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Configurer les modèles de gestion des compteurs

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Barre de menus : Système

Menu : Personnalisation > Ecrans utilisateurs

Après avoir créé un écran utilisateur Type de comité, vous pouvez y définir un modèle de gestion des compteurs.

Le modèle de gestion des compteurs détermine les règles d'affaires en vigueur dans votre entreprise pour :

•les compteurs attribués aux comités;

•les compteurs attribués aux membres des comités. Les règles d'affaires peuvent être différentes pour chacune des catégories de membres.

Le modèle de gestion des compteurs contrôle :

•l'attribution des heures, des jours, des quantités ou des montants d'argent dans les compteurs définis au plus haut niveau de la structure de comités;

•les règles d'utilisation en vigueur pour ces compteurs;

•les règles de renouvellement en vigueur pour ces compteurs;

•les règles de transfert en vigueur pour ces compteurs.

Astuce

Note : Une fois qu'un modèle de gestion des compteurs est créé, vous pourrez l'utiliser dans un comité créé à partir de ce type comité.

Configuration préalable

Avant de définir les modèles de gestion des compteurs, vous devez :

•configurer les types de compteurs;

•sélectionner les types de compteurs en vigueur dans l'écran utilisateur Type de comité figurant au plus haut niveau de la structure de comités;

•définir les catégories de membres en vigueur dans l'écran utilisateur Type de comité figurant au plus haut niveau de la structure de comités;

•cocher la case Ce type de comité gère des compteurs dans le type de comité où l'utilisation de compteurs est requise;

•définir les catégories de membres applicables dans chaque écran utilisateur Type de comité.

Ajouter un modèle de gestion des compteurs dans un écran utilisateur

1.Accéder à l'écran utilisateur Type de comité requis.

2.Dans la fenêtre flottante principale Modèles de gestion des compteurs, cliquer Ajouter.

3.Saisir les informations de base sur ce modèle de gestion des compteurs.

Champ

Description

N° du modèle *

Saisir un numéro unique permettant d'identifier ce modèle.

Nom *

Saisir un nom qui sera significatif pour les utilisateurs lorsqu'ils ajouteront un comité à partir de ce type de comité.

Actif

Cocher la case pour que ce modèle puisse être utilisé lors de l'ajout d'un comité à partir de ce type de comité.

Description

Saisir toutes les données requises dans ce champ texte.

4.Configurer les informations de base sur un compteur.

5.Au besoin, configurer les règles d'utilisation d'un compteur.

6.Au besoin, configurer les règles de renouvellement pour un compteur.

7.Au besoin, configurer les règles de transfert pour un compteur

8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le modèle de gestion des compteurs.

Configurer les informations de base sur un compteur

Après avoir ajouté un modèle de gestion des compteurs, vous devez configurer les informations de base sur un compteur, qu'il s'agisse d'un compteur dédié aux comités ou d'un compteur applicable aux membres des comités.

1.Accéder à l'écran utilisateur Type de comité requis.

2.Dans la fenêtre flottante principale Modèles de gestion des compteurs, cliquer sur le modèle requis.

3.Accéder au compteur requis.

•Compteurs dédiés aux comités : Dans la section Configurer les compteurs de type comité, cliquer sur Configurer (si aucune configuration n'a encore été faite pour ce compteur) ou Modifier (pour modifier une configuration existante).

•Compteurs applicables aux membres des comités : Dans la section Configurer les compteurs des membres, cliquer sur Configurer (si aucune configuration n'a encore été faite pour l'intersection entre la catégorie de membres et le compteur requis) ou Modifier (pour modifier une configuration existante faite pour une catégorie de membres et le compteur requis).

4.Saisir les informations requises dans la section Configuration d'un compteur.

Champ

Description

Compteur

Champ en Lecture seule qui affiche le type de compteur sélectionné précédemment.

Type d'accumulation

Champ en Lecture seule qui affiche le type d'accumulation défini dans le type de compteur sélectionné précédemment.

Quantité allouée par défaut lors de l'attribution du compteur

Saisir la quantité qui doit être ajoutée automatiquement dans le compteur par le système lors de l'attribution du compteur, par exemple, 36.

