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Gérer les alertes et les notes automatiques pour les campagnes d'entretiens

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Menu : Entretiens > Campagnes d'entretiens

Afin d'être avisé de la progression de vos campagnes d'entretiens, vous pouvez :

•utiliser les alertes visuelles qui sont disponibles par défaut dès que vous commencez à ajouter des employés dans une campagne;

•vous configurer des notes automatiques individuelles ou des notes automatiques collectives afin de recevoir des courriers électroniques à des moments clés de vos campagnes d'entretiens.

Utiliser les alertes visuelles disponibles pour chaque employé ajouté à une campagne d'entretiens

Dans la grille de gestion de données Employés visés par cette campagne, des alertes visuelles vous permettent de cibler plus rapidement les employés pour lesquels vous devez entreprendre des actions correctives si vous voulez que la campagne d'entretiens progresse.

Statut	Signification	Action corrective à entreprendre
Clôturé	L’entretien planifié a été clôturé.	Vous n'avez rien à faire. Aucune autre action n'est requise pour cet employé dans cette campagne.
Aucun responsable d’entretien d’assigné	L'employé a été ajouté à une campagne, mais aucun responsable d’entretien n'a été attribué dans l'événement de type Entretien à planifier.	Accéder à l'événement Entretien à planifier afin d'attribuer un responsable qui pourra planifier l'entretien de l'employé.
Retard sur la convocation	L'employé a été ajouté à la campagne, mais il y a un retard, car aucun entretien n'a été planifié, alors que la date courante est postérieure à la date limite pour convoquer l’employé précisée dans l'événement de type Entretien à planifier.	Planifier l'entretien de l'employé.
Annulé – À convoquer de nouveau	Un entretien a été planifié pour cet employé, mais cet entretien a été annulé.	Planifier l'entretien de l'employé.
À convoquer	L'employé a été ajouté à la campagne, mais aucun entretien n'a encore été planifié.	Planifier l'entretien de l'employé.
Retard sur les questionnaires	Des questionnaires ont été associés à l'entretien qui a été planifié, mais ils ne sont pas remplis alors que la date du jour est postérieure à la date limite pour remplir les questionnaires figurant dans l'entretien.	Envoyer un courriel à l'employé pour l'aviser du retard.
Abandonné	L'entretien a été abandonné.	Vous n'avez rien à faire pour l'instant. Au besoin, annuler l'abandon.
Planifié	L'entretien a été planifié pour une date future.	Vous n'avez rien à faire pour l'instant. Au besoin, modifier la date, l'heure ou le responsable de dossier de cet événement.
En cours de réalisation	La date de l'entretien planifié est dans le passé, mais cet entretien n'a pas encore été clôturé.	Clôturer l'entretien.

Configurer des notes automatiques pour les campagnes d'entretiens

Afin que les employés et les gestionnaires puissent être notifiés automatiquement à certains moments clés pendant la tenue des campagnes d'entretiens, vous pouvez configurer des notes automatiques collectives et des notes automatiques individuelles.

Astuce

Note : Les exemples ci-dessous vous sont donnés à titre informatif. La configuration des notes automatiques peut varier en fonction des besoins dans votre entreprise, en particulier en ce qui concerne :

•le titre et le texte de la note définis à l'étape Étape 2 ;

•le niveau de structure défini à l'étape Étape 4 .

Exemples de notes automatiques collectives

Notifications devant être envoyées

Configuration de la note automatique collective

Immédiatement après l'ajout d'un employé à une campagne d'entretiens, vous voulez envoyer un courrier électronique au responsable de dossier précisé dans l'événement de type Entretien à planifier afin de l'aviser qu'il doit planifier un entretien.

Vous voulez que le responsable de dossier puisse visualiser une note dans son agenda, mais aucun rappel n'est requis.

Étape

Nom du module contenant l'élément déclencheur	Entretien
Élément déclencheur	Date d'ajout à la campagne

Étape

Lorsque l'élément déclencheur est activé, créer une note dans l'agenda du destinataire de la note automatique.	Cocher la case
La date du rappel sera	Saisir 0 jour après la date associée à l'élément déclencheur
Envoyer un courrier électronique	Décocher la case
Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est supprimé	Cocher la case
Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est remis à vide	Cocher la case
Envoyer un courrier électronique dès que l'élément déclencheur est	Cocher la case et choisir l'option Activé ou modifié

Étape

Conditions limitant la création des notes automatiques	Le responsable de dossier associé à l'événement

Vous voulez envoyer un rappel par courrier électronique aux responsables pour leur rappeler de planifier leurs entretiens, car la date limite pour convoquer l'employé est dépassée. Vous voulez que le responsable reçoive un courrier électronique un jour après la date limite.

