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Navigation: Administration de l'application > Configurer les workflows

Paramétrer les étapes dans une configuration de workflow

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Fonctionnalité réservée à l'administrateur

Barre de menus : Système

Menu : Personnalisation > Workflows

Chaque configuration de workflow peut comprendre un nombre illimité d'étapes (niveaux d'approbation). Pour chaque étape, vous pouvez configurer :

•les informations générales;

•les délais d'approbation (si requis);

•l'exigence d'une signature électronique au moment de l'approbation (si requis);

•les actions pouvant être réalisées pendant cette étape;

•les approbateurs désignés.

Informations générales

1.Accéder à l'écran de configuration du workflow :

Accès possibles

Procédure

À partir de l'écran de gestion des workflows

1.Choisir Personnalisation > Workflows dans la barre de menus Système.

À partir de l'écran de gestion des écrans utilisateurs

1.Choisir Personnalisation > Ecrans utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Accéder à l'écran utilisateur requis.

3.Cliquer Gestion des workflows dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité.

À partir de la liste des écrans standards avec champs utilisateurs

1.Choisir Personnalisation > Ecrans avec champs utilisateurs dans la barre de menus Système.

2.Accéder à l'écran utilisateur requis.

3.Cliquer Gestion des workflows dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité.

2.Dans l'étape Étape 9 , cliquer Ajouter, puis saisir les informations générales se rapportant à l'étape.

Champ

Explications

Ordre *

Saisir un numéro afin d'indiquer l'ordre que l'étape occupe dans le workflow.

Par exemple, l'étape 10 devra être approuvée avant que l'approbation de l'étape 20 ne soit effectuée.

Nom *

Saisir le nom de l'étape. Ce nom est utilisé pour identifier l'étape dans le centre de notification et l'historique du workflow.

Nom abrégé *

Saisir le nom abrégé de l'étape.

Délais d'approbation

Si requis, préciser les délais d'approbation imposés pour l'étape.

Astuce

Note : Si des délais d'approbation s'appliquent à une étape, vous pouvez :

•indiquer dans la configuration du workflow si les délais d'approbation doivent exclure les jours fériés, ainsi que le samedi et le dimanche;

•définir un approbateur de secours qui pourra intervenir sur le workflow si l'étape est hors délais.

1.Indiquer par Oui ou Non si un délai d'approbation doit être imposé à l'étape.

2.Si l'option Oui, est choisie, indiquer le nombre de jours ou d'heures imposé pour le délai d'approbation.

3.Sélectionner à partir de quel moment le délai d'approbation doit être calculé :

•À partir de la date et heure du démarrage du workflow;

•À partir de la date et heure d'autorisation de l'étape précédente;

•À partir de la date contenue dans le champ suivant (dans ce cas, choisir ce champ en cliquant Loupe ).

4.Indiquer par Oui ou Non si l'approbation par l'approbateur de l'étape suivante doit être permise si le délai imposé est dépassé.

Signature électronique

Indiquer si les actions de cette étape exigent une confirmation où l'on verra la signature électronique de l'approbateur.

Option

Explications

Oui, l'approbateur doit confirmer son action en saisissant son mot de passe

Avec cette option, l'approbateur doit fournir une confirmation après avoir cliqué sur un des boutons correspondant aux actions permises.

Dans l'écran de confirmation, l'approbateur :

•doit saisir son mot de passe afin que l'action soit enregistrée;

•voit sa signature électronique (celle-ci sera d'ailleurs visible dans l'historique du workflow).

Oui, l'approbateur doit confirmer son action à l'aide du bouton OK

Avec cette option, l'approbateur doit fournir une confirmation après avoir cliqué sur un des boutons correspondant aux actions permises.

Dans l'écran de confirmation, l'approbateur :

•doit confirmer avec un bouton OK afin que l'action soit enregistrée;

•voit sa signature électronique (celle-ci sera d'ailleurs visible dans l'historique du workflow).

Non

Avec cette option, l'approbateur n'a pas à fournir une confirmation après avoir cliqué sur un des boutons correspondant aux actions permises.

Aucun écran de confirmation n'est affiché à l'approbateur. La signature électronique de l'approbateur ne sera pas visible dans l'historique du workflow.

Actions

1.Cocher les actions devant être réalisées pour l'étape.