Astuce

Note : Si le compteur configuré correspond à un compteur bénéficiaire sélectionné dans une règle de renouvellement ou une règle de transfert, laissez ce champ vide, mais sélectionnez le moment d'attribution À l'ajout du membre. De cette façon, le compteur sera uniquement attribué au membre.

•Compteurs dédiés aux comités : L'ajout de la quantité dans le compteur se fait lors de la création du comité.

•Compteurs applicables aux membres des comités : L'ajout de la quantité dans le compteur se fait à l'ajout d'un membre dans le comité.

Attention

Attention : Si un membre est ajouté à un comité le 15 du mois, il aura quand même la quantité totale saisie dans le champ Quantité allouée par défaut lors de l'attribution du compteur. Aucun prorata n'est fait.

Moment d'attribution du compteur *

Attention

Attention : Ce champ s'affiche uniquement si vous configurez un compteur applicable aux membres des comités. Il n'est pas visible lorsque vous configurez un compteur dédié aux comités.

Sélectionner le moment d'attribution requis.

Option

Utilisation

À l'ajout du membre

Choisir cette option si l'attribution du compteur au membre doit être faite lorsqu'un utilisateur ajoute un membre dans un comité.

Exemple

Cette option peut être choisie pour les types de compteurs réservés aux heures mensuelles ou annuelles de délégation.

L'attribution est déclenchée par un événement

Choisir cette option si l'attribution du compteur au membre doit être faite lorsqu'un utilisateur ajoute un événement pour ce membre, par exemple, une réunion qui a le statut Convoquée.

Exemple

Cette option peut être choisie pour les types de compteurs réservés aux heures de préparation de réunion. C'est dans le type de réunion que l'on indique le nombre d'heures de préparation de réunion qui sera ajouté dans le compteur du membre convoqué.

Limite d'accumulation

Indiquer la limite d'accumulation permise dans ce compteur.

La limite d'accumulation peut être validée dans les demandes d'utilisation de compteurs qui sont créées à partir d'un type de demandes d'utilisation de compteurs qui est lié à une section qui permet les crédits. Pour que la limite d'accumulation soit validée, vous devez configurer des déclencheurs/actions dans la section qui permet les crédits.

Cette limite d'accumulation s'applique uniquement dans les demandes d'utilisation de compteurs. Elle ne s'applique pas lors de :

•l'ajout de transactions manuelles dans un compteur;

•l'exécution de la tâche qui applique les règles de renouvellement des compteurs

Option

Utilisation

Aucune limite

Choisir cette option si aucune limite n'est fixée.

Quantité maximale

Choisir cette option si le solde dans ce compteur ne doit pas dépasser une quantité maximale. Dans ce cas, saisir cette quantité maximale.

Coefficient sur la quantité allouée par défaut

Choisir cette option si la limite d'accumulation correspond à un coefficient de la quantité définie dans le paramètre Quantité allouée par défaut lors de l'attribution du compteur. Dans ce cas, saisir le coefficient devant être utilisé pour le calcul.

Exemple

•Les membres de la catégorie Secrétaire accumulent 24 heures par mois, mais ils ne peuvent avoir plus de 36 heures dans un compteur.

•Dans ce cas, choisir l'option Coefficient sur la quantité allouée par défaut, puis saisir un coefficient de 1,5.

•Le système bloquera l'accumulation dans ce compteur à 36 heures.

5.Au besoin, configurer les règles d'utilisation d'un compteur.

6.Au besoin, configurer les règles de renouvellement et de transfert vers un autre compteur.

7.Au besoin, configurer les règles de transfert pour un compteur

8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la configuration du compteur.

Configurer les règles d'utilisation d'un compteur

Après avoir effectué la configuration de base d'un compteur, vous pouvez définir des règles d'utilisation qui indiquent si les employés peuvent dépasser la quantité allouée lorsqu'ils font des demandes d'utilisation des compteurs.

1.Accéder à l'écran utilisateur Type de comité requis.

2.Dans la fenêtre flottante principale Modèles de gestion des compteurs, cliquer sur le modèle requis.

3.Accéder au compteur requis.

4.Saisir les informations requises dans la section Règles d'utilisation d'un compteur.

Champ

Description

Permettre de dépasser la quantité allouée

Sélectionner l'état requis pour cette case à cocher.

État de la case à cocher

Description

Cochée

Cocher cette case si les membres des comités peuvent faire des demandes d'utilisation pour ce compteur qui dépasseront la quantité définie dans le paramètre Quantité allouée par défaut lors de l'attribution du compteur.

Non cochée

Ne pas cocher cette case si les membres des comités doivent respecter la quantité définie dans le paramètre Quantité allouée par défaut lors de l'attribution du compteur lorsqu'ils font des demandes d'utilisation pour ce compteur.

Limite d'utilisation lorsque la quantité allouée est épuisée

Indiquer la limite d'utilisation permise lorsque le membre tente de faire une demande d'utilisation dans ce compteur et que son solde n'est pas suffisant.

La limite d'utilisation peut être validée dans les demandes d'utilisation de compteurs qui sont créées à partir d'un type de demandes d'utilisation de compteurs qui est lié à une section qui permet les débits dans un compteur, que ce soit dans un compteur de membre, de non-membre ou de comité. Pour que la limite d'utilisation soit validée, vous devez configurer des déclencheurs/actions dans la section qui permet les débits afin d'empêcher l'utilisateur d'enregistrer sa demande d'utilisation de compteurs lorsque le solde n'est pas suffisant.

Option

Utilisation

Aucune limite

Choisir cette option si aucune limite n'est fixée.

Quantité maximale

Choisir cette option si les demandes d'utilisation ne doivent pas dépasser une quantité maximale. Dans ce cas, saisir cette quantité maximale.

Coefficient sur la quantité allouée par défaut

Choisir cette option si la limite d'utilisation correspond à un coefficient de la quantité définie dans le paramètre Quantité allouée par défaut lors de l'attribution du compteur. Dans ce cas, saisir le coefficient devant être utilisé pour le calcul.

Exemple

•Les membres de la catégorie Secrétaire ont 24 heures par mois dans leur compteur Délégations mensuelles. Ils peuvent faire des demandes d'utilisation sur ce compteur, même si leur solde est négatif. Les demandes d'utilisation sont permises jusqu'à concurrence de 36 heures par mois. Au-delà des 36 heures, les demandes d'utilisation ne peuvent pas être faites.

•Dans ce cas, choisir l'option Coefficient sur la quantité allouée par défaut, puis saisir un coefficient de 1,5.

•Le système bloquera les demandes d'utilisation pour ce compteur si elles totalisent plus de 36 heures dans le mois.

Configurer les règles de renouvellement

Vous devez configurer des règles de renouvellement dans les cas suivants :

•Un transfert vers un autre compteur doit être fait de façon récurrente, par exemple, si les heures restantes et non utilisées dans un type de compteur doivent être transférées dans un autre compteur à la fin du mois.

•Une réinitialisation (remise à zéro) doit être faite de façon récurrente dans un compteur, par exemple, si les heures restantes et non utilisées dans un compteur doivent être remises à zéro à la fin du mois :

•L'attribution d'heures, de jours, d'un montant ou de quantités dans un compteur doit se faire de façon récurrente, par exemple, si une catégorie de membres doit recevoir un certain nombre d'heures au début de chaque mois.

Astuce

Note : C'est la tâche Appliquer les règles de renouvellement des compteurs de comités et de membres qui ajoute de façon récurrente dans les compteurs attribués aux comités et dans les compteurs attribués aux membres des comités les transactions exigées pour les transferts, les réinitialisations et les attributions. Ces transactions peuvent correspondre à des heures, des jours, des montants d'argent ou des quantités.

Attention

Attention : L'ordre d'exécution défini dans chacune des règles est primordial. Si les règles de renouvellement sont toutes exécutées la même journée, ce sera la valeur numérique saisie dans le champ Ordre d'exécution de la règle par rapport aux autres règles de renouvellement qui indiquera quelle règle sera exécutée en premier. Par exemple, 3 règles sont définies :

1.Règle de transfert dans un autre compteur avec un ordre de 100;

2.Règle de remise à zéro avec un ordre de 200;

3.Règle d'attribution avec un ordre de 300.

Le système exécutera d'abord le transfert dans l'autre compteur, ensuite la remise à zéro et finalement l'attribution.

•Si des règles de transfert dans un autre compteur s'appliquent, elles doivent être exécutées en premier (avant les règles de remises à zéro ou d'attribution).

•Si des règles de remise à zéro s'appliquent, elles doivent être exécutées avant les règles d'attribution.

FAQ (Foire aux questions) - Règles de renouvellement)

Question

Réponse

La règle de renouvellement doit s'exécuter le premier jour de chaque mois. Quelle configuration dois-je faire?

1.Dans le paramètre Calendrier sur lequel la règle est basée, choisir le calendrier Système - Mensuel.

2.Dans le paramètre Délai d'exécution, saisir 0 jour, puis sélectionner avant le début de la période.

La règle de renouvellement doit s'exécuter le premier jour de chaque année. Quelle configuration dois-je faire?

1.Dans le paramètre Calendrier sur lequel la règle est basée, choisir le calendrier Système - Annuel.

2.Dans le paramètre Délai d'exécution, saisir 0 jour, puis sélectionner avant le début de la période.

Mon entreprise exige que les heures non utilisées dans un compteurs soient reportées dans un autre compteur le 8e jour du mois courant. Si je configure une règle de report et que je choisi l'option Transfert du solde en totalité, est-ce que ce sera le solde en vigueur le 8e jour du mois qui sera reporté?

Non, lorsqu'on choisit l'option Transfert du solde en totalité dans une règle de renouvellement visant à effectuer un transfert vers un autre compteur, le solde qui sera reporté correspond au solde effectif en vigueur au début de la période de référence moins 1 jour et non le solde effectif à la date du transfert.

Configurer une règle de renouvellement pour effectuer un transfert vers un autre compteur

Attention

Attention : Si vous configurez cette règle, vous devez au préalable configurer le compteur vers lequel le transfert doit être effectué. Si ce compteur n'est pas configuré au préalable pour la catégorie de membres ou le comité, vous ne pourrez pas le sélectionner dans la liste déroulante Compteur bénéficiaire.

1.Accéder à l'écran utilisateur Type de comité requis.

2.Dans la fenêtre flottante principale Modèles de gestion des compteurs, cliquer sur le modèle requis.

3.Accéder au compteur requis.

4.Dans la fenêtre flottante Règles de renouvellement, cliquer Ajouter.

5.Saisir les informations requises sur la règle de renouvellement.

Champ

Description

N° de la règle *

Saisir un numéro unique permettant d'identifier cette règle.

Nom de la règle *

Saisir un nom significatif permettant d'identifier cette règle.

Calendrier sur lequel la règle est basée *

Sélectionner le calendrier requis.

Le système utilise les périodes définies dans le calendrier afin de déterminer à quelle fréquence le transfert vers un autre compteur doit être fait (mensuellement, tous les ans, etc.).

•Si la règle est ajoutée pour un compteur pour lequel le transfert doit être fait mensuellement, choisir le calendrier Système – Mensuel.

•Si la règle est ajoutée pour un compteur pour lequel le transfert doit être fait annuellement, choisir le calendrier Système – Annuel.

Ordre d'exécution de la règle par rapport aux autres règles de renouvellement *

Saisir une valeur numérique qui correspond à l'ordre d'exécution de cette règle de renouvellement par rapport aux autres règles de renouvellement définies pour le même type de compteur.

Exemple

100

Délai d'exécution *

La règle de renouvellement s'exécute en fonction des périodes du calendrier sélectionné dans le champ Calendrier sur lequel la règle est basée.

La règle de renouvellement peut être exécutée :

•avant le début de chaque période;

•après le début de chaque période;

•avant la fin de chaque période;

•après la fin de chaque période.

Astuce

Note : Si deux règles de renouvellement ont le même délai d'exécution dans le même modèle de gestion des compteurs, l'ordre d'exécution est déterminé par la valeur numérique saisie dans le champ Ordre d'exécution de la règle par rapport aux autres règles de renouvellement. La règle ayant la plus petite valeur numérique sera exécutée en premier.

Exemple

•0 jour après la fin de chaque période

Action à réaliser à l'application de la règle

1.Sélectionner Transfert du solde vers un autre compteur.

2.Dans le paramètre Compteur bénéficiaire, sélectionner le compteur vers lequel le transfert doit être fait.

Le système permet uniquement de sélectionner les compteurs qui ont le même type d'accumulation que le compteur pour lequel la règle de renouvellement est créée. Par exemple, si vous configurez une règle de renouvellement pour le compteur Délégations mensuelles (dont le type d'accumulation est en heures), vous pourrez uniquement sélectionner des compteurs ayant le même type d'accumulation. Vous ne pourrez pas sélectionner un compteur ayant un type d'accumulation en quantité

3.Sélectionner l'option requise :

•Transfert du solde en totalité : choisir cette option si le solde doit être transféré au complet.

•Transfert d'une partie du solde : choisir cette option si le solde doit être transféré en partie.

oCocher Appliquer un coefficient, puis saisir le coefficient requis. Par exemple, saisir 0,5 pour transférer la moitié du solde ou saisir 1,5 pour faire en sorte qu'une majoration s'applique au solde transféré.

oCocher Limiter la quantité transférée, puis saisir la quantité maximale pouvant être transférée.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la règle de renouvellement.

Configurer une règle de renouvellement pour effectuer une réinitialisation d'un compteur

1.Accéder à l'écran utilisateur Type de comité requis.

2.Dans la fenêtre flottante principale Modèles de gestion des compteurs, cliquer sur le modèle requis.

3.Accéder au compteur requis.

4.Dans la fenêtre flottante Règles de renouvellement, cliquer Ajouter.

5.Saisir les informations requises sur la règle de renouvellement.

Champ

Description

N° de la règle *

Saisir un numéro unique permettant d'identifier cette règle.

Nom de la règle *

Saisir un nom significatif permettant d'identifier cette règle.

Calendrier sur lequel la règle est basée *

Sélectionner le calendrier requis.

Le système utilise les périodes définies dans le calendrier afin de déterminer à quelle fréquence la réinitialisation (remise à zéro) doit être faite (mensuellement, tous les ans, etc.).

•Si la règle est ajoutée pour un compteur pour lequel la remise à zéro doit être faite mensuellement, choisir le calendrier Système – Mensuel.

•Si la règle est ajoutée pour un compteur pour lequel la remise à zéro doit être faite annuellement, choisir le calendrier Système – Annuel.

Ordre d'exécution de la règle par rapport aux autres règles de renouvellement *

Saisir une valeur numérique qui correspond à l'ordre d'exécution de cette règle de renouvellement par rapport aux autres règles de renouvellement définies pour le même type de compteur.

Exemple

200

Délai d'exécution *

La règle de renouvellement s'exécute en fonction des périodes du calendrier sélectionné dans le champ Calendrier sur lequel la règle est basée.

La règle de renouvellement peut être exécutée :

•avant le début de chaque période;

•après le début de chaque période;

•avant la fin de chaque période;

•après la fin de chaque période.

Astuce

Exemple

•0 jour après la fin de chaque période

Action à réaliser à l'application de la règle

1.Sélectionner Remise du compteur à zéro.

2.Dans le paramètre Report du solde restant au compteur, sélectionner l'option requise :

•Aucun report : choisir cette option si le solde restant ne doit pas être reporté dans le compteur sélectionné au moment de la remise à zéro. Si cette option est choisie et qu'un membre d'un comité a 8 heures dans un compteur, le système fera une transaction de -8 dans le compteur pour que le solde revienne à zéro. Le membre du comité « perdra » les heures qu'il avait dans son compteur.

•Report d'une partie du solde : choisir cette option si le solde restant doit être reporté dans le compteur sélectionné au moment de la remise à zéro.

oCocher Appliquer un coefficient, puis saisir le coefficient requis. Par exemple, saisir 0,5 pour reporter la moitié du solde ou saisir 1,5 pour faire en sorte qu'une majoration s'applique au solde reporté.

oCocher Limiter la quantité transférée, puis saisir la quantité maximale pouvant être reportée.

Attention

Attention : Si vous utilisez l'option Report d'une partie du solde, le report est toujours fait dans le compteur sélectionné. Par exemple, si vous avez configuré une règle de renouvellement pour le compteur Délégations mensuelles pour une catégorie de membres et que vous avez choisi Report d'une partie du solde, le système reportera le solde restant dans le compteur sélectionné, c'est-à-dire Délégations mensuelles. Si les règles en vigueur dans votre entreprise exige que le solde restant dans un compteur soit reporté dans un autre compteur, vous devrez configurer une règle de renouvellement afin d'effectuer un transfert vers un autre compteur,

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la règle de renouvellement.

Configurer une règle de renouvellement pour effectuer une attribution dans un compteur

1.Accéder à l'écran utilisateur Type de comité requis.

2.Dans la fenêtre flottante principale Modèles de gestion des compteurs, cliquer sur le modèle requis.

3.Accéder au compteur requis.

4.Dans la fenêtre flottante Règles de renouvellement, cliquer Ajouter.

5.Saisir les informations requises sur la règle de renouvellement.

Champ

Description

N° de la règle *

Saisir un numéro unique permettant d'identifier cette règle.

Nom de la règle *

Saisir un nom significatif permettant d'identifier cette règle.

Calendrier sur lequel la règle est basée *

Sélectionner le calendrier requis.

Le système utilise les périodes définies dans le calendrier afin de déterminer à quelle fréquence l'attribution doit être faite (mensuellement, tous les ans, etc.).

•Si la règle est ajoutée pour un compteur pour lequel l'attribution doit être faite mensuellement, choisir le calendrier Système – Mensuel.

•Si la règle est ajoutée pour un compteur pour lequel l'attribution doit être faite annuellement, choisir le calendrier Système – Annuel.

Ordre d'exécution de la règle par rapport aux autres règles de renouvellement *

Saisir une valeur numérique qui correspond à l'ordre d'exécution de cette règle de renouvellement par rapport aux autres règles de renouvellement définies pour le même type de compteur.

Exemple

300

Délai d'exécution *

La règle de renouvellement s'exécute en fonction des périodes du calendrier sélectionné dans le champ Calendrier sur lequel la règle est basée.

La règle de renouvellement peut être exécutée :

•avant le début de chaque période;

•après le début de chaque période;

•avant la fin de chaque période;

•après la fin de chaque période.

Astuce

Exemple

•0 jour après la fin de chaque période

Action à réaliser à l'application de la règle

1.Sélectionner Ajouter une quantité au compteur.

2.Saisir la quantité qui doit être ajoutée.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la règle de renouvellement.

Configurer les règles de transfert pour un compteur

Vous devez configurer les règles de transfert dans un compteur si les règles en vigueur dans votre entreprise permettent :

•Aux membres de certaines catégories de membres de transférer une partie du solde figurant dans leur compteur aux membres d'une autre catégorie de membres. Un membre donateur doit ajouter une demande de transfert. Une fois que la demande de transfert est approuvée, la quantité saisie dans la demande est transférée dans le compteur bénéficiaire.

•À certains comités de transférer une partie du solde figurant dans leurs compteurs à certaines catégories de membres dans ce comité. Ce transfert s'effectue à l'aide de l'assistant de transfert de crédits.

•Aux membres de certaines catégories de membres de transférer une partie du solde figurant dans leur compteur à un compteur de comité. Ce transfert s'effectue à l'aide de l'assistant de transfert de crédits.

Attention

Attention : Si vous configurez cette règle, vous devez aussi configurer un compteur correspondant pour la ou les catégories de membres qui peuvent être bénéficiaires du transfert.

1.Accéder à l'écran utilisateur Type de comité requis.

2.Dans la fenêtre flottante principale Modèles de gestion des compteurs, cliquer sur le modèle requis.

3.Accéder au compteur requis.

