SIGMA-RH

•Envoi d'un message à l'administrateur pour lui rappeler d'ajouter une nouvelle année pour les horaires de travail et les calendriers qui sont utilisés pour la gestion du temps et des activités.

•Envoi d'un message pour aviser les utilisateurs de la non-disponibilité du système pendant une période de maintenance.

Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches.

1.Choisir la catégorie Général et le modèle Envoyer un courrier électronique.

2.Entrer une description de la tâche à exécuter.

3.Si le courrier électronique doit être envoyé à d'autres destinataires, qui ne sont pas des employés, préciser l'adresse électronique de ces destinataires dans la fenêtre Destinataires.

Envoyer un courrier électronique à un employé 1.Sélectionner le type Employé dans la liste déroulante. 2.Cliquer . 3.Faire une recherche pour repérer l'employé. 4.Cocher l'employé qui convient, puis cliquer Sélectionner. Résultat : Le système retourne à la fenêtre principale où le nom de l'employé sélectionné est affiché. 5.Cocher le type de destinataire : •A s'il s'agit du destinataire principal, •Cc pour envoyer une copie du courriel à titre informatif, •Cci pour cacher le nom du destinataire. Résultat : L'adresse et le type du destinataire sont affichés au-dessus des boutons de sélection. Envoyer un courrier électronique à un destinataire qui n'est pas un employé 1.Sélectionner le type Autre dans la liste déroulante. 2.Entrer directement l'adresse (ex. polka@bktours.com). 3.Cocher le type de destinataire : •A s'il s'agit du destinataire principal, •Cc pour envoyer une copie du courriel à titre informatif, •Cci pour cacher le nom du destinataire. Résultat : L'adresse et le type du destinataire sont affichés au-dessus des boutons de sélection.

4.Saisir le sujet du courrier électronique.

5.Inscrire le message que le destinataire pourra visualiser.

Ce message inscrit est reporté dans le corps du courrier électronique.

6.Au besoin, joindre des documents au courriel.

Ajouter une pièce jointe à un courrier électronique

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification requise.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) :

•Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence.

•Aucune condition ne peut être définie pour les tâches de catégorie Général.

•Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification.

•Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée.