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Configurer le workflow sur les demandes de correction de badgeage

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Fonctionnalité réservée à l'administrateur

Barre de menus : Système

Menu : Personnalisation > Workflows

Pour que le processus d'approbation soit effectué sur les demandes de correction de badgeage, il faut configurer un workflow. Dans la grande majorité des cas, ce workflow comprend une seule étape (un seul niveau d'approbation).

Paramétrage du workflow

Voici les paramètres utilisés pour la configuration du workflow.

Informations générales

Paramètre

Valeur à saisir

Nom

Approbation de correction de badgeage

Écran où s'exécutera le workflow

Demande de correction de badgeage

État

Actif

Administrateur

Sélectionner l'administrateur requis.

Groupe d'administrateurs

Sélectionner le groupe d'administrateurs requis.

Configuration de notifications des administrateurs

Sélectionner la configuration de notification requise

Option de démarrage du workflow

Choisir l'option Ce workflow est démarré avec un bouton.

Retour au demandeur (arrêter le WF)

Choisir l'option Le demandeur ne peut plus effectuer de retour au demandeur si la première étape a été traitée par l'un des approbateur, puis saisir le nom du bouton qui permettra aux utilisateurs d'annuler l'envoi pour approbation, par exemple Annuler l'envoi pour approbation.

Workflow d'approbation

1.Dans le paramètre Est-ce qu'il s'agit d'un workflow d'approbation, choisir Oui.

2.Dans le paramètre Quel nom souhaitez-vous utiliser pour désigner l'en-tête de colonne contenant les actions du workflow dans la recherche permettant l'approbation, saisir Actions d'approbation.

3.Dans le paramètre Souhaitez-vous que les notifications de ce workflow apparaissent dans le centre de notification?, choisir l'option requise.

Paramètres généraux du workflow

Paramètre	Valeur à saisir
Écran où l'approbateur doit effectuer les actions configurées dans les étapes	Choisir Les actions sur les étapes peuvent être effectuées dans le centre de notification ou dans l'écran où s'exécutera le workflow.
Délais d'approbation dans le workflow	Choisir les options requises.

Statut

Paramètre	Valeur à saisir
Table de codes de sélection associée au statut	Conserver la table Statuts pour les workflows.
Statut initial du workflow	Choisir En attente d'envoi.
Statut lors du démarrage du workflow	Choisir En attente d'approbation.
Statut dans le cas d'un retour au demandeur effectué par le demandeur ou par une action et non par un approbateur (indépendant de l'étape en cours)	Choisir En attente d'envoi.

Notifications

Paramètre

Valeur à saisir

Indiquer la configuration de notifications pour permettre de déterminer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications

Sélectionner la configuration de notifications requise.

Attention

Attention : Dans la configuration de notifications sélectionnée, choisir le bon profil.

•Si l'approbation doit se faire avec les droits définis dans le profil My SigmaRH, choisir une configuration de notification où le profil utilisateur employé par les notifications est My SigmaRH.

•Si l'approbation doit se faire avec les droits définis dans le profil Gestion, choisir une configuration de notification où le profil utilisateur employé par les notifications est Gestion.

Notification aux approbateurs habituels

•Saisir le sujet qui figurera dans le courrier électronique envoyé, par exemple Approbation d'une demande de correction de badgeage.

•Choisir la méthode utilisée pour définir le texte à afficher dans la notification.

Méthode

Utilisation

Avec ce modèle de notification au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran où s'exécutera le workflow.

Sélectionnez cette option pour fusionner un modèle de notification qui sera envoyé à l'approbateur au début de chaque étape du workflow.

Vous devrez cliquer Loupe , puis sélectionnez le modèle de notification requis.

Paramètres ayant une incidence sur la liste des modèles de notification pouvant être sélectionnés

Paramètres du modèle

Explications

Type de modèle

Seuls les modèles de notification applicables pour l'écran où s'exécutera le workflow peuvent être sélectionnés.

Statut

Seuls les modèles actifs peuvent être sélectionnés.

Paramètres de sécurité

Les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles pour lesquels ils ont au moins un droit en Lecture.

Niveau de structure administrative

Les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner tous les modèles de notification peu importe leur niveau de structure administrative.

Avec le texte suivant au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification sera identique pour chaque approbateur.

Sélectionnez cette option pour saisir le texte de votre choix.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

Notifications aux approbateurs de secours

•Saisir le sujet qui figurera dans le courrier électronique envoyé, par exemple Approbation d'une demande de correction de badgeage.

•Choisir la méthode utilisée pour définir le texte à afficher dans la notification.

Méthode

Utilisation

Avec ce modèle de notification au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran où s'exécutera le workflow.

Sélectionnez cette option pour fusionner un modèle de notification qui sera envoyé à l'approbateur au début de chaque étape du workflow.

Vous devrez cliquer Loupe , puis sélectionnez le modèle de notification requis.

Paramètres ayant une incidence sur la liste des modèles de notification pouvant être sélectionnés

Paramètres du modèle

Explications

Type de modèle

Seuls les modèles de notification applicables pour l'écran où s'exécutera le workflow peuvent être sélectionnés.

Statut

Seuls les modèles actifs peuvent être sélectionnés.

Paramètres de sécurité

Les utilisateurs peuvent uniquement visualiser et sélectionner les modèles pour lesquels ils ont au moins un droit en Lecture.

Niveau de structure administrative

Les utilisateurs peuvent visualiser et sélectionner tous les modèles de notification peu importe leur niveau de structure administrative.

Avec le texte suivant au début de chaque étape du workflow

Avec cette option, le texte figurant dans la notification sera identique pour chaque approbateur.

Sélectionnez cette option pour saisir le texte de votre choix.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

Notification supplémentaire

Au besoin, ajouter des notifications supplémentaires, par exemple pour informer l’employé que sa demande de correction de badgeage a été approuvée, retournée ou refusée.

Contexte

Au besoin, sélectionner les champs supplémentaires qui s'afficheront dans la colonne Contexte dans le centre de notification.

Modèle de notification

Au besoin, sélectionner le modèle de notification qui doit être fusionné dans la colonne Détails dans le centre de notification.

Paramétrage de la première étape dans le workflow

Paramètre

Valeur à saisir

Ordre

Saisir 10.

Nom

Saisir Correction de badgeage.

Nom abrégé

Saisir Étape 1.

Souhaitez-vous imposer un délai d'approbation à l'étape?

Sélectionner l'option requise.

Est-ce que les actions de cette étape exigent une confirmation où l'on verra la signature électronique de l'approbateur?

Sélectionner l'option requise.

Actions

Seules les actions Approuver, Refuser et Retour au demandeur (arrête le WF) doivent être cochées.

Attention

Attention : L'action Retour à l'étape précédente ne doit PAS être cochée.

Action

Valeurs à saisir

Approuver

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Approuver.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir Approuvé.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut sélectionner l'option Non pour que l'approbateur ne voit jamais la fenêtre de saisie de note.

Refuser

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Refuser.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir Refusé.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut rendre la note obligatoire et sélectionner si cette note doit être publique ou privée.

Retour au demandeur (arrêter le WF)

1.Dans la liste déroulante Libellés des actions, choisir Retourner au demandeur.

2.Dans la liste déroulante Nouveau statut du workflow, choisir En attente d'envoi.

3.Choisir les options requises concernant la saisie d'une note. On peut rendre la note obligatoire et sélectionner si cette note doit être publique ou privée.

Approbateurs

1.Sélectionner les options requises pour les paramètres suivants :

•S'il n'y a pas d'approbateur de présent (aucun employé occupant le poste désigné, absence de supérieur hiérarchique, etc.), quelle opération voulez-vous effectuer pour cette étape?:*

•Indiquer la configuration de notifications pour permettre de déterminer la fréquence et la méthode d'envoi des notifications.

2.Cliquer Ajouter, puis choisir qui doit approuver le workflow.

Accès au champ utilisateur qui comprend le statut du workflow

Les employés qui remplissent des demandes de correction de badgeage, ainsi que leur approbateur, doivent avoir accès au champ utilisateur qui comprend le statut du workflow.

1.Accéder au workflow paramétré sur l'écran Demande de correction de badgeage.

2.Dans la fenêtre flottante secondaire Champ utilisateur, accéder au champ réservé au statut du workflow.

3.Dans la fenêtre flottante secondaire Sécurité, cliquer Gestion de la sécurité.

4.Vérifier que le groupe d'utilisateurs Tout le monde a les droits suivants :

•Approbateurs de workflows - Accès en lecture seule;

•Approbateurs de workflows - Accès en lecture / écriture.

5.Vérifier que le groupe d'utilisateurs Utilisateurs a les droits suivants :

•Lecture;

•Ecriture.

Voir aussi...

Configurer les accès de sécurité pour l'utilisation des demandes de correction de badgeage

Configurer les déclencheurs/actions pour les demandes de correction de badgeage

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