Étape

Nom du module contenant l'élément déclencheur	Entretien
Élément déclencheur	Date limite pour convoquer l'employé à l'entretien

Étape

Lorsque l'élément déclencheur est activé, créer une note dans l'agenda du destinataire de la note automatique.	Cocher la case
La date du rappel sera	Saisir 1 jour après la date associée à l'élément déclencheur
Envoyer un courrier électronique	Cocher la case, puis choisir l'option le jour de la date du rappel.
Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est supprimé	Cocher la case
Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est remis à vide	Cocher la case
Envoyer un courrier électronique dès que l'élément déclencheur est	Décocher la case

Étape

Conditions limitant la création des notes automatiques	Le responsable de dossier associé à l'événement

Immédiatement après l'ajout d'un entretien pour un employé (que ce soit un entretien planifié dans une campagne ou un entretien créé hors campagne), vous voulez envoyer un courrier électronique à l'employé pour qui l'événement de type Entretien est créé.

Vous voulez que l'employé puisse visualiser une note dans son agenda.

Vous voulez que l'employé reçoive un rappel par courrier électronique un jour avant la date de son entretien.

Étape

Nom du module contenant l'élément déclencheur

Entretien

Élément déclencheur

Date de l'événement

Type de profil utilisé pour évaluer la note automatique

My SigmaRH

Attention

Attention : Lorsque des notes automatiques doivent être produites pour L'employé associé à l'événement, assurez-vous que les utilisateurs liés à ce type de profil aient accès en Lecture seule aux instances qui leur permettront de visualiser le contenu du message.

Étape

Lorsque l'élément déclencheur est activé, créer une note dans l'agenda du destinataire de la note automatique.	Cocher la case
La date du rappel sera	Saisir 1 jour avant la date associée à l'élément déclencheur
Envoyer un courrier électronique	Cocher la case, puis choisir l'option le jour de la date du rappel.
Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est supprimé	Cocher la case
Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est remis à vide	Cocher la case
Envoyer un courrier électronique dès que l'élément déclencheur est	Cocher la case et choisir l'option Activé ou modifié

Étape

Conditions limitant la création des notes automatiques	L'employé associé à l'événement

FAQ - Lorsqu'on convoque un employé à un entretien, il ne reçoit pas la notification par courrier électronique? Que dois-je faire pour corriger le problème?

Si vous avez configuré une note automatique collective qui envoie une notification à l'employé lorsque vous le convoquez à un entretien, mais que l'employé ne reçoit pas la notification par courrier électronique, vérifiez les aspects suivants :

1.L'employé a-t-il une adresse de courrier électronique valide dans son dossier d'employé?

2.Le courrier électronique envoyé à l'employé a-t-il été déplacé dans un autre répertoire?

Selon les règles définies dans le système de messagerie utilisé par l'employé, le courrier électronique a pu être déplacé dans un autre répertoire, par exemple, Courrier indésirable.

3.Est-ce que le serveur de mail est activé dans les paramètres d'entreprise?

Si vous faites des vérifications dans un environnement de tests , il est possible que le serveur de mail ait été désactivé.

4.Est-ce que l'employé a les droits requis dans son profil My SigmaRH?

Pour que la notification soit envoyée, l'utilisateur lié à l'employé doit avoir accès à certaines instances dans son profil My SigmaRH. Dans votre environnement, il est possible que vous ayez un rôle qui s'appelle My SigmaRH - Instances requises pour recevoir notifications sur entretien dans My SigmaRH. Ce rôle comprend les instances les plus fréquemment requises pour permettre l'envoi du courrier électronique. Assurez-vous que l'utilisateur a accès aux instances de ce rôle dans son profil My SigmaRH.

Si ce rôle n'est pas présent dans votre environnement, voici la liste des instances les plus fréquemment requises. Assurez-vous que les utilisateurs ont uniquement des droits en Consultation (Rapports) et Lecture sur ces instances.

Type d'instance
Compétences (Base)
Entretien & évaluation (Entretiens & évaluations)
Gestion de l'employé (Employé)
Gestion des questionnaires (Questionnaires)
Information de base sur l'événement (Base)
Listes et rapports (Base)
Modèle de document (Base)
Questionnaires (Entretiens & évaluations)
Statistique de l'événement (Base)
Statistiques sur l'employé (Employé)