Les actions possibles sont les suivantes :

•Approuver

•Refuser

•Retour à l'étape précédente

•Retour au demandeur (arrêter le workflow)

Astuce

Note : Dans la configuration du workflow, vous pouvez indiquer si le bouton correspondant à l'action cochée est disponible aux approbateurs dans le centre de notification ou l'écran où s'exécutera le workflow.

Attention

Attention : Seule l'action Approuver est obligatoire. Au besoin, on peut décocher les actions Refuser, Retour à l'étape précédente, Retour au demandeur si elles ne s'appliquent pas dans une étape donnée.

2.Configurer les paramètres de chaque action.

Paramètre

Utilisation

Libellés des actions

Sélectionner le code de sélection correspondant au libellé de l'action. Le nom attribué au code sélectionné sera visible dans le centre de notification.

Ces codes proviennent de la table de codes de sélection XCK (Libellés d'interventions pour les workflows). Au besoin, vous pouvez ajouter de nouveaux codes dans cette table.

Nouveau statut du workflow

Sélectionner le code de sélection correspondant au nouveau statut attribué au workflow lorsque l'approbateur cliquera sur le bouton correspondant dans le centre de notification ou l'écran où s'exécutera le workflow.

Ces codes proviennent de la table de codes de sélection XCJ (Statut pour les workflows). Au besoin, vous pouvez ajouter de nouveaux codes dans cette table.

Attention

Attention : Si le workflow comprend de multiples étapes, on doit s'assurer que les noms des statuts soient significatifs, par exemple, Approuvé par N+1, Approuvé par N+2, Refusé par N+1, Refusé par N+2, etc. Il n'est pas recommandé de conserver les statuts par défaut (Approuvé, Refusé, etc.) dans chacune des étapes, car ceci peut porter à confusion lors de la production de rapports et empêcher le fonctionnement adéquat des déclencheurs d'actions configurés.

Saisie d'une note

Sélectionner les paramètres concernant la saisie d'une note au moment où l'approbateur effectue son action.

Attention

Attention : La note saisie lors d'une action est uniquement visible dans l'historique du workflow. Si vous configurez un modèle de notification afin de formater les notifications envoyées à d'autres utilisateurs, vous ne pourrez pas choisir un champ qui vous permettra d'afficher dans la notification la note saisie par l'approbateur. Si les utilisateurs destinataires de la notification doivent consulter cette note, assurez-vous :

•de rendre cette note publique;

•d'indiquer dans la notification que les utilisateurs doivent consulter l'historique du workflow pour voir toute note saisie par l'approbateur.

Paramètre

Utilisation

Non

Sélectionner cette option si l'approbateur n'a aucune note à saisir lors de son action.

Publique

Sélectionner cette option si l'approbateur peut renseigner une note publique. La note publique est visible par tous les utilisateurs du système dans l'historique du workflow.

Privée

Sélectionner cette option si l'approbateur peut renseigner une note privée. La note privée est visible uniquement aux approbateurs dans l'historique du workflow.

Obligatoire

Cocher cette case si l'action exige la saisie d'une note, par exemple, une action de refus. Si l'utilisateur ne renseigne pas de note, l'action ne pourra être enregistrée.

Approbateurs

Dans chaque étape, il peut y avoir un approbateur habituel et un approbateur de secours. L'approbateur de secours peut uniquement intervenir sur le workflow lorsque les délais fixés sur l'étape sont dépassés. L'approbateur, qu'il soit habituel ou de secours, est défini à l'aide d'une méthode de désignation.

Vous devez indiquer quelle doit être l'opération effectuée par le système si la méthode de désignation sélectionnée fait en sorte qu'aucun approbateur habituel n'est présent pour une étape.

Astuce

Note : Au besoin, vous pouvez aussi désigner un approbateur « remplaçant » qui pourra intervenir sur le workflow si le système détecte qu'il n'y a aucun approbateur, qu'il soit habituel ou de secours, pour la méthode de désignation sélectionnée. Pour désigner un approbateur « remplaçant », il faut saisir une priorité d'évaluation.

1.Indiquer l'opération qui doit être réalisée si aucun approbateur habituel n'est présent.

Cette opération est uniquement réalisée si aucun approbateur habituel n'est présent pour toutes les priorités d'évaluation configurées.

