Pour que le workflow d'autorisation spécial paramétré sur l'écran des dépenses monétaires soit fonctionnel, les déclencheurs/actions ci-dessous doivent être configurés.

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Note : Dans les exemples ci-dessous, le workflow d'autorisation spéciale est démarré lorsque la dépense dépasse 100 $. Si la condition diffère dans votre entreprise, les conditions indiquées dans le déclencheur d'actions devront être modifiées en conséquence.
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Attention : L'accès à cette fonctionnalité devrait être réservé à un administrateur qui a été dûment formé pour utiliser cette fonctionnalité.
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Note : Dans les exemples ci-dessous, les statuts illustrés tiennent compte du fait qu'il n'y a qu'un seul niveau d'approbation dans le workflow. Si le workflow configuré comprend de multiples étapes (par exemple, approbation par le N+1, puis approbation par le N+2), les statuts sélectionnés dans le déclencheur devront être ajustés en conséquence.
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Attention : Si le workflow comprend de multiples étapes, on doit s'assurer que les noms des statuts soient significatifs, par exemple, Approuvé par N+1, Approuvé par N+2, Refusé par N+1, Refusé par N+2, etc. Il n'est pas recommandé de conserver les statuts par défaut (Approuvé, Refusé, etc.) dans chacune des étapes, car ceci peut porter à confusion lors de la production de rapports et empêcher le fonctionnement adéquat des déclencheurs d'actions configurés.
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Attention : En cochant la case Ne pas appliquer la sécurité de l'utilisateur connecté pour récupérer les valeurs utilisées pour les paramètres de l'action dans le ou les déclencheurs d'actions décrits ci-dessous, vous pouvez outrepasser les accès de sécurité de l'utilisateur connecté lorsque la condition est évaluée.
Si vous cochez cette case, un avertissement s'affiche pour vous informer que la sécurité de l'utilisateur connecté ne sera pas appliquée. Comme cette case permet d'outrepasser les accès de sécurité de l'utilisateur connecté, elle doit uniquement être utilisée si vous êtes absolument certain que cette utilisation ne permettra pas à cet utilisateur de visualiser des informations confidentielles qu'il n'est pas censé voir.
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Élément à configurer
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Valeurs
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Écran
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Accéder à l'écran Dépense monétaire.
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Moment
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Sélectionner le moment Avant la sauvegarde.
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Nom du déclencheur d'actions
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Saisir Mettre le champ Vérifiée à non coché.
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Condition
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Ajouter la condition suivante :
(Montant TTC (Toutes taxes comprises) > 100
ET
Autorisation spéciale d'une dépense (Statut) est != Approuvé)
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Actions
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Ajouter l'action suivante :
Action
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Valeurs
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Mettre le champ Vérifiée à non coché
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1.Sélectionner l'action Modifier un champ.
2.Choisir le champ Vérifiée.
3.Pour l'option Valeur, ne PAS cocher la case. |
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Élément à configurer
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Valeurs
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Écran
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Accéder à l'écran Dépense monétaire.
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Moment
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Sélectionner le moment Avant la sauvegarde.
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Nom du déclencheur d'actions
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Saisir Mettre le champ Vérifiée à coché.
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Condition
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Ajouter la condition suivante :
(Autorisation spéciale d'une dépense (Statut) est = Approuvé)
ET
Autorisation spéciale d'une dépense (Statut) est modifié = Oui)
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Actions
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Ajouter l'action suivante :
Action
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Valeurs
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Mettre le champ Vérifiée à non coché
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1.Sélectionner l'action Modifier un champ.
2.Choisir le champ Vérifiée.
3.Pour l'option Valeur, cocher la case. |
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Élément à configurer
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Valeurs
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Écran
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Accéder à l'écran Dépense monétaire.
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Moment
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Sélectionner le moment Avant la sauvegarde.
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Nom du déclencheur d'actions
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Saisir Indiquer que l'autorisation a été refusé pour la dépense.
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Condition
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Ajouter la condition suivante :
(Autorisation spéciale d'une dépense (Statut) est = Refusé)
ET
Autorisation spéciale d'une dépense (Statut) est modifié = Oui)
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Actions
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Ajouter l'action suivante :
Action
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Valeurs
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Cocher le champ Vérification refusée
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1.Sélectionner l'action Modifier un champ.
2.Choisir le champ Vérification refusée.
3.Pour l'option Valeur, cocher la case. |
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Élément à configurer
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Valeurs
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Écran
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Accéder à l'écran Dépense monétaire.
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Moment
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Sélectionner le moment Avant la sauvegarde.
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Nom du déclencheur d'actions
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Saisir Annuler le workflow.
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Condition
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Ajouter la condition suivante :
(Autorisation spéciale d'une dépense (Statut) = En attente d'autorisation
ET
Montant TTC (Toutes taxes comprises) <= 100
ET
Montant TTC (Toutes taxes comprises) est modifié = Oui)
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Action
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1.Sélectionner l'action Annuler un workflow.
2.Choisir le workflow Autorisation spéciale d'une dépense. |
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Élément à configurer
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Valeurs
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Écran
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Accéder à l'écran Dépense monétaire.
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Moment
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Sélectionner le moment Avant la sauvegarde.
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Nom du déclencheur d'actions
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Saisir Démarrer le workflow.
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Condition
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Ajouter la condition suivante :
((Autorisation spéciale d'une dépense (Statut) = Non démarré OU Autorisation spéciale d'une dépense (Statut) = )
ET
Vérifiée = Non
ET
Tous les champs obligatoires sont renseignés = Oui)
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Action
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1.Sélectionner l'action Démarrer un workflow.
2.Choisir le workflow Autorisation spéciale d'une dépense. |
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Voir aussi...
Accéder aux déclencheurs/actions
Disponibilité des actions en fonction des divers moments
Exemples génériques de déclencheurs/actions
Exemples de déclencheurs/actions par module
Configurer le workflow d'autorisation spéciale pour une dépense monétaire