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Navigation: Administration de l'application > Configurer les modèles de notification

Ajouter un modèle de notification (interne)

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Fonctionnalité réservée à l'administrateur

Barre de menus : Système

Menu : Personnalisation > Modèle de notification

Les modèles de notification permettent de définir les informations contenues dans les notifications envoyées par les workflows :

•aux approbateurs habituels;

•aux approbateurs de secours;

•aux autres utilisateurs.

Ils peuvent également être utilisés pour afficher certaines informations dans le centre de notification.

Astuce

Note : Vous pouvez également utiliser un modèle de notification afin de définir le message envoyé par les déclencheurs/actions ou par les notifications configurées pour les réunions.

Limitations

Les limitations suivantes s'appliquent :

Limitation

Explications

Utilisation d'un modèle de notification dans l'action Envoyer un message à l'aide d'un modèle

L'action Envoyer un message à l'aide d'un modèle génère des messages en format Texte.

Par conséquent, si le modèle de notification sélectionné dans l'action comprend des éléments de formatage (par exemple, gras, italique, tableau, etc.), ce formatage ne sera pas visible dans :

•le courrier électronique envoyé au destinataire, si la configuration de notification sélectionnée dans l'action permet l'envoi de courrier électronique;

•le message pouvant être consulté dans le centre des messages.

Ajouter un modèle de notification interne

1.Choisir Personnalisation > Modèle de notification dans la barre de menus Système.

2.Cliquer Ajouter.

3.Choisir Modèle interne.

Résultat : L'écran de définition des modèles de notification s'affiche à l'écran. Une fenêtre flottante secondaire rappelle l'utilisateur responsable de ce modèle.

4.Sélectionner le niveau de structure administrative applicable dans la fenêtre flottante secondaire Structure.

Attention

Attention : Le niveau de structure administrative sélectionné ne peut plus être modifié une fois qu'un modèle de notification est enregistré.

Structure administrative

Les limitations suivantes s'appliquent lors de la sélection du niveau de structure administrative :

Limitation

Explications

Nombre de niveaux

Seuls les quatre premiers niveaux de la structure administrative peuvent être sélectionnés, c'est-à-dire :

•Entité légale

•Division

•Secteur économique

•Etablissement

Restriction d'accès

Vous ne pouvez pas sauvegarder, modifier ou supprimer un modèle de notification si votre profil d'utilisateur comporte des restrictions d'accès et que vous avez choisi un niveau de structure administrative non permis.

Astuce

Note : Vous pourrez toutefois visualiser (en Lecture seule) des modèles de notification qui sont créés dans des niveaux de structure administrative supérieurs au niveau de structure précisé dans votre dossier d'utilisateur.

Exemples

Un utilisateur peut uniquement avoir accès aux données dans l'établissement ABC (niveau 4 dans la structure administrative).

•S'il a les accès requis, il peut sauvegarder, modifier ou supprimer un modèle de notification dans l'établissement ABC.

•Il ne peut pas sauvegarder un modèle de notification si celui-ci ci est créé au niveau 1 (Entité légale).

•Il ne peut pas modifier ou supprimer un modèle de notification créé au niveau 1 (Entité légale).

•Il ne peut pas visualiser des modèles de notification créés dans l'établissement XYZ.

•Il peut toutefois visualiser (en Lecture seule) des modèles de notification créés dans le niveau 1 (Entité légale).

Impacts de la structure administrative des modèles de notification

Les modèles de notification créés dans des niveaux de structure administrative inférieurs au niveau 1 de la structure administrative (Entité légale) peuvent être utilisés dans les déclencheurs/actions qui permettent d'envoyer un message à partir d'un modèle.

Dans les configurations des workflows, tous les modèles de notification peuvent être sélectionnés, peu importe leur niveau de structure administrative pour afficher des informations supplémentaires dans le centre de notification des workflows ou générer les notifications envoyées :

•aux approbateurs habituels;

•aux approbateurs de secours;

•à d'autres utilisateurs dans les notifications supplémentaires.

Exemples d'utilisation dans les déclencheurs/actions

Lorsqu'ils définissent des déclencheurs/actions qui permettent d'envoyer un message à partir d'un modèle, les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles de notification qui ont été créés dans le même niveau de structure administrative que le déclencheur/action ou dans un niveau de structure administrative supérieur (le cas échéant).

•Un modèle de notification est associé à un niveau 1 dans la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC). Lors de la configuration des déclencheurs/actions créés dans l'entité légale ABC, les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner ce modèle de notification.

•Un modèle de notification est spécifiquement associé à un niveau 4 dans la structure administrative (par exemple, Etablissement 123).

oLes utilisateurs ayant uniquement accès à l'établissement 123 peuvent visualiser et sélectionner ce modèle lors de la configuration des déclencheurs/actions qui ont été créés dans ce niveau de structure.

oLes utilisateurs ayant uniquement accès à l'établissement 456 ne peuvent pas visualiser ou sélectionner ce modèle de notification lors de la configuration des déclencheurs/actions qui ont été créés dans ce niveau de structure.

oLes utilisateurs ayant accès au plus haut niveau de la structure administrative (par exemple, Entité légale = ABC) peuvent visualiser et sélectionner ce modèle lors de la configuration des déclencheurs/actions qui ont été créés dans l'établissement 123.

5.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante principale Informations générales.

Champ

Utilisation

Nom du modèle *

Inscrire le nom du modèle.

Astuce

Note : La disponibilité des champs réservés au nom, ainsi que la langue dans laquelle ces noms sont obligatoires, sont définies dans les paramètres d'entreprise.

Actif

Sélectionner le statut du modèle de notification.

Astuce

Note : Lors de la création d'un modèle de notification, cette case est cochée par défaut. Conservez cette valeur par défaut. Lorsqu'un modèle de notification devient désuet, vous pouvez décocher la case afin de désactiver le modèle de notification. Vous pouvez filtrer les modèles de notification qui ont été désactivés.

État de la case	Utilisation
Cochée	Ce modèle de notification peut être sélectionné lors de la création d'une nouvelle configuration de workflow si les paramètres de sécurité octroyés à l'utilisateur qui fusionne le document le permettent.
Non cochée	Ce modèle de notification ne peut plus être sélectionné lors de la création d'une nouvelle configuration de workflow, mais il reste visible dans les notifications existantes qui ont déjà été créées à partir de ce modèle si les paramètres de sécurité octroyés à l'utilisateur qui visualise la notification le permettent.