•Avertir immédiatement l'administrateur du workflow dans le centre de notification : Avec cette option, l'administrateur du workflow et le groupe d'administrateurs sélectionné (le cas échéant) seront avisés et pourront effectuer l'action de leur choix sur le workflow.

•Approuver automatiquement l'étape. Avec cette option, l'étape sera approuvée.

2.Sélectionner la configuration de notifications qui doit être utilisée pour déterminer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.

•Si la configuration de notifications est identique à celle du workflow, choisir le paramètre Utiliser la configuration de notifications du workflow.

•Si la configuration de notifications est différente de celle du workflow, choisir le paramètre Utiliser la configuration de notifications suivante, puis sélectionner la configuration de notifications de votre choix.

Astuce

Note : L'option Utiliser la configuration de notifications suivante est particulièrement utile lorsqu'on veut envoyer des courriers électroniques ayant des fréquences et des modes d'envois différents pour les approbateurs de certaines étapes.

Exemple

•Pour un processus d'approbation donné, il y a deux étapes.

•Les approbateurs de la première étape doivent être avisés dès qu'ils ont à intervenir pour une demande et ils doivent recevoir un courriel pour chaque demande. On s'assurera de choisir dans les paramètres du workflow une configuration de notifications qui permet une notification immédiate et l'envoi d'un courriel pour chaque notification.

•Les approbateurs de la seconde étape veulent uniquement être avisés une fois par jour et ils veulent recevoir un seul courriel qui regroupera l'ensemble des demandes qu'ils ont à traiter. En configurant la seconde étape du workflow, on s'assurera de choisir une configuration de notifications qui permet une notification périodique et l'envoi d'un courriel qui regroupera l'ensemble des notifications.

3.Configurer les approbateurs habituels et les approbateurs de secours permis pour cette étape.

4.Cliquer Ajouter, puis choisir la méthode de désignation de l'approbateur.

Attention

Attention : Si la méthode de désignation choisie fait en sorte que plusieurs employés peuvent être approbateurs (par ex, Employés occupant un poste, Un groupe d'utilisateurs, etc.), il n'est pas nécessaire que toutes ces personnes approuvent successivement l'étape. Dès qu'un des employés désignés comme approbateurs approuve ou refuse l'étape, le cycle d'approbation est terminé pour l'étape.

Exemple

•L'approbateur désigné sera l'employé occupant le poste Responsable du service de traduction.

•Deux personnes sont affectées à ce poste (Albert Dubois et Alexandra Leblanc).

•Ces deux employés sont avisés dans leur centre de notification dès qu'ils deviennent approbateurs de l'étape.

•Si Albert Dubois effectue une action d'approbation, de refus, de retour à l'étape précédente ou de retour au demandeur, Alexandra Leblanc n'a plus à intervenir sur ce workflow.

•Albert Dubois et Alexandra Leblanc ne verront plus ce workflow dans leur centre de notification.

Méthode de désignation

Paramètres à saisir

Un employé

Sélectionner l'employé requis.

Un champ de référence sur un utilisateur

Sélectionner le champ de référence requis. Le système présente tous les champs utilisateurs de type Champ de recherche (alimentés par la liste des utilisateurs) qui ont été créés dans l'écran où s'exécutera le workflow ou dans l'écran parent, par exemple, les niveaux de structure administrative.

Un groupe d'utilisateurs

Sélectionner le groupe d'utilisateurs qui recevra la notification. Tous les membres de ce groupe d'utilisateurs seront considérés comme approbateur.

Un champ de référence sur un groupe d'utilisateurs

Sélectionner le champ de référence requis. Le système présente tous les champs utilisateurs de type Champ de recherche (alimentés par la liste des groupes utilisateurs) qui ont été créés dans l'écran où s'exécutera le workflow ou dans l'écran parent, par exemple, les niveaux de structure administrative.

Employés occupant un poste

Sélectionner le poste requis.

Champ de référence sur un employé

Sélectionner le champ de référence requis. Le système présente tous les champs de l'écran où s'exécutera le workflow où on peut choisir un employé. Il peut s'agir d'un champ système (par exemple le champ réservé au responsable de dossier d'un événement) ou d'un champ utilisateur de type Champ de recherche (alimentée par la liste des employés).

Supérieurs hiérarchiques d'un champ de référence sur un employé (N + X)

1.Sélectionner le champ de référence requis.

Résultat : Le système présente tous les champs de l'écran où s'exécutera le workflow dans lesquels on peut choisir un employé. Il peut s'agir d'un champ système (par exemple le champ réservé au responsable de dossier d'un événement) ou d'un champ utilisateur de type Champ de recherche (alimentée par la liste des employés).

2.Saisir le niveau hiérarchique de la personne devant être approbateur.

3.Choisir la méthode utilisée pour déterminer la chaîne hiérarchique.

Champ de référence sur un ou plusieurs employés

Astuce

Note : Cette option peut être sélectionnée dans les écrans personnalisés Type de requête et réponse qui permettent l'association à un ou plusieurs employés.

Sélectionner le champ de référence requis (Employés).

Supérieur hiérarchique d'un champ de référence sur plusieurs employés (N + X)

Astuce

Note : Cette option peut être sélectionnée dans les écrans personnalisés Type de requête et réponse qui permettent l'association à un ou plusieurs employés.

1.Sélectionner le champ de référence requis (Employés).

2.Saisir le niveau hiérarchique de la personne devant être approbateur.

3.Choisir la méthode utilisée pour déterminer la chaîne hiérarchique.

Champ de référence sur un comité

1.Sélectionner le champ de référence requis.

Résultat : Le système présente les champs utilisateurs de type Champ de recherche (alimentée par la liste des comités) qui sont ajoutés dans l'écran où s'exécutera le workflow.

2.Indiquer la profondeur du lien comité-utilisateur.

3.Sélectionner la catégorie de membres.

Supérieurs hiérarchiques de l'employé (N + X)

1.Saisir à quel niveau de supérieur hiérarchique de l'employé l'approbateur doit être désigné.

2.Choisir la méthode utilisée pour déterminer la chaîne hiérarchique.

5.Indiquer le type d'approbateur.

•Approbateur habituel : Cet employé pourra intervenir en tout temps sur l'étape.

•Approbateur de secours : Cet employé pourra intervenir sur l'étape uniquement lorsque les délais configurés seront dépassés.

6.Saisir un chiffre correspondant à la priorité d'évaluation.

Astuce

Note : Dans chaque étape, vous pouvez utiliser la priorité d'évaluation pour définir un approbateur remplaçant ou alternatif (autant pour un approbateur habituel qu'un approbateur de secours).

•Si, avec la méthode de désignation sélectionnée, le système détecte un approbateur pour la priorité d'évaluation la plus basse, une notification est envoyée à cet approbateur. Dans ce cas, le système ne tient plus compte des approbateurs définis pour les priorités d'évaluation plus élevées.

•Si, avec la méthode de désignation sélectionnée, le système ne détecte aucun approbateur pour la priorité d'évaluation la plus basse, une notification est envoyée à l'approbateur désigné pour une priorité d'évaluation plus haute. Dans ce cas, c'est l'approbateur désigné pour la priorité d'évaluation plus haute qui peut intervenir sur le worklow et y effectuer l'action de son choix (Approuver, Refuser, Retour à l'étape précédente, Retour au demandeur).

•Si, avec la méthode de désignation sélectionnée, le système ne détecte aucun approbateur (que ce soit pour la priorité d'évaluation la plus basse ou la plus haute), l'opération qui doit être réalisée si aucun approbateur n'est présent pour l'étape sera appliquée.

Voir un exemple.

7.Préciser les délais de notification qui s'appliqueront pour l'ajout de la notification dans le centre de notification des workflows.

La notification peut être ajoutée dans le centre de notification des workflows :

•dès que l'utilisateur devient approbateur de l'étape;

•après un certain nombre d'heures ou de jours après le début de l'étape.

Exemple de configuration avec des priorités d'évaluation

Nombre d'étapes dans la configuration du workflow

Exemple

Une seule étape

Besoin

•Dans un workflow sur une demande de congé :

oSi un employé a un N+1, on veut que le N+1 soit avisé et puisse effectuer une action sur le workflow.

oSi un employé n'a pas de N+1, on veut que l'employé occupant le poste Assistante RH soit avisée et puisse effectuer une action sur le workflow.

Configuration

•Dans l'unique étape, on a défini :

oun approbateur habituel qui est le N+1 de l'employé. La priorité de cet approbateur est 0 (zéro);

oun approbateur habituel qui est l'employé occupant le poste Assistante RH. La priorité de cet approbateur est 10;

oqu'on voulait aviser l'administrateur du workflow si aucun approbateur n'était présent pour l'étape.

