SIGMA-RH

Sélectionner Feuille de temps. Seuls les paramètres s'appliquant à la gestion des feuilles de temps s'afficheront dans le modèle, ce qui facilitera la configuration.

Entrer le nom (description) du modèle

Choisir un calendrier.

•Une feuille de temps sera créée pour chacune des périodes de ce calendrier.

•Les périodes de ce calendrier peuvent être utilisées dans les analyses de temps finales afin d'évaluer les heures ou les jours travaillés afin que des transactions soient ajoutées dans les banques de temps de l'employé.

Cocher cette case si la saisie des feuilles de temps doit tenir compte de l'état des périodes du calendrier. Si cette case est cochée, les employés peuvent uniquement saisir des données dans une feuille de temps si l'état de la période correspondante dans le calendrier est En attente ou Ouvert. Lorsque l'état de la période est Fermée, Scellée ou Correction, la saisie est impossible dans les feuilles de temps, à moins que l'employé ne soit un correcteur de feuille de temps. (Il faut que la case Cet employé est un correcteur de feuilles de temps soit cochée dans le dossier de cet employé.)

Tant que les périodes figurant dans le calendrier sélectionné ont l'état En attente ou Ouvert, les utilisateurs peuvent :

•modifier les données dans le menu Planning;

•modifier les heures de présences des employés qui ont été enregistrées dans le module Badgeuse;

•créer, modifier ou supprimer une feuille de temps. La suppression d'une feuille de temps est cependant interdite lorsque son statut est Approuvée.

Lorsque l'état des périodes figurant dans ce calendrier est Fermée, Scellée ou Correction, aucune modification n'est permise pour ces données, car celles-ci sont utilisées par le service de la paie.

Lorsque vous choisissez un calendrier dans cette liste déroulante, vous devez aussi choisir un calendrier dans la liste déroulante Calendrier sur lequel les périodes du modèle sont basées.

Vous pouvez choisir le même calendrier dans ces deux listes déroulantes. Cependant, si vous ne choisissez pas le même calendrier, chaque période du calendrier utilisé pour générer les feuilles de temps doit être comprise dans une seule et même période du calendrier utilisé pour le module GTA avancée. Il ne doit pas y avoir de chevauchement de dates entre ces deux calendriers. Si cette condition n'est pas respectée, vous aurez un message d'erreur lorsque vous enregistrez le modèle de gestion du temps.

Exemple

Vous utilisez un calendrier hebdomadaire (du lundi au dimanche) pour générer les feuilles de temps. Vous y avez créé les périodes suivantes :

•Lundi 7 janvier au dimanche 13 janvier;

•Lundi 14 janvier au dimanche 20 janvier;

•Lundi 21 janvier au dimanche 27 janvier;

•Lundi 28 janvier au dimanche 3 février;

Vous utilisez un calendrier mensuel pour gérer les périodes pour le module GTA avancée. Vous y avez créé les périodes suivantes :

•Mardi 1er janvier au jeudi 31 janvier;

•Vendredi le 1er février au 29 février.

Comme la période du 28 janvier au 3 février n'est pas comprise dans une seule et même période du calendrier utilisé pour le module GTA avancée, vous aurez un message d'erreur et vous ne pourrez pas enregistrer le modèle de gestion du temps.

Contraintes concernant la modification de l'état du calendrier utilisé pour le module GTA avancée

Afin que vous puissiez faire passer l’état d'une période de calendrier à « Fermé » ou « Scellé », toutes les conditions suivantes doivent être respectées :

•Il ne doit y avoir aucune anomalie bloquante pour les badgeages de tous les employés qui utilisent ce calendrier par l'intermédiaire de l'assignation du modèle de gestion du temps.

•L'approbation doit être faite pour toutes les feuilles de temps comprises dans la période clôturée pour tous les employés qui utilisent ce calendrier par l'intermédiaire de l'assignation du modèle de gestion du temps.

Cette option permet de définir une valeur par défaut pour l'une des colonnes dans la feuille de temps. Elle est utilisée par les entreprises qui gèrent les mandats de placement de personnel. Les employés peuvent alors saisir plus rapidement leurs heures travaillées pour les clients auxquels ils ont été affectés dans le cadre d'un mandat.

•Lorsque vous sélectionnez Client, lors de l'accès à une feuille de temps, chaque employé doit choisir, dans un fenêtre de sélection, le client pour qui il entre des heures travaillées. Les entrées de la feuille de temps peuvent uniquement être saisies pour le client sélectionné, car seul ce client s'affiche dans la colonne Client. Si l'employé doit entrer des heures travaillées pour un autre client, il doit quitter la feuille de temps, puis y accéder de nouveau afin de choisir un nouveau client.

Définir la période de validité du modèle :

•Sélectionner Ne pas limiter la validité du modèle pour calquer la validité du modèle sur celle du calendrier.

OU

•Sélectionner Limiter la validité du modèle aux dates suivantes, puis spécifier les dates de début et de fin de la période pendant laquelle ce modèle sera valide.

Sélectionner l'approbateur par défaut des feuilles de temps basées sur ce modèle. La liste des approbateurs ne contient que les noms des employés identifiés comme approbateurs de feuilles de temps dans leur fiche d'employé (case Cet employé est un approbateur de feuilles de temps de la fenêtre flottante Feuille(s) de temps).

Spécifier la durée dont l'employé dispose pour compléter sa feuille de temps et l'envoyer à l'approbateur (ex. 2 jours après la date de fin de la feuille de temps). Quand ce délai est dépassé, la feuille de temps prend le statut En retard et un message d'avertissement s'affiche dans la fenêtre secondaire de la page d'accueil de l'employé.

Sélectionner cette case si les employés à qui ce modèle de gestion de temps est attribué ne doivent pas visualiser les alertes sur les feuilles de temps en retard qui s'affichent dans la page d'accueil de l'application.

Cette option est particulièrement utile dans les entreprises où l'on utilise les feuilles de temps pour obtenir les délégations faites par l'entremise des badgeages, mais dans lesquelles les employés n'ont pas à remplir de feuille de temps. Ce type de paramétrage exige des configurations de terminaux qui permettent l'affichage de boutons où les employés peuvent indiquer leurs débuts et fins d'activités, en plus de leurs entrées et sorties.

Spécifier la durée dont l'approbateur dispose pour approuver une feuille de temps (ex. 1 jour après la date de fin de la feuille de temps). Passé ce délai, la feuille de temps est classée En retard et un message d'avertissement s'affiche dans la fenêtre secondaire de la page d'accueil de l'approbateur et de son réviseur.

Cocher cette case si les employés ayant ce modèle de gestion de temps peuvent soumettre une demande de congé (mode « évolué ») où ils peuvent sélectionner plusieurs raisons d'absences. Si cette case est décochée, l'option Raisons multiples ne sera pas disponible à l'ajout d'une demande de congé.