4.Dans la fenêtre flottante Règles de transfert, cliquer Ajouter.

5.Saisir les informations requises sur la règle de transfert.

Champ

Description

Type de compteur bénéficiaire

Sélectionner le type de compteur bénéficiaire vers lequel les transferts peuvent être effectués (Membre de comité ou Comité).

Compteur bénéficiaire *

Sélectionner le compteur dans lequel les transferts peuvent être faits.

Catégorie de membres

Attention

Attention : Ce champ s'affiche uniquement si vous avez choisi Membre de comité dans le champ Type de compteur bénéficiaire.

Sélectionner l'option requise.

Option

Utilisation

Permis pour toutes les catégories de membres

Choisir cette option si la catégorie de membres sélectionnée peut transférer des heures à n'importe quelle autre catégories de membres définies dans ce comité.

Limiter à certaines catégories de membres

Choisir cette option si la catégorie de membres sélectionnée peut uniquement transférer des heures à une ou plusieurs catégories de membres définies dans ce comité.

Opération

Procédure

Ajouter une catégorie de membres bénéficiaire

1.Sélectionner la catégorie de membres dans la section de gauche.

2.Cliquer Déplacer vers la droite pour déplacer la catégorie de membres vers la section de droite.

3.Au besoin, cliquer user_screen_column_to_right_all pour déplacer toutes les catégories de membres vers la section de droite.

Enlever une catégorie de membres bénéficiaire

1.Sélectionner la catégorie de membres dans la section de droite.

2.Cliquer Déplacer vers la gauche pour déplacer la catégorie de membres vers la section de gauche.

3.Au besoin, cliquer user_screen_column_to_left_all pour déplacer toutes les catégories de membres vers la section de gauche.

Limite de transfert

Sélectionner l'option requise.

Option

Utilisation

Aucune limite

Choisir cette option si aucune limite n'est fixée.

Quantité maximale

Choisir cette option si la limite de transfert ne doit pas dépasser une quantité maximale. Dans ce cas, saisir cette quantité maximale.

Coefficient sur la limite du compteur donateur

Choisir cette option si la limite de transfert correspond à un coefficient de la quantité définie dans le paramètre Quantité allouée par défaut lors de l'attribution du compteur. Dans ce cas, saisir le coefficient devant être utilisé pour le calcul, ainsi que le maximum pouvant être transféré.

Exemple

•Les membres de la catégorie Secrétaire accumule 24 heures par mois, mais ils ne peuvent pas transférer plus de 12 heures dans un compteur.

•Dans ce cas, choisir l'option Coefficient sur la limite du compteur donateur, puis saisir un coefficient de 0,5 et un maximum de 12.

•Le système bloquera les transferts vers ce compteur à 12 heures.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la règle de transfert.

Exemple d'utilisation - Compteurs de membres

Besoin

Dans un type de comité, vous avez défini les catégories de membres Secrétaire et Trésorier.

Voici quelles sont les heures auxquels les catégories de membres ont droit.

Catégorie de membres

Délégations mensuelles

Délégations reportées

Transfert entre catégories de membres

Préparation de réunion

Secrétaire

40 heures

Oui. Si le membre n'a pas utilisé toutes ses heures pour un mois, celles-si doivent être reportées à la fin du mois dans un autre type de compteur nommé Délégations reportées.

Oui. Les membres de cette catégorie peuvent transférer des heures aux membres de catégorie Trésorier.

Oui. Les membres de cette catégorie ont le droit d'utiliser un certain nombre d'heures pour se préparer lorsqu'ils sont convoqués à une réunion.

Trésorier

20 heures

Non. À la fin de chaque mois, le type de compteur Délégations mensuelles est remis à zéro (si le membre n'a pas utilisé toutes ses heures), puis 20 nouvelles heures doivent être ajoutées dans le compteur Délégations mensuelles.

Oui. Les membres de cette catégorie peuvent transférer des heures aux membres de catégorie Secrétaire.

Aucun. Les membres de cette catégorie n'ont pas le droit d'utiliser un certain nombre d'heures pour se préparer lorsqu'ils sont convoqués à une réunion.

Configuration requise

1.Définir les types de compteurs suivants.

Le type d'accumulation doit être Heure.

•Délégations mensuelles

•Délégations reportées

•Délégations reçues

•Préparation de réunion

2.Dans le type de comité défini au plus haut niveau de la structure de comités, effectuer les configurations suivantes :

•Cocher la case Ce type de comité gère les compteurs.

•Ajouter les catégories de membres Secrétaire et Trésorier dans la fenêtre flottante Gestion des catégories de membres de la structure de comités.

3.Dans le type de comité où doivent siéger les catégories de membres Secrétaire et Trésorier, effectuer les configurations suivantes :

•Définir les catégories de membres Secrétaire et Trésorier dans la fenêtre flottante Catégories de membres.

•Ajouter un modèle de gestion des compteurs dans la fenêtre flottante secondaire Modèles de gestion des compteurs.

4.Dans le modèle de gestion des compteurs, configurer les compteurs des membres de la façon suivante :

Catégorie de membres

Délégations mensuelles

Délégations reportées

Délégations reçues

Préparation de réunion

Secrétaire

Oui

Vous devrez définir :

•la configuration de base du compteur pour définir les 40 heures attribuées à l'ajout d'un membre;

•au besoin, des règles d'utilisation du compteur;

•3 règles de renouvellement (règle de transfert, règle de remise à zéro et règle d'attribution);

•1 règle de transfert.

Oui

Vous devrez définir :

•la configuration de base du compteur pour définir que ce compteur sera créé à l'ajout d'un membre (ne rien saisir dans le champ Quantité allouée par défaut lors de l'attribution du compteur);

•au besoin, des règles d'utilisation du compteur;

•aucune règle de renouvellement (à moins qu'une remise à zéro soit nécessaire);

•aucune règle de transfert.

Oui

Vous devrez définir :

•au besoin, des règles d'utilisation du compteur;

•aucune règle de renouvellement (à moins qu'une remise à zéro soit nécessaire);

•aucune règle de transfert.

Oui

Vous devrez définir :

•la configuration de base du compteur pour définir que la création de ce compteur sera déclenchée par l'ajout d'un événement (ne rien saisir dans le champ Quantité allouée par défaut lors de l'attribution du compteur);

•au besoin, des règles d'utilisation du compteur;

•aucune règle de renouvellement (à moins qu'une remise à zéro soit nécessaire);

•aucune règle de transfert.

Trésorier

Oui

Vous devrez définir :

•la configuration de base du compteur pour définir les 20 heures attribuées à l'ajout d'un membre;

•au besoin, des règles d'utilisation du compteur;

•2 règles de renouvellement (règle de remise à zéro et règle d'attribution);

•1 règle de transfert.

Non

Oui

Vous devrez définir :

•au besoin, des règles d'utilisation du compteur;

•aucune règle de renouvellement (à moins qu'une remise à zéro soit nécessaire);

•aucune règle de transfert.

Non

Exemple d'utilisation - Transfert entre un compteur de comité et un compteur de membres

Besoin

Dans un type de comité, vous avez défini :

•un compteur de comité (Temps de réunion);

•la catégorie de membres Secrétaire. Les membres de cette catégorie ont droit à un compteur Délégations mensuelles.

Dans l'assistant de transfert de crédits dans les comités créés à partir de ce comité, vous permettez que les heures figurant :

•dans le compteur de comité Temps de réunion soient transférées dans le compteur Délégations mensuelles des membres ayant la catégorie Secrétaire;

•dans le compteur Délégations mensuelles des membres ayant la catégorie Secrétaire soient transférées dans le compteur de comité Temps de réunion.

Voici comment les règles de transfert doivent être configurées dans le modèle de gestion des compteurs :

Règle de transfert à définir

Type de compteur bénéficiaire

Compteur bénéficiaire

Catégorie de membres

Limite de transfert

Compteur de comité Temps de réunion

Membre de comité

Délégations mensuelles

Limiter uniquement à la catégorie de membres Secrétaire

Selon les règles en vigueur dans l'entreprise.

Compteur de membres Délégations mensuelles

Comité

Temps de réunion

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