•Jean Leblanc a un N+1. Il s'agit de Thomas Dupont.

•Thomas Dupont n'a pas de N+1.

Résultat

•Jean Leblanc envoie pour approbation sa demande de congé. Thomas Dupont, son N+1, est avisé et peut effectuer l'action de son choix sur le workflow. Une fois que le N+1 a approuvé ou refusé le workflow, le workflow est terminé. L'employé occupant le poste Assistante RH n'aura pas à intervenir sur ce workflow.

•Thomas Dupont envoie pour approbation sa demande de congé. Comme il n'a pas de N+1, c'est l'employé occupant le poste Assistante RH qui est avisé et qui peut effectuer l'action de son choix sur le workflow. Si aucun employé n'occupe le poste Assistante RH, c'est l'administrateur du workflow qui est avisé et qui peut effectuer l'action de son choix sur le workflow.

Deux étapes

Besoin

Dans un workflow sur une demande de congé, on a 2 étapes (niveaux d'approbation) :

•Étape 1

oSi un employé a un N+1, on veut que le N+1 soit avisé et puisse effectuer une action sur le workflow.

oSi un employé n'a pas de N+1, on veut que l'employé occupant le poste Assistant RH soit avisé et puisse effectuer une action sur le workflow.

•Étape 2

oSi un employé a un N+2, on veut que le N+2 soit avisé et puisse effectuer une action sur le workflow.

oSi un employé n'a pas de N+2, on veut que l'employé occupant le poste Assistant RH soit avisé et puisse effectuer une action sur le workflow.

Configuration

•Dans l'étape 1, on a défini :

oun approbateur habituel qui est le N+1 de l'employé. La priorité de cet approbateur est 0 (zéro);

oun approbateur habituel qui est l'employé occupant le poste Assistant RH. La priorité de cet approbateur est 10;

oqu'on voulait aviser l'administrateur du workflow si aucun approbateur n'était présent pour l'étape.

•Dans l'étape 2, on a défini :

oun approbateur habituel qui est le N+2 de l'employé. La priorité de cet approbateur est 0 (zéro);

oun approbateur habituel qui est l'employé occupant le poste Assistant RH. La priorité de cet approbateur est 10;

oqu'on voulait aviser l'administrateur du workflow si aucun approbateur n'était présent pour l'étape.

•Jean Leblanc a un N+1. Il s'agit de Thomas Dupont.

•Jean Leblanc a un N+2. Il s'agit de Sophie Legrand.

•Thomas Dupont n'a pas de N+1 ou de N+2

Résultat

•Jean Leblanc envoie pour approbation sa demande de congé. Thomas Dupont, son N+1, est avisé et peut effectuer l'action de son choix sur le workflow. Si Thomas Dupont approuve la première étape du workflow, l'approbatrice de l'étape 2 (Sophie Legrand) est avisée. L'employé occupant le poste Assistant RH qui a été définie dans l'étape 1 et dans l'étape 2 n'aura pas à intervenir sur ce workflow.

•Thomas Dupont envoie pour approbation sa demande de congé. Comme il n'a pas de N+1, c'est l'employé occupant le poste Assistant RH qui est avisé et qui peut effectuer l'action de son choix sur le workflow. Si l'employé occupant le poste Assistant RH a approuvé la première étape du workflow, il sera de nouveau avisé pour effectuer l'approbation finale dans l'étape 2, car Thomas Dupont n'a pas de N+2. Si aucun employé n'occupe le poste Assistante RH, c'est l'administrateur du workflow qui est avisé et qui peut effectuer l'action de son choix sur les deux étapes du workflow.

Voir aussi...

Processus de configuration d'un workflow

Processus d'approbation d'un workflow

Ajouter une configuration de workflow

Définir les paramètres généraux concernant les étapes dans une configuration de workflow

Définir les notifications envoyées aux approbateurs habituels et aux approbateurs de secours dans une configuration de workflow

Paramétrer les statuts utilisés dans le workflow

Définir les notifications envoyées à d'autres utilisateurs dans une configuration de workflow

Définir les informations supplémentaires affichées dans le centre de notification des workflows

Paramétrer les accès de sécurité pour les workflows

Modifier une configuration de workflow

Désactiver une configuration de workflow