1.Choisir Multimodules > Gestion des questionnaires dans la barre de menus Configuration.
2.Cliquer Ajouter.
3.Sélectionner le niveau de structure administrative applicable dans la fenêtre flottante secondaire Structure.
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Attention : Le niveau de structure administrative sélectionné ne peut plus être modifié une fois qu'un questionnaire est enregistré.
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Les limitations suivantes s'appliquent lors de la sélection du niveau de structure administrative :
Limitation
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Explications
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Nombre de niveaux
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Seuls les quatre premiers niveaux de la structure administrative peuvent être sélectionnés, c'est-à-dire :
•Entité légale
•Division
•Secteur économique
•Etablissement |
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Restriction d'accès
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Vous ne pouvez pas sauvegarder, modifier ou supprimer un questionnaire si votre profil d'utilisateur comporte des restrictions d'accès et que vous avez choisi un niveau de structure administrative non permis.
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Note : Vous pourrez toutefois visualiser (en Lecture seule) les questionnaires qui sont créés dans des niveaux de structure administrative supérieurs au niveau de structure précisé dans votre dossier d'utilisateur.
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Exemples
Un utilisateur peut uniquement avoir accès aux données dans l'établissement ABC (niveau 4 dans la structure administrative).
•S'il a les accès requis, il peut sauvegarder, modifier ou supprimer un questionnaire dans l'établissement ABC.
•Il ne peut pas sauvegarder un questionnaire si celui-ci ci est créé au niveau 1 (Entité légale).
•Il ne peut pas modifier ou supprimer un questionnaire créé au niveau 1 (Entité légale).
•Il ne peut pas visualiser les questionnaires créés dans l'établissement XYZ.
•Il peut toutefois visualiser (en Lecture seule) les questionnaires créés dans le niveau 1 (Entité légale). |
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4.Entrer les données requises dans la fenêtre Informations générales.
Champ
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Description
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Numéro *
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Saisir le numéro ou le code du questionnaire.
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Nom *
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Entrer un nom descriptif pour le questionnaire.
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Note de passage *
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Indiquer la note de passage du questionnaire (cette note peut être saisie une fois toutes les questions définies). La note de passage ne peut être supérieure au total des points des questions. Le total des points des questions est affiché (en mode Gestion) dans la fenêtre flottante secondaire Récapitulatif à titre de rappel.
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Note : Si un utilisateur répond à ce questionnaire dans le module My SigmaRH, la note de passage et le total des points (pointage) attribué pour les réponses données aux questions sont masqués en tout temps.
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Visible dans My SigmaRH
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Cocher cette case si le questionnaire doit être visible dans le module My SigmaRH.
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Afficher les critères d'évaluation en mode Gestion
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Cette case gère l'affichage (en mode Gestion seulement) des critères d'évaluation définis pour chaque question saisie dans un questionnaire (qu'il s'agisse d'une question à choix de réponse ou d'une question libre).
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Note : Si un utilisateur répond à ce questionnaire dans le module My SigmaRH, les critères d'évaluation sont masqués en tout temps.
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Lorsque cette case à cocher n'est pas sélectionnée, les critères d'évaluation ne seront pas visibles :
•dans la définition de la question figurant dans un questionnaire (menu Multimodules > Gestion des questionnaires);
•lorsqu'un utilisateur répond à ce questionnaire en mode Gestion (par exemple, dans une candidature associée à un recrutement, un entretien, une inscription aux sessions de formation). |
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Description
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Entrer une brève description du questionnaire. Cette description est affichée lorsqu'un utilisateur remplit ou visualise le questionnaire, que ce soit dans My SigmaRH ou en mode Gestion.
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Est-ce que toutes les nouvelles questions ajoutées seront par défaut obligatoires dans un entretien?
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Indiquer la valeur par défaut qui doit être attribuée à toutes les nouvelles questions ajoutées dans ce questionnaire (question à choix de réponse, question ayant de multiples réponses avec saisie ou question libre). Cette valeur par défaut peut être modifiée pour chaque question au besoin.
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Attention : Les questions obligatoires s'appliquent uniquement dans les entretiens. Aucune question ne peut être obligatoire dans les questionnaires utilisés dans les modules Recrutement ou Formation.
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Option
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Utilisation
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Oui (Lorsque l'employé finalise le questionnaire dans My SigmaRH. Cependant, le gestionnaire peut forcer la finalisation et laisser une question obligatoire sans réponse.)
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Choisir cette option si le questionnaire est disponible dans My SigmaRH et que la question doit uniquement être obligatoire pour les employés qui répondent à leurs questionnaires dans My SigmaRH. En mode Gestion, les gestionnaires peuvent forcer la finalisation et laisser des questions sans réponses lors de la clôture.
Impacts dans My SigmaRH
Si les employés n'ont pas répondu à une question obligatoire :
•Aucun avertissement ou message d'erreur ne s'affiche à l'enregistrement de la fiche de saisie des réponses.
•Un message d'erreur bloquant s'affiche uniquement lorsque les employés cliquent sur Passer en version finale après avoir accédé à un questionnaire à partir du menu Mes questionnaires \ Mes entretiens.
Impacts en mode Gestion
•Si les employés ont attribué le mode Final aux questionnaires à partir de My SigmaRH, les gestionnaires peuvent clôturer l'entretien afin de générer la fiche de clôture. Dans cette fiche de clôture, il y aura des réponses pour les questions obligatoires.
•Si les employés n'ont pas répondu à une question obligatoire dans My SigmaRH et qu'ils n'ont pas cliqué sur Passer en version finale, un avertissement s'affiche dans l'entretien quand les gestionnaires finalisent les questionnaires. Les gestionnaires peuvent forcer la finalisation et laisser des questions sans réponses. Les gestionnaires pourront ensuite clôturer l'entretien afin de générer la fiche de clôture. Cette fiche de clôture pourra comprendre des questions obligatoires sans réponses. |
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Oui toujours (Lorsque l'employé finalise le questionnaire dans My SigmaRH et le gestionnaire clôture l'entretien.)
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Choisir cette option si le questionnaire est disponible ou non dans My SigmaRH et que la question doit être obligatoire à la fois pour :
•les employés qui répondent à leurs questionnaires dans My SigmaRH;
•les gestionnaires qui clôturent l'entretien.
Impacts dans My SigmaRH
Si les employés n'ont pas répondu à une question obligatoire :
•Aucun avertissement ou message d'erreur ne s'affiche à l'enregistrement de la fiche de saisie des réponses.
•Un message d'erreur bloquant s'affiche uniquement lorsque les employés cliquent sur Passer en version finale après avoir accédé à un questionnaire à partir du menu Mes questionnaires \ Mes entretiens.
Impacts en mode Gestion (si le questionnaire est disponible dans My SigmaRH)
•Si les employés ont attribué le mode Final aux questionnaires à partir de My SigmaRH, les gestionnaires peuvent clôturer l'entretien afin de générer la fiche de clôture. Dans cette fiche de clôture, il y aura des réponses aux questions obligatoires.
•Si les employés n'ont pas répondu à une question obligatoire dans My SigmaRH, les gestionnaires doivent d'abord finaliser les questionnaires. Cependant, un message d'erreur bloquant s'affiche quand les gestionnaires clôturent l'entretien. Les gestionnaires ne pourront pas clôturer l'entretien; aucune fiche de clôture ne sera générée. Il faut que les employés répondent aux questions obligatoires ou que les gestionnaires répondent à ces questions (si le type d'entretien le permet).
Impacts en mode Gestion (si le questionnaire n'est PAS disponible dans My SigmaRH)
•Si les gestionnaires n'ont pas répondu à une question obligatoire, un message d'erreur bloquant s'affiche quand ils clôturent l'entretien. Les gestionnaires ne pourront pas clôturer l'entretien, aucune fiche de clôture ne sera générée. Il faut que les gestionnaires répondent aux questions obligatoires dans les questionnaires non disponibles dans My SigmaRH. |
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Non
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Choisir cette option si les nouvelles questions ajoutées au questionnaire ne doivent pas être obligatoires. Avec cette option, toutes les nouvelles questions ajoutées dans le questionnaire ne seront pas obligatoires. Cependant, vous pourrez rendre obligatoire la saisie de réponses pour certaines questions.
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Sera disponible dans le(s) module(s) *
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Cocher le ou les modules dans lesquels ce questionnaire sera disponible. Tous les modules sont implicitement cochés.
Module
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Utilisation
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Entretien
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Recrutement
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Ce questionnaire peut être associé :
•à un recrutement (afin d'être envoyé à tous les candidats qui postulent à ce recrutement);
•en suivi de dossier aux candidatures ajoutées dans un recrutement. |
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Session de formation continue
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Ce questionnaire peut être associé :
•en suivi de dossier pour les inscriptions ajoutées dans une session de formation. |
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5.Définir les questions du questionnaire : questions à choix de réponse, questions ayant de multiples réponses avec saisie et questions libres (ou à développement).
6.Vous pouvez :
•Modifier l'ordre d'affichage d'une question en la sélectionnant, puis en cliquant Monter ou Descendre.
•Retirer une question du questionnaire en la sélectionnant, puis en cliquant Supprimer.
7.Cliquer Imprimer pour obtenir une version PDF du questionnaire et de ses questions.
Résultat : Le système affiche le questionnaire dans l'outil de visualisation de fichier. Utiliser les fonctions d'impression de cet outil pour obtenir une copie papier.
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Attention : Il est recommandé de relire attentivement le questionnaire et ses questions avant de l'utiliser dans l'application pour éviter toute erreur ou faute de frappe. Aucune modification n'est permise dans les définitions des questionnaires qui sont utilisés dans l'application, que ce soit dans :
•les entretiens;
•les recrutements;
•les candidatures associées aux recrutements;
•les entretiens de recrutement;
•les inscriptions aux sessions de formation.
Avant d'associer un questionnaire à l'un des éléments ci-dessus, imprimez le questionnaire et relisez-le attentivement pour éviter que des fautes de frappe ne soient présentes lorsque les utilisateurs répondront aux questions.
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8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le questionnaire.
Voir aussi...
Définir une question à choix de réponse
Définir une question ayant de multiples réponses avec saisies
Définir une question libre ou à développement
Définir la sécurité d'un questionnaire
Modifier un questionnaire
Copier un questionnaire
Associer un questionnaire à un événement
Analyser les réponses aux questionnaires
