivent être transférées dans un autre compteur à la fin du mois.
oRéinitialisation (remise à zéro), par exemple, si les heures restantes et non utilisées dans un compteur doivent être remises à zéro à la fin du mois.
oAttribution d'heures, de jours, d'un montant ou de quantités dans un compteur, par exemple, si une catégorie de membres doit recevoir un certain nombre d'heures au début de chaque mois.
•les transactions prévisionnelles futures dans les compteurs (si requises).
Une fois par jour. Il est important de vérifier le journal d'exécution tous les jours pour savoir si cette tâche s'est bien exécutée.
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1.Cliquer APS > Tâches planifiées (Assistant).
2.Cliquer Ajouter.
3.Saisir les données requises dans la fenêtre flottante Description.
4.Dans la fenêtre flottante Tâche, cliquer  , puis choisir la tâche Appliquer les règles de renouvellement des compteurs de comités et de membres.
5.Saisir les données requises dans la fenêtre flottante Planification.
6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée. |
Vous pouvez modifier la planification de cette tâche.
1.Cliquer APS > Planifications de tâches.
2.Sélectionner la planification utilisée dans la tâche Appliquer les règles de renouvellement des compteurs de comités et de membres.
3.Apporter les modifications requises (par exemple, l'heure d'exécution). |
La tâche Appliquer les règles de renouvellement des compteurs de comités et de membres tient compte des facteurs suivants :
Facteur
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Explications
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Période de validité définie pour chaque comité
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La tâche ajoute des transactions dans les compteurs réservés aux comités pendant toute la période de validité définie dans un comité. La tâche n'ajoute aucune transaction avant la date de début ou après la date de fin de la période de validité d'un comité. Cependant, l'ajout de transaction peut se faire rétroactivement.
Exemples
•La date de fin de la période de validité d'un comité est le 30 juin 2023. Si une règle de renouvellement prévoyait l'ajout de 20 heures le premier jour de chaque mois, l'ajout des 20 heures ne sera pas fait dans le compteur pour le premier juillet 2023.
•La date de début de la période de validité d'un comité est le premier janvier 2020. Des règles de renouvellement ont été configurées dans le modèle de gestion des compteurs attribué à ce comité. Si la tâche est exécutée le premier février 2021, les transactions requises seront effectuées rétroactivement jusqu'au premier janvier 2020. |
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Période de validité définie pour chaque membre ajouté à un comité
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La tâche ajoute des transactions dans les compteurs réservés aux membres pendant toute la période de validité définie pour ces membres dans un comité. La tâche n'ajoute aucune transaction avant la date de début ou après la date de fin de la période de validité d'un membre dans un comité. Cependant, l'ajout de transaction peut se faire rétroactivement.
Exemples
•Un employé qui était membre d'un comité quitte l'entreprise. On saisit le 30 juin 2023 comme date de fin pour la période de validité de ce membre dans un comité. Si une règle de renouvellement prévoyait l'ajout de 20 heures le premier jour de chaque mois, l'ajout des 20 heures ne sera pas fait dans le compteur pour le premier juillet 2023.
•Un membre a été ajouté dans un comité. La période de validité de ce membre est la même que celle du comité, c'est-à-dire du premier janvier 2020 au 31 décembre 2023. Des règles de renouvellement ont été configurées dans le modèle de gestion des compteurs attribué à ce comité. Si la tâche est exécutée le premier février 2021, les transactions attribuées au compteur du membres seront effectuées rétroactivement jusqu'au premier janvier 2020. |
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Génération des transactions futures pour permettre d'afficher un solde dans les demandes d'utilisation de compteurs
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Lorsque les comités ou les membres des comités acquièrent leurs heures mensuellement, vous pouvez activer la génération des transactions prévisionnelles futures dans les compteurs. Cette activation peut être réalisée dans l'écran utilisateur Type de comité qui a été configuré au premier niveau de votre structure de comités. Lorsque les membres ajouteront des demandes d'utilisation de compteurs et des demandes de transfert pour des dates futures, ils pourront visualiser dans la demande le solde disponible de leur compteur.
La tâche Appliquer les règles de renouvellement des compteurs de comités et de membres crée les transactions prévisionnelles futures en appliquant les règles de renouvellement configurées pour :
•l'ajout d'une quantité au compteur;
•la remise du compteur à zéro.
La tâche de renouvellement ne crée aucune transactions prévisionnelles futures pour les règles de renouvellement qui transfèrent le solde vers un autre compteur, car le système ne peut pas estimer les heures restantes pour les mois à venir.
Exemple
•La génération des transactions prévisionnelles futures a été activée pour une période de 6 mois.
•Charles Dupont, secrétaire d'un comité a droit à 18 heures par mois dans son compteur Heures de délégation.
•En février 2023, Charles Dupont doit soumettre une demande d'utilisation de compteurs pour le 15 juin 2023.
•Si Charles Dupont consulte le solde effectif de son compteur Heures de délégation pour le 15 juin 2023, il voit que son solde effectif est de zéro, car il n'a pas réellement acquis ses heures jusqu'au mois de juin.
•Lorsque Charles Dupont soumet une demande d'utilisation de compteurs pour le 15 juin 2023, il verra que le solde disponible est de 18 heures. L'affichage de ce solde disponible est possible en raison de la génération des transactions prévisionnelles futures pour les 6 prochains mois.
•Charles Dupont pourra soumettre une demande d'utilisation de compteurs comme à l'habitude. La transaction négative sera visible dans son compteur dès que la demande est approuvée. |
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Règles de renouvellement
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Voir aussi...
Survol des processus ayant une incidence sur les compteurs
Sélectionner le modèle de gestion des compteurs utilisé dans un comité
Modifier le modèle de gestion des compteurs utilisé dans un comité
Gérer les compteurs attribués à un comité
Gérer les compteurs attribués aux membres d'un comité
Gérer les compteurs attribués à des employés qui ne sont pas membres d'un comité
Utiliser l'assistant de transfert de crédits dans un comité
Créer un écran utilisateur de type « Type de comité »
Configurer les modèles de gestion des